勤怠管理システムの主な機能やメリット、比較ポイントを紹介
従業員を雇用している企業で義務付けられている、勤怠管理。
勤怠管理システムを活用すると、従業員の打刻や残業・有給取得申請が簡単になる他、管理者も給与計算や残業時間管理を簡単に行えます。
今回は、勤怠管理システムの主な機能や活用メリット、導入前の比較検討ポイント、おすすめツールなどについて紹介します。
勤怠管理システムとは？
勤怠管理システムとは、スマホやPCから打刻、有休残業申請が行える他、管理者は従業員の勤務時間・残業時間を管理できるシステムのことです。
従業員の勤怠データが蓄積され、給与計算に活用できる他、時間外労働規制に引っ掛かりそうな従業員にアラートを出したり、有給休暇の残日数を従業員自身で確認できます。
また、クラウドのシステムであるため、リモートワークにも対応しており、様々な働き方で活用できます。
↓勤怠管理の目的や仕事内容、手法などを紹介した記事はこちら↓
勤怠管理とは？目的や仕事内容、システムの比較ポイントを紹介
勤怠管理システムの主な機能
勤怠管理システムに搭載されている主な機能を紹介します。
打刻
従業員がPCやスマートフォンから出勤時と退勤時に打刻する機能です。
打刻方法は様々なものに対応しており、GPS対応、顔認証、専用カードタッチ、指紋認証などとその企業の要望に合わせた使い方ができます。
時間外労働の申請
残業や深夜残業、休日出勤など時間外労働の申請・上長の承認を行える機能です。
休暇取得の申請
有休取得の申請・上長の承認を行える機能です。
勤怠データの集計
従業員の労働時間、時間外労働時間、有給取得数などを自動で集計し、システムによってはそのまま給与計算システムに連携され、給与計算まで自動で行えます。
アラート機能
従業員の勤怠情報をリアルタイムで集計し、残業の上限時間を超えそうな従業員を抽出し、本人や上長、人事等にアラートを通知します。
工数管理
従業員がいつどこで何の業務を行ったかを管理できます。
従業員の正確な労務状況を把握する目的で活用されます。
予実管理
労働時間や残業時間の着地見込みの数字を算出したり、対象の部署や個人を指定して、日単位・月単位などで労働の状況を確認できます。
36協定対応機能
「残業申請・承認」「残業時間のリアルタイムの確認」「残業時間のアラート通知」「打刻と申請時刻の乖離の確認」などの36協定に規定されている項目に対応した機能です。
勤怠データのエクスポート
確定した勤怠データをExcelやCSV、PDFなどで出力する機能です。
社内外に紙で展開をする場合や他のデータと突き合わせて分析することなどに活用されます。
関連ツールとの連携
勤怠管理と業務上の関連がある労務サービスや給与計算ツール、ビジネスチャットなどと連携する機能です。
関連ツールと連携させ、自動でデータのやりとりを行えることによって、人事データの一元管理や分析が簡易化されるなどのメリットがあります。
勤怠管理システムの導入目的
勤怠管理システムを導入する際の目的を紹介します。
従業員の勤怠情報をデータで管理・保存するため
2019年4月以降、働き方改革の一環で労働関連法の法改正によって「労働時間把握の義務化」されました。
従業員を雇用している企業全てが対象にされているため、企業として対応する必要があります。
労働基準法を遵守するため
従業員の時間外労働が月45時間、年360時間を超えてしまった場合は、罰則として「半年以内の懲役もしくは30万円以下の罰金」が課されます。
こういった規制や法律に違反しないためにも、リアルタイムでデータを蓄積し、違反がでないように管理する必要があります。
勤怠管理システムの導入メリット
勤怠管理システムを導入するメリットを紹介します。
勤怠管理業務の効率化
勤怠管理システムを導入することによる一番のメリットは、勤怠管理業務の効率化です。
これまで紙やExcelのシートで行っていた運用を全てシステム内で行えます。
従業員に記入してもらったデータを再度集計する必要もありませんし、従業員に用紙やシートを配布して回収する必要もなくなります。
勤怠管理システム内で自動で集計・分析が完了するため、勤怠管理業務が大幅に軽減されます。
計算や入力ミスの防止
勤怠管理システムに入力されたデータは、勤怠管理システム内で集計・計算されるため、計算や入力ミスなどの発生を防ぎます。
人の作業が増えるとどうしてもミスは発生してしまいますが、打刻の段階からシステムで行いますので、ミスを発生させません。
法律や法改正への対応
近年、労働者を守るために法律の中身が変更されたり、新しい法律が制定されたりしています。
そういった法改正や新法律に自社で対応するにも、内容の調査から運用の変更まで行うのは管理者に大きな負担が発生します。
勤怠管理システムを利用している場合は、システムが法律に対応するようにアップデートしていくため、負担なく法律に対応できます。
セキュリティ対策
勤怠管理では、従業員のプライベートなデータを扱うものであるため、システム全体のセキュリティと従業員個々人が第三者に悪用されないための対策が必要です。
勤怠管理システムでは、顔認証や静脈認証による打刻で第三者の打刻を防いだり、管理者側のサイトも二段階認証やIPアドレスなどでセキュリティ対策をしているツールが多いです。
勤怠管理システム導入時の比較検討ポイント
勤怠管理システムを導入する前に比較検討しておきたいポイントを紹介します。
対応する業務内容
勤怠システムによって、勤怠情報の入力のみ行えるもの、残業や有給取得の申請や承認などの承認フローを設定できるもの、分析機能まで有するものなど、それぞれで搭載している機能が異なります。
自社の業務内容のどの範囲までシステムで効率化させたいのかを予め明確にしておくことが重要です。
企業規模
小規模事業者向けの勤怠管理システムと大企業向けの勤怠管理システムは、求められる要件が異なるため、搭載している機能も異なります。
自社の従業員数やチームの数などの組織規模と合ったシステムを選びましょう。
自社の働き方への対応
自社の勤務時間や場所、形態などに合わせられるかというのも非常に重要なポイントです。
変形労働時間制やフレックス制度の場合のように定時が明確に決められておらず、勤務時間で管理されている場合やリモートワークを導入している場合など、企業によって働き方はそれぞれ異なります。
自社の働き方に対応しているかも事前に確認しましょう。
自社利用ツールとの連携
既に利用している給与計算ツールや労務管理ツールと連携している場合は、データの受け渡しや処理を自動化できます。
業務工数が軽減されるとともに、ミスの発生も抑制します。
サポート体制・内容
勤怠管理システムは、初期設定や従業員向けに使い方の浸透など最初が特に大変です。
この導入時のサポート体制や内容、さらに運用が進んでからの問い合わせの受付方法などを事前に確認しておきましょう。
利用コスト
多くの勤怠管理システムが従業員1人あたり月額数百円の利用料です。
予算内に収まるかを確認しましょう。
ただコストが安いツールを選定した場合は、勤怠ツールでやりたかったことができなくなる可能性がありますので、まずは要件に合ったツールの中でコストを比較することがオススメです。
主な勤怠管理システム
KING OF TIME
KING OF TIMEは、国内シェアNo.1の勤怠管理システムです。
カードタッチや顔認証、GPSなど非常に様々な打刻方法があり、機能も豊富に搭載しているため、要望通りにシステムの活用が行いやすいです。
また、初期費用不要、1人あたりの利用単価が安いのも選ばれる理由の1つです。
タッチオンタイム
タッチオンタイムは、47,000社以上が導入する勤怠管理システムです。
追加費用無しで全ての機能が使え、打刻方法も3つに絞り、シンプルに活用できます。
導入から運用まで、電話・メール・リモート操作などでサポート体制・内容も充実しています。
ジョブカン勤怠管理
ジョブカン勤怠管理は、出勤管理・シフト管理・有休管理・残業管理など勤怠管理に必要な機能を有する勤怠管理システムです。
変形労働・フレックス・裁量労働などのあらゆる勤務形態に対応しており、必要な機能を組み合わせて利用できるため、自社が使いやすいようにシステムを活用できることが特徴です。
ネクストICカード
ネクストICカードは、クラウド上で勤怠管理や交通費精算、経費精算を可能にする勤怠管理システムです。
ICカードをICカードリーダーにかざすだけのため、非常にシンプルで、交通費精算も簡単になることが選ばれる理由の1つです。
HRMOS勤怠
HRMOS勤怠は、ブラウザ/ICカード/LINE/Slackでの打刻、出退勤データCSV出力など、豊富な機能を無料から利用できる勤怠管理システムです。
有料プランも1人あたり100円と非常に安価で、SlackやLINEなどからも打刻が行える使い勝手の良さが特徴です。
TeamSpirit
TeamSpiritは、勤怠管理・工数管理・経費精算などの機能を融合した勤怠管理システムです。
勤怠管理に付随する様々な機能を有していること、メンテナンスフリーで最新の法改正・働き方トレンドに対応できることが特徴です。
ジンジャー勤怠
ジンジャー勤怠は、シフト管理、有休管理、出勤管理、残業管理などをリアルタイムで管理できるクラウド型勤怠管理システムです。
ジンジャーシリーズのツールを利用することによって、給与計算、経費精算、ワークフローシステムなどに自動で従業員データの連携が可能です。
画面のUIがとても分かりやすく、年代問わず利用しやすいと評判です。
AKASHI
AKASHIは、直観的に操作できるデザインで、出勤簿確認や実績修正、各種承認などが簡単に行える勤怠管理システムです。
勤怠管理に必要な機能が充実しており、給与計算・労務管理・タレントマネジメント・ビジネスチャットなどのツールと連携しています。
勤怠管理システムを活用し、勤怠管理業務の効率化、ミスを防止しよう
今回は、勤怠管理システムの主な機能や活用メリット、導入前の比較検討ポイント、おすすめツールなどについて紹介しました。
勤怠管理、まだ紙やExcelなどを使って行っている企業さんは、勤怠管理システムを導入することで大幅に業務が効率化できることを実感できると思います。
それぞれのツールで打刻方法や連携ツール、搭載機能が異なりますので、自社の要件に合ったサービスを導入しましょう。
まずはサービス紹介資料をダウンロードいただき、自社で活用できそうか検討してみてはいかがでしょうか。
