シフト管理ツールの導入や運用においてよくある質問と回答
シフト管理ツールの導入前や運用時においてよくある疑問や質問とそれに対する回答を紹介します。
シフト管理に関するよくある質問
シフト管理を行う目的は？
シフト管理は、シフト制で働く従業員の出勤スケジュールを調整する業務のことです。
サービス業や接客業など、パートやアルバイトなどの雇用形態の方が多い場合は、事前に休暇取得希望や勤務可能時間を確認し、月単位や週単位でシフトを決定します。
適切な人員を配置し、人件費を抑制しつつ、業務効率を高めて売上や利益を増加させる目的で実施されます。
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シフト管理は誰の役割？
シフト管理は、店舗や施設の責任者が行うことが多いです。
本部が介入してしまうと、現場の状況が分からずにかえって調整が発生したり、何かしらの問題が生じる可能性が高いので、現場の責任者に委ね、店舗間の人員調整もそれぞれの責任者同士でコミュニケーションを取って行われます。
ただ、ある程度の店舗や施設を抱える企業であれば、エリア長など複数の施設を束ねる責任者が行うこともあります。
シフト管理を行うメリットは？
シフト管理を行うことによるメリットは下記のようなものがあります。
- 従業員のモチベーションを低下させず、雇用を維持する
- 最適な人員を配置することでサービスの質を落とさない
- 人件費を抑制しつつ、業務効率を高める
- 従業員間でシフトの確認や調整がしやすくなる
- 人員が足りないことが事前に分かると、前もって手配依頼や調整ができる
シフト管理を行う際に注意すべきことは？
シフト管理を行う際には下記のような点に注意をする必要があります。
- 可能な限り公平になるようにシフトを作成する
- 可能な限り休暇取得希望を採用する
- 従業員のスキルや能力を配慮して配置する
- 労働基準法を遵守する
- 繁閑状況を考慮して人員数を決める
シフト管理ツールに関するよくある質問
シフト管理ツールの主な機能は？
シフト管理ツールの主な機能は下記の通りです。
- 休暇希望や出勤可能日の要望収集
- シフト作成・調整
- シフト表の共有・出力
- 勤怠管理
- 給与計算
- 労務アラート
- 勤怠や労務管理ツールとの連携
シフトを作成するだけでなく、勤怠管理や給与計算など付随する業務を行えるツールもあります。
また、他の勤怠管理ツールや労務管理ツールと自動でデータを連携することで、それぞれのツールで業務を自動化・効率化させることが可能なツールもあります。
シフト管理ツールを活用するメリットは？
シフト管理ツールを活用するメリットとしては、下記のようなものがあります。
- シフト作成・調整業務を効率化できる
- 従業員もシフト希望を出しやすくなる
- シフトの共有が簡単になる
- ヒューマンエラーを防げる
- シフト作成の業務の属人化を防げる
- 労務リスクを回避できる
シフト管理ツールの導入時に確認すべきポイントは？
シフト管理ツールを導入する際は、下記の点が確認すべきポイントです。
- 自社の業種や働き方に合っているか
- どのような業務を効率化・自動化できるか
- 操作性はどうか
- 勤怠や労務管理を行えるか
- 自社で利用している勤怠や労務管理ツールと連携できるか
- ツールベンダーのサポートはあるか
- トータルの利用コストはいくらか
シフト管理ツールの導入に関するよくある質問
主なシフト管理ツールは？
・Airシフト
Airシフトは、リクルート社が運営するシフト管理ツールです。
飲食・美容・教育・医療などさまざまな業界で利用されており、希望シフトの収集から作成、共有までこのツールで完結できます。
タイムカード・勤怠管理、単発バイト募集などもAirシフトから行えます。
・シフオプ
シフオプもリクルート社が運営するシフト管理ツールです。
シフト希望、シフト作成、シフト共有、シフト調整の一連のシフト管理業務を行えます。
Airシフトは、Airレジ関連サービスの1つとして提供されており、シフオプはシフト管理に特化して提供されています。
スタッフが不足している際は、他のスタッフの店舗にヘルプを募ることも可能です。
・ジョブカン勤怠管理
ジョブカン勤怠管理は、株式会社DONUTSが運営する勤怠管理ツールで、このツール内でシフト管理を行えます。
シフト申請・作成・公開の一連の作業を行うことができ、勤怠管理機能を利用して、シフトと実勤怠の予実管理を行うことや、個々人の人件費を元に予算管理などにも利用できます。
シフト管理ツールはそれぞれどのような違いがある？
シフト管理ツールは、シフトを募集する・作成する・公開するという一連の流れでできることはおおよそ似ていますが、ツールごとに特定の業界・業種に特化していたり、シフト作成画面の使いやすさ・付随する業務をどこまで対応しているかが異なります。
そのため、一度トライアルで操作感を確認して、自社に合うかどうかを確認した上で選定することがおすすめです。
シフト管理ツールの価格帯はどれくらい？
シフト管理ツールは、1ユーザーあたり100円〜500円程度の月額での従量課金の形態のツールが多いです。
ユーザー単価は、利用するプランによって複数段階用意されているものもありますので、自社の利用人数とどの程度の機能が必要かを鑑みて、コスト感を算出してください。
無料で利用できるシフト管理ツールはある？
無料プランや無料トライアルが利用できるシフト管理ツールを紹介します。
- Airシフト：無料トライアル有（利用申込翌月末まで）
- ジョブカン勤怠管理：無料トライアル有（30日間）
- oplus：無料トライアル有（30日間）
- SHIFTEE：無料トライアル有（45日間）
- Sync Up：無料トライアル有（60日間）
シフト管理システムを活用し、シフト管理の業務を効率化しましょう
今回は、シフト管理ツールの導入前や運用時においてよくある疑問や質問とそれに対する回答を紹介しました。
シフト管理ツールは、これまでアナログでやっていて店舗や施設の責任者の負担が大きかったシフト作成の作業を大幅に軽減でき、従業員もスマートフォンからシフト申請ができるため、様々な面でメリットを期待できます。
まずはサービス紹介資料をダウンロードいただき、自社で活用できそうか検討してみてはいかがでしょうか。
