シフト管理とは？システムのExcelとの違いや主な機能を紹介

飲食店や販売店などのサービス業では、多くの企業がシフト管理に苦労されていることと思います。
従業員の出勤や休暇希望を出すのが遅い、シフト作成に手間がかかっている、シフト表を配布・共有するのが大変という課題を1つでも抱えている企業にオススメなのが、シフト管理システムです。
今回は、シフト管理システムの特徴やExcelなどの管理シートとの違い、システムの選定方法などについて紹介します。

シフト管理とは？

シフト管理とは、シフト制で働く従業員の勤務日や勤務時間を調整し、店舗や会社が問題なく運営できるように管理することです。
従業員によって、勤務可能な曜日や時間、休暇取得希望日が異なる他、従業員のスキルや適性なども鑑みて作成・調整する必要があるため、シフト作成は非常に大変な業務です。
シフト制を取り入れることで、店舗や会社の運営を安定させる他、繁忙期や閑散期に合わせてスタッフの人員を調整することが可能です。

シフト管理でよくある悩み・課題

シフト管理でよくある悩み・課題としては、下記のようなものがあります。

シフトの調整に時間がかかる

シフト管理で一番大変なのは、従業員のシフトの調整です。
従業員の出勤日や休暇取得日などを取りまとめた上で、営業日ごとに従業員のシフトを調整していきます。
飲食店の場合は、調理担当とホール担当を分けてシフトを調整する必要があったり、24時間営業の場合は、早朝や深夜を考慮してシフトを調整する必要があります。

アナログで集計した場合、ミスが発生する可能性がある

シフト管理をExcelや独自の表で作成する場合、ある人と他の人の出勤時間や日にちを間違えて入力してしまったり、ある程度シフトを作成して集計してみると、総労働時間が労働基準法に抵触する時間であるために再度調整の手間が発生したりと、人間が作業するため、ミスが発生する可能性があります。

公平性を担保することが難しい

シフト作成において、特定の人は比較的人が来ない時間ばかりの出勤の一方で、他の人は忙しい時間にシフトが集中していたり、休暇取得希望日が特定の人の方が優先されるなどどうしても公平性を担保することが難しいです。
その不公平さが中長期に渡って続いてしまうと、離職に繋がってしまう可能性もあるため、非常に神経を使います。

シフトの共有が大変

作成したシフト表を全体に共有する必要があります。
ビジネスチャットやLINEグループなどを作成している場合は共有が楽ですが、入れ替わりの激しいアルバイトなどであれば紙で共有している店舗・会社も少なくありません。
印刷や手渡しの手間が発生し、従業員にシフトをタイムリーに共有することも大変なポイントです。

シフト管理システムとは？

シフト管理システムとは、従業員のシフトの作成・調整をクラウド上で行い、業務を大幅に効率化するツールです。
従業員からシフトの希望を収集し、その内容に基づいてシフトを作成するため、店長や管理職、シフト作成者の手間がかからずにシフト作成及び管理を行うことが可能です。

シフト管理システムとExcelなどのシフト管理シートの違い

シフト管理システムとExcelなどのシフト管理シートの違いは、下記のようなものがあります。

シフト作成・調整を行う人

シフト管理システムとExcelなどのシフト管理シートの大きな違いは、シフト作成者が異なることです。
Excelなどのシートの場合は、従業員からの希望の提出、シフトの作成・調整は人の手で行いますが、シフト管理システムの場合はシステムが行います。
システムでの作業は、システムの設定とシステムが作成したシフトの確認や調整などです。

シフト管理の対象範囲

シフト管理は、シフト希望の申請から作成、共有まで幅広くあり、シフト管理システムでは、この申請から共有までの全ての範囲をカバーした機能を有しています。
一方でExcelなどのシートでは、シフトの作成のみを行うため、申請や共有はまた別の方法で実施する必要があります。

シフト作成後の確認方法

シフトを作成後に従業員からの申請内容との照らし合わせや総労働時間の確認は、シフト管理システムではリアルタイムで随時行えます。
一方、Excelなどのシートでは、一度シフトを作成した後に集計して、ミスや違反がないかを確認し、問題があれば再度調整を行う必要があります。

シフト管理システムの主な種類

シフト管理システムは、大きく分類して3種類に分けられます。

シフト管理メインのシステム

シフト管理メインのシステムでは、シフト管理に特化しているため、シフトの申請から作成、共有に至るまで、全ての機能を有しています。
一方でシフト通りに出勤しているかどうか確認する勤怠管理のシステムは別サービスとなることが多いため、別々のツールを利用する必要があります。

勤怠管理メインのシステム

勤怠管理メインのシステムでは、メインの機能が勤怠管理であるため、シフト管理に関わる機能が充実していない可能性が高いです。
そのため、どの程度のシフト管理業務を行えるのかを確認することが必要です。

業種特化型のシフト管理システム

飲食店や多店舗展開のお店など業種特化しているシフト管理システムは、業界特有の習慣や事情などについて考慮されているため、より自社にマッチした運用を行えます。

シフト管理システムの主な機能

シフト管理システムの主な機能について紹介します。

シフトの申請

従業員が自分のスマホやPCからシフトの希望や休みの希望を提出し、その内容をシステムで取りまとめる機能です。
シフト未提出者には、リマインドを送付する機能もあるため、回収の手間が軽減されます。

シフトの作成

シフトの申請データや事前に設定したデータを元にシステムが自動でシフトを作成します。
スタッフの連続勤務日数や休憩時間等なども加味して作成されるため、シフトの作成は完全にシステムにお任せすることが可能です。

シフトの調整

作成されたシフトのデータを元に細かい調整と確認を行います。
ここはシステムではなく人が確認する必要があり、あとから要望を受けた場合や特定の日のみ勤務可能時間が短くなった場合などの場合に調整を行います。
スタッフの人員が足りなければ他店にヘルプを要請するといった機能を有するシステムもあります。

シフトの共有

確定したシフトを従業員にアプリやメールにて送付します。
紙の印刷や配布などは必要なく、リアルタイムに従業員に確認してもらえます。
システムによっては、従業員別で出力したり、日別や週別で出力することも可能です。

シフト管理システムを活用するメリット

シフト管理システムを活用するメリットとしては、下記のようなものがあります。

シフト作成業務を大幅に効率化できる

シフト管理システムを活用する一番のメリットは、シフト管理業務の効率化です。
シフトの申請から作成をシステムに任せることができ、人がやる作業は作成されたシフトの確認と微調整です。
シフト希望を集めたり、Excelなどでシフトを作成する業務がなくなり、大幅に業務効率化に繋がります。

シフト作成におけるミスや違反を防止できる

シフト作成時に人の作業であれば、高校生が働いてはいけない時間にシフトを入れてしまっていたり、休暇希望の人にシフトをいれてしまうようなミスや違反が発生する可能性がありますが、システムに任せることでそういったミスや違反を防止できます。

ヘルプ要請や調整が簡易化される

複数店舗や拠点で同一のシフト管理システムを利用している場合、ヘルプが必要な日をシステムが検知し、他の店舗・拠点にヘルプ要請を行ってくれます。
これまでは、同じ店舗・拠点の従業員でなんとか穴埋めできないかを調整していた作業をシステムが代行して要請してくれます。

関連システムと連携し、より業務が簡易化できる

シフト管理システムに勤怠管理ツールや人事管理システムなどのツールと連携することによって、従業員のシフトと照らし合わせて勤怠を入力したり、過去のシフトデータを人事管理システムで管理するといったことが可能になり、システムをまたいで集計したり、データを受け渡す作業が必要なくなります。

シフト管理システムを導入する際の比較検討ポイント

シフト管理システムを導入する前に比較検討したいポイントを紹介します。

自社の営業形態や働き方と合っているか

シフトの作成や管理方法は、業態や各企業によって異なります。
飲食店であればホールとキッチンが分かれたり、洋服を販売するお店では性別で分けてシフトを作成するなどそれぞれに特徴があります。
自社の営業形態や働き方に合わせて運用できるかを確認しましょう。

シフト管理の申請から共有までのカバー範囲

シフト管理システムによって、シフトの申請から共有に至るまでカバーしている範囲が異なる場合があります。
例えば、シフトの作成までは行えるものの、共有はできないといったツールもあるため、事前に何をどこまでできるのかは確認必須です。

操作のしやすさ

従業員のシフトの申請や管理者のシフトの調整など、毎月操作するものですので、操作のしやすさは確認したいポイントです。
特に従業員で高齢の方がいる場合は、その方でも操作できそうかは重要なポイントです。

関連ツールとの連携可否

必ずしも必須ではないと思いますが、自社で利用しているツールと連携できるのかも確認したいポイントです。
例えばシフト管理ツールと勤怠ツールを連携することによって、シフト通りに出退勤しているかどうかを1つのツールで確認でき、それぞれのツールのデータを突合する必要がありません。

利用コスト

システムを利用する場合は、利用コストが発生します。
システムを導入するメリットや効果と発生する利用コストを照らし合わせたり、他のツールの費用感と比べるなどと確認を行いましょう。

シフト管理システム導入におけるよくある質問

シフト管理システム導入時によくある質問についてそれぞれ回答します。

まずは無料版のシステムを使ってみてもよいか

無料版のシステムでは、利用人数や使える機能が制限されていることが多いため、無料版のシステムを使って確認するよりも、有料版のツールを一定期間トライアルで使用してみることがオススメです。

いきなりシステムを変えて、混乱しないか

有料版のシステムでは、専任のサポート担当がついて、自社の運用が定着するまでフォローしてくれるケースがあります。
管理者がシステムを使いこなせるとともに、従業員への説明などはサポートに協力しながら運用を進めていくと良いです。

シフト管理システム導入にあたって必要な準備物はあるか

シフト管理システムを利用する場合は、管理者のメールアドレスは必要になるケースが多いです。
従業員はメールアドレスがなくてもスマートフォンさえあれば、問題無いケースもありますが、事前にシステム担当者にご確認ください。
その他は、管理者用のPCがあるとよいでしょう。

主なシフト管理システム

らくしふ

らくしふは、LINEを活用したシフト管理システムです。
主に外食や小売、ホテルなどの業界で導入され、導入事業所数は17,000を超えています。
最適配置や労務違反防止の観点でのシフト作成、ヘルプ調整などもシステム上で行えます。

シフオプ

シフオプは、複数の店舗間でアルバイト・パートのシフトを共有し、シフト管理・調整に費やしていたコストや時間、労力を軽減するシフト管理システムです。
スタッフもパソコン・スマートフォン、ガラケーから自分のシフト予定を確認でき、管理者も人件費計算、複数店舗管理などを1つのシステムで実現できます。

Airシフト

Airシフトはシフト作成はもちろん、シフトのやりとりもラクになるシフト管理システムです。
シフトの希望回収から作成、スタッフとの共有まで1つのツールで行えます。
他のリクルート社のAirシリーズのシステムとも連携でき、店舗運営を効率化できることが特徴です。

勤務シフト作成お助けマン

勤務シフト作成お助けマンは、JRシステムが提供するシフト表の自動作成・管理ができるシフト管理システムです。
シフト作成においても、パート・アルバイト向けに勤務時間を指定するタイプのシフト表と早番・遅番・夜勤などの勤務タイプを割り当てるシフト表と2種類のシフト表を作成できます。

一番オススメのシフト管理システム

現在、一番オススメできるシフト管理システムの情報を調査しております。
シフト管理システムは、それぞれのツールによって提供機能やサポート範囲が異なり、様々な観点を鑑みて皆様にオススメできるサービスを探しておりますので、少々お待ちくださいませ。

シフト管理システムを活用し、シフト作成を大幅に効率化しよう

今回は、シフト管理システムの特徴やExcelなどの管理シートとの違い、システムの選定方法などについて紹介しました。
シフト管理システムは、シフト作成や管理を大幅に効率化するツールです。
シフトの申請の回収、シフトの作成、シフト表の配布などに苦労されていませんか。
まずはサービス紹介資料をダウンロードいただき、自社で活用できそうか検討してみてはいかがでしょうか。