人事評価ツールの導入や運用においてよくある質問と回答
人事評価ツールの導入前や運用時においてよくある疑問や質問とそれに対する回答を紹介します。
人事評価に関するよくある質問
人事評価とは？
人事評価は、対象の期間における従業員の仕事の成果や実績、仕事への取り組み姿勢や周囲への影響などを基準に従って評価することです。
人事評価の結果を元に、給与額や昇進・降格、人員配置などが定められます。
多くの企業では、1年度の期間を対象に人事評価を行い、その期間内にフィードバック面談や1on1等を定期的に実施することで目標達成を支援する運用を行っています。
人事評価は、従業員の処遇の決定や人材育成・開発、組織づくりに密接に関わり、従業員のモチベーション向上・低下にも影響するとても重要な取り組みです。
【関連記事】：人事評価とは？目的や評価方法、ツール活用のメリットを紹介
人事評価を行う目的は？
人事評価を行う目的は、下記の4つです。
- 人事評価を公平性の担保
- 従業員に期待する役割や行動の明確化
- 従業員の成長の促進
- 適切な人員配置
人事評価を明確にし、正しく運用することで、従業員がやるべきことが明確になって成果を出すことや成長を促進し、企業と従業員双方に良い効果を期待できます。
効果的な人事評価の運用を行うポイントは？
高原暢恭氏による書籍「人事評価の教科書―悩みを抱えるすべての評価者のために」にて紹介されている「人事評価の5原則」では、下記の内容が定義されています。
- 公正な評価：目的に沿って評価制度を設計・運営すること
- 評価基準の明確化：評価の対象や尺度を予め明らかにすること
- 評価基準の理解：評価基準を評価者・被評価者、関係者に理解してもらうこと
- 評価基準の遵守：正しい評価基準・評価方法で評価を行うこと
- 評価責任の自覚：評価者は、評価が従業員の成長に影響することを理解すること
人事評価は作って終わりではなく、評価者と被評価者に正しく内容を理解してもらい、運用を遵守してもらうことで効果を発揮します。
逆に上記の5原則を守らないと、人事評価が組織に対してマイナスの影響を与える可能性もあります。
人事評価ツールの導入や運用に関するよくある質問
人事評価ツールの主な機能は？
人事評価ツールの主な機能としては、
- 評価テンプレート：何種類か用意されており、自社に適したシートを活用可能
- シートの配布・回収：従業員が記入する評価シート入力用のURLを送付、記入後に自動的にシートを回収
- データ分析：全体の評価の分布や平均・中央値、部署ごとの比較が可能
- 評価データの蓄積：従業員個人に過去の評価や評価面談の議事録などのデータを保存
- 目標・進捗管理：従業員ごと・チームごとの単位で目標に対する進捗度を可視化
- データエクスポート：人事評価のデータをエクセルやCSVなどの形式でエクスポート
【関連記事】：人事評価システムの主な機能や比較ポイント、おすすめツールを紹介
人事評価ツールを活用するメリットは？
人事評価ツールを活用することによって「人事評価業務の効率化」「公平な人事評価の実施」「人事情報の一元管理」「上司のマネジメント能力向上」などのメリットが期待できます。
人事評価をツールで運用するためには、人事評価の内容や運用を固めてそれをツールに反映させるため、運用の流れや細かい内容を見直すきっかけになる他、手集計で発生していた人為的なミス防止や異常値の発見と早期確認などにも繋がります。
人事評価ツール導入時に確認すべきポイントは？
人事評価ツールを導入する際は、下記のポイントを確認してください。
- 自社の評価制度との相性
- 自社の組織規模・形態への対応可否
- 初期設定や運用後のサポート
- セキュリティ対策
- 連携している他システム・ツール
- 利用コスト
現状の人事評価をそのままシステムで運用できる？
人事評価のやり方は、各企業によって異なるため、そのままシステムで運用できない可能性があります。
システムによっては評価項目や評価の流れなどについてはカスタマイズできますが、評価シートをそのまま使いたいという要望や特殊な評価手法を導入している場合には、内容や運用を見直す必要が発生するかもしれません。
人事評価が現状無い場合でも人事評価ツールは利用可能？
人事評価が無い場合は、人事評価ツールは利用できません。
まずは自社の人事評価制度を作り、内容や運用方法が決まった内容をツールに落とし込むため、まずは人事評価を作る必要があります。
人事異動や組織再編があっても人事評価ツールは運用可能？
人事異動や組織再編があっても人事評価ができるように対応しているツールが多いです。
従業員の所属を変更したり、評価者や評価ルートを変更することなどで対応します。
人事評価ツールに関するよくある質問
主な人事評価ツールは？
・ヒョーカクラウド
ヒョーカクラウドは、これまでExcelや紙で行っていた人事評価をクラウド化することで情報の分析・集計を容易に行える人事評価システムです。
シンプルな設計で使いやすいことや安価で利用できることが特徴です。
・あしたのクラウドHR
あしたのクラウドHRは、社員データベースから目標設定・評価・査定・給与確定まで人事評価の運用を一元管理する人事評価システムです。
4,000社の評価制度に対応してきたため、その会社の評価制度に合わせてシステムを利用できることが強みです。
評価制度の構築や運用の支援サポートを行っているのも安心して利用できる理由になっています。
・スマカン
スマカンは、人材情報の見える化、人材配置、人材育成、目標管理、人事評価などに対応した人事システムです。
従業員のプロフィールからスキル情報、評価情報、モチベーションなどを1つのデータ内で管理できます。
人事評価においても評価シートの作成から集計、確認まで1つのツールで行えます。
・カオナビ
カオナビは、日本シェアNo.1の社員の個性・才能を発掘し、戦略人事を加速させるタレントマネジメントシステムです。
カオナビは、システム内に人事評価に関する機能を有しています。
紙やExcelの評価シートをカオナビ内で再現し、シートの配布や回収を半自動的に行います。
人事評価ツールはそれぞれどのような違いがある？
人事評価ツールではそれぞれ、「機能の豊富さ」「人事評価の対応範囲」「他プロダクトとの連携可否」「価格」などが異なります。
特に、自社の評価制度をツール内で運用できるかは、とても重要ですので、値段の安さで選ぶのではなく、まずは運用可否でツールの絞り込みを行うことがおすすめです。
人事評価ツールの価格帯はどれくらい？
人事評価ツールのプライシングは、多くが「初期費用」＋「利用人数課金or利用プラン課金」です。
初期費用は数万～数十万ほどで、月額費用は数万～十数万円であることが多いです。
ただし利用人数が数千、数万人の組織は、月額費用はその分高くなりますので、あくまでも参考値です。
具体的な金額は、ツールベンダーにご確認ください。
無料で利用できる人事評価ツールはある？
無料トライアル可能な人事評価ツールを紹介します。
- ヒョーカクラウド：無料デモ（期間不明）
- あしたのクラウドHR：無料デモ（期間不明）
- スマカン：無料トライアル（30日間）
- One人事：体験版あり（期間不明）
- HRBrain：無料トライアル（7日間）
- 人事評価ナビゲーター：無料トライアル（期間不明）
人事評価ツールを活用し、人事評価業務を大幅に効率化しよう
今回は、人事評価ツールの導入前や運用時においてよくある疑問や質問とそれに対する回答について紹介しました。
人事評価は従業員の満足度や会社の成長を大きく左右する重要な業務です。
ただ、どうしても紙やExcelでの運用は大変ですので、ぜひ人事評価ツールをご活用ください。
まずはサービス紹介資料をダウンロードいただき、自社で活用できそうか検討してみてはいかがでしょうか。
