給与計算システムの主な機能や比較ポイント、おすすめツールを紹介
給与計算は、従業員の数が増えれば増えるほど時間がかかる業務です。
ただ給与額を計算するだけでなく、勤怠情報を確定させたり、保険料・税金額の算出と納付、銀行や税金の支払いデータの作成と行うべき業務も非常に多く、ミスも許されません。
給与計算の業務でお困りの企業におすすめなのが給与計算システムの導入です。
今回は、給与計算システムの主な機能や導入メリット、導入前の比較ポイント、おすすめツールなどについて紹介します。
給与計算システムとは？
給与計算システムとは、従業員の毎月の給与や社会保険料、税金の計算を自動で行うシステムです。
給与計算システムを導入することによって、自動で給与や保険料・税金の計算がされる他、給与明細を自動でメール配信したり、年末調整を給与計算システム内で実施したりと給与計算業務とその関連業務を効率化できます。
↓給与計算の一連の流れや効率化する方法を紹介した記事はこちら↓
給与計算とは？やり方・流れ、大幅に効率化する方法を紹介
給与計算システムの主な機能
給与計算システムの主な機能としては下記のようなものがあります。
給与、税金、保険料等の自動計算
勤怠システムから情報を連携させたり、勤怠情報データをシステム内に取り込むことによって給与や税金、保険料を自動で計算します。
年末調整
年末調整申告書の作成、従業員からの用紙回収などをシステム上で完結できます。
Web給与明細書や源泉徴収票の発行
給与支払いに伴い従業員にWebでの給与明細書の発行や源泉徴収票をメール等で配信する設定が可能です。
システムが従業員個々人用に作成した用紙を従業員自身でダウンロードする仕組みです。
勤怠システムや会計システムとの連携
給与計算システムによって異なりますが、勤怠システムや会計システムとの連携が可能です。
勤怠情報が確定された後、そのデータを自動で給与計算システムに受け渡しを行い、給与計算完了後のデータを会計システムに連携させるといったことも可能です。
給与計算システム導入によって解決できる課題
給与計算システムを導入することによって解決できる課題、できることの一例を紹介します。
- 給与支払額、各種手当、保険料、税金額の自動計算
- 社員、アルバイト、パートなど異なる雇用形態も含めたの給与一括計算
- 給与支払額の銀行用データの作成
- 税金納付や保険料納付の簡易化
- 住民税振込用データの作成
- 給与明細の自動作成とWebダウンロード化
給与計算システムの導入メリット
給与計算システムを導入することで期待できるメリットを紹介します。
給与計算業務の大幅な効率化
給与計算システムでは、給与や各種手当、保険料、税金の作成を自動で作成できます。
これまで数時間、数十時間かかっていた作業がボタン1つで完了するため、給与計算の主な業務は大幅に効率化されます。
各種金額の計算ミス軽減
手入力やエクセルでの管理であれば、人が関わるのでどうしても計算・集計時にミスが発生してしまう可能性がありますが、給与計算システムは初期設定さえ誤らなければ、ミスが発生することはほとんどありません。
法律や税率改正への対応
働き方改革や様々な法改正に伴い、保険料や税金の税率が変更されたり、負担が軽減されるなど常に対応をする必要があります。
クラウドの給与計算システムでは、システム運営元が法改正に対応するようアップデートします。
給与計算システムの導入デメリット・注意点
給与計算システムを導入することで考えられるデメリット・注意点を紹介します。
利用コストが発生する
給与計算システムに限らず他のシステムでも同様ですが、給与計算システムを導入することで利用コストが発生します。
関連サービスを提供している会社のシステムを導入していれば安くなったり、従業員数が多ければその分値引きしてもらえることもあります。
自社の組織に合ったシステムでないと使いづらい
給与計算システムによっては、大企業向けのシステムと多くの企業が利用できるように作られたシステムでは機能や使い勝手が異なります。
自社の組織、要件に合ったシステムを選定することが重要です。
セキュリティ対策は必須
給与計算システムには、従業員それぞれの給与額だけでなく、属性情報、家族構成、場合によっては支払先の口座情報等のデータを保有していることがあります。
社内外問わず、決して漏れてはいけないデータですので、給与計算システム自体にセキュリティ対策が講じられていることは必須です。
給与計算システム導入時の比較検討ポイント
給与計算システムを導入する前に比較検討しておきたいポイントを紹介します。
自社の利用要件との合致度
給与計算システムを導入する際に一番重要なことが、利用要件との合致度です。
現状行っている給与計算業務を一度洗い出すことと、他にどういったことができれば良いかを考えておくことで、サービスの選定を行いやすくなります。
対応している業務範囲
給与計算システムによって、給与計算まで行ってくれるものか、各種銀行や税金の支払いデータまでを作成するのかなど、対応する範囲が異なります。
また、従業員へのWeb給与明細も自動で発行できるかも確認しておきたいポイントです。
組織規模・組織形態
組織規模や組織形態によって取り扱う給与関連のデータ量が異なります。
また、大きな企業の方が汎用的なシステムよりもカスタマイズ可能なシステムの方が好まれることもあり、自社の組織規模もシステム選定の際の判断要素になります。
連携しているツール
給与計算をより効率的に行うのであれば、関連する勤怠管理システムや会計システムなどとの連携は必須です。
システム連携を行うことで、データの受け渡しをシステム同士で行えるため、給与計算のためにデータをまとめてアップロードする手間が省けます。
既に導入しているシステムとの連携可否やまだ関連システムを導入していなければ、一緒に選定するとよいでしょう。
セキュリティ対策
給与計算システム内のデータは外部に漏れてはいけないものです。
給与計算システムにログインする際の二段階認証やIPアドレス制限、異なるデバイスからログインを試みた際の通知、ログインできるユーザーの閲覧・操作範囲の制限など、具体的にどういった対策を行っているのかまで確認しましょう。
サポート体制
給与計算システムは、使い始めてからは慣れの問題なので、そこまでサポートは必要ありませんが、初期導入時には苦労することが多いです。
初期設定や一連の流れの操作方法のレクチャーなど、システム導入後のサポート体制や内容について事前に確認しておきましょう。
主な給与計算システム
freee人事労務
freee人事労務は、勤怠管理や給与計算から年末調整、入退社手続きなどの業務までを行えるシステムです。
人事労務に関する多くの業務を1つのシステム内で行えることが強みです。
マネーフォワード クラウド給与
マネーフォワード クラウド給与は、勤怠データとの連携、給与の自動計算、Web明細発行を簡単かつ効率的に行える給与計算システムです。
法令改正や増税・社会保険料の料率変更なども随時アップデートで対応しており、マネーフォワード クラウド会計・クラウド勤怠と一緒に使うことで勤怠管理・給与計算から仕訳の起票まで簡単に連携できます。
給与奉行クラウド
給与奉行クラウドは、給与計算・明細書・帳票作成の自動化や学習機能を搭載した、社会保険労務士と一緒に使える給与計算システムです。
給与計算から社会保険・年末調整までの給与業務を全てデジタルで行え、ペーパーレスで明細配付や社会保険申請が行えます。
ジョブカン給与計算
ジョブカン給与計算は、「雇用形態に合わせた給与規定」「支給控除の計算式作成」「保険料・税率の自動アップデート」などの特徴を持った給与計算システムです。
他のジョブカンシリーズのシステムである労務管理、勤怠管理、経費精算のシステムと連携でき、給与計算関連でも豊富な機能を有しています。
給与計算システムで、給与計算をミスなく、大幅に効率化しよう
今回は、給与計算システムの主な機能や導入メリット、導入前の比較ポイント、おすすめツールなどについて紹介しました。
給与計算システムは、給与の控除額や支給額の計算、給与明細の発行、年末調整業務などを大幅に効率化するツールです。
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