労務管理とは？目的や仕事内容、主なシステムを紹介

労務管理は、労働法などの法令遵守や従業員が仕事に集中できる環境を整備するためにも欠かせない業務です。
従業員の入社から退職までの非常に様々な情報の管理、申請や手続きを行う必要があります。
今回は、労務管理の目的や仕事内容、効率化する方法などについて紹介します。

労務管理とは？

労務管理とは、従業員の労働に関する、勤怠や賃金、福利厚生などを管理する業務です。
従業員の採用から配置、異動、退職に至るまでの全ての情報を管理し、法令を遵守するとともに、従業員の働きやすい職場づくりを行うことを目的に業務を行います。
採用や総務などの他の人事業務と合わせて行うこともあれば、分業化して専門性を高めることで生産性を高める企業もあります。

労務管理業務を行う目的

労務管理の業務を行う目的としては、下記の2つの目的があります。

1.法令順守とリスク軽減

労務管理で行う業務に関しては、就業規則や勤怠管理など労働法などの法律に基づいて対応、管理することが求められます。
労働法には、労働基準法、男女雇用機会均等法、労働安全衛生法など非常に多くの法律が定められており、これらに違反すると罰則を受けるために遵守する必要がある他、従業員の怪我や病気などのリスクを軽減させる意味でも労務管理を行う必要があります。

2.従業員の生産性向上

労務管理を行うことで、労働環境が整備されたり、従業員の健康が保たれることによって、従業員がより安心してモチベーション高く働けるようになります。
従業員の生産性を高めるためには、ただ管理するだけではなく、必要に応じて問題を解消したり、より良い労働環境作りを意識して働くことが重要です。

労務管理の主な業務内容

労務管理の仕事内容の一例として、下記のようなものがあります。
従業員との労使関係に関する手続き、労働に関する様々な規則や状態の管理・改善業務が主な業務となります。

• 法定三帳簿の整備
• 雇用契約書の作成・管理
• 就業規則の作成・管理
• 社会保険、雇用保険等の手続き
• 勤怠管理
• 給与計算
• 福利厚生管理
• ハラスメント対策
• 安全衛生・健康管理
• 入退職手続き
• 休職・異動等の手続き
• 職場環境の改善

労務管理の基本となる法定三帳簿

労働基準法において、「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」の3つの帳簿を整備・管理・保管することが義務づけられています。
それぞれについて紹介します。

労働者名簿

労働者名簿とは、従業員の氏名や生年月日を始め、人事・労務に必要な基本的な情報を記録した帳簿です。
具体的には、

• 氏名
• 生年月日
• 性別
• 住所
• 業務内容
• 雇用した年月日
• 企業内での配属・業務の履歴
• 退職の年月日と日付、理由

などについて記入します。

賃金台帳

賃金台帳とは、従業員の給与や手当、税金の控除額などの賃金情報と労働時間、その支払い状況を記録した帳簿です。
具体的には、

• 氏名
• 性別
• 賃金の計算期間
• 就業日数
• 労働時間
• 時間外労働時間
• 深夜労働時間
• 休日労働時間
• 基本給の額
• 手当の種類と額
• 控除項目と額
  などについて記入し、この情報を元に給与の計算や支払いを行います。

出勤簿

出勤簿とは、会社への出勤・退勤時間、労働日数を記録した帳簿です。

具体的には、

• 氏名
• 出勤日
• 出勤日数
• 出勤時間と退勤時間
• 時間外労働等の時間
• 休憩時間

などについて記録します。
記録方法は、タイムカードや出退勤管理ツールなど様々な方法があり、この出勤簿は5年間保存する必要があります。

労務管理を行う際の注意点

労務管理を行う際の注意点としては、下記のようなものがあります。

法改正の内容を把握し、対応する

労務管理において遵守すべき労働法は、労働基準法、男女雇用機会均等法、労働安全衛生法などと非常に多岐に渡ります。
これらの法律は、状況に応じて変更・追加されるため、その法律改正や追加の度に、自社の運用を見直し対応する必要があります。

セキュリティ環境を整備する

労務管理で扱う内容は、従業員の個人情報や最近ではマイナンバーなど情報管理を徹底する必要があります。
マイナンバー法では、マイナンバー管理や取り扱いについて定められており、それらを遵守する他、紙の資料や電子データそれぞれでセキュリティを保てるように環境を整備する必要があります。

労務管理業務に役立つ資格

労務管理業務を行う上で、役に立つ資格を5つ紹介します。

• 労務管理士資格：労務管理の業務遂行能力や知識を評価する民間資格
• 衛生管理者資格：社内の衛生環境を管理するための資格
• 社会保険労務士資格：受験に実務経験必須。社会保険の申請書類作成や申請、手続きに関する知識を評価
• マイナンバー実務検定：マイナンバー制度やマイナンバー法への理解を評価
• ビジネス・キャリア検定試験：職務遂行の上で必要な知識習得と実務能力を評価

労務管理業務を効率化する方法

労務管理業務を効率化する方法を3つ紹介します。

紙での管理から脱却する

労務管理を紙からデータに切り替えることによって、情報の更新や管理を行いやすくなる他、特定の情報を探す際もすぐ探せますし、他のツールへのデータの受け渡しも簡単に行えるようになります。
まずは情報の管理を紙からデータに移行することが重要です。

アウトソーシングを活用する

労務管理業務は、入退社手続きから勤怠管理や給与計算など非常に業務が幅広く、やるべきことが沢山あります。
情報の入力や細かい作業をアウトソーシングを活用することによって、コアな業務に割ける時間が増え、生産性の向上に繋がります。

クラウドシステムを活用する

最近では、従業員の労務管理や勤怠管理、給与計算をシステム内で完結できるサービスが増えています。
システムによっては、他のシステムと連動しており、自分でデータの出入力を行わずに自動的にデータの受け渡しが行われるといったシステムもありますので、これまで行っていた業務をどんどん削減できます。

労務管理システムとは？

労務管理システムとは、従業員の労働に関する、勤怠や賃金、福利厚生などを管理するためのツールです。
労務管理システムを活用することによって、データの入力や管理、他のツールへのデータの受け渡しが非常に効率化されます。
労務業務の効率化やデータ・書類の保存、電子申請への対応などを目的に多くの企業で導入されています。

労務管理システムを導入するメリット

労務管理業務に労務管理システムを活用することのメリットについて紹介します。

労務管理や申請、変更の簡易化

労務管理において、従業員と取り交わす資料の作成はテンプレートを活用したり、情報の変更の際もシステムの数字を修正するだけなど、様々な業務がシステム内で完結し、簡易化されます。
電子申請等に対応しているシステムもあるため、システムで集計した物をそのまま申請に活用するといったこともできるようになります。

法改正に伴い自動でアップデート

法律が改正され、労務管理業務を見直す必要がある場合、紙の場合は担当者自身で対応する必要がありましたが、専用のシステムでは、法改正に合わせてシステム側がアップデートされるため、担当者に負担を軽減できます。

不正リスク軽減

労務管理システムを活用した場合、申請や変更も全てログが残るようになります。
勤怠管理においても、タイムカードを他の人のものを付けてしまうことを防げる他、打刻も変更も全て記録に残るため、不正をしにくくなります。

　外部システムと連携可能

労務管理システムによっては、関連する業務の専門サービスと連携していることがあります。
例えば、勤怠管理システムと給与計算システムを連携している場合、前月の勤怠情報が確定した後にデータが給与計算システムに飛んで、自動的に給与計算が終わるといった連携も行えます。
これまでは、紙やエクセルなどの表で行っていた作業もシステムを活用することで、作業を大幅に軽減できます。

労務管理システムの基本的な機能

使用する労務管理システムによって、搭載している機能は非常に様々ですが、労務管理システムで搭載していることが多い基本的な機能について紹介します。

入社・退社の手続き

入社の際に必要な社会保険、雇用保険の資格取得書類や退社時の資格喪失届や離職証明書などをフォーマットを元にすぐに作成できます。
また、従業員との間に締結した資料もシステムの中で管理でき、必要になったタイミングですぐに確認できます。

従業員情報の管理

従業員自身の情報や家族の情報など人事・労務業務に必要なデータを管理します

雇用契約書の作成・締結・データの管理

従業員が入社する際の雇用契約書を作成し、締結したデータもシステム内にて保管できます。

年末調整の手続き

年末調整時に必要である、給与支払報告書、源泉徴収票、扶養控除等申告書等の作成や提出をシステム上で行えます。
従業員1人1人の書類作成や提出の必要がありますが、労務管理システムを活用することで大幅に業務が軽減されます。

マイナンバーの管理

マイナンバー情報を取得するため、従業員にシステム上に情報をアップロードしてもらい、管理者もセキュリティが確保された場所で情報を確認できます。
また、情報の閲覧履歴も残るため、不適切な利用を防げます。

労務管理システムの選び方

労務管理システムを選ぶ際は、下記のポイントに優先順位を付けた上で、比較検討することがオススメです。

対応できる業務の種類・幅広さ

労務管理システムは、それぞれのベンダーのシステムによって、対応している業務の種類が異なります。
自身の業務や既に利用しているツールなどを加味して、何の業務に対応していれば良いのかを予め定めた上で確認すると良いです。

電子申請への対応

役所やハローワーク等への書類の申請や郵送業務もシステムによっては、電子申請に対応しているシステムもあります。
窓口まで足を運んだり、郵送するために印刷して封入してという作業も電子申請に対応しているシステムでは不要になります。

他のシステムとの連携

労務管理の中でも業務ごとに分かれているシステムもあるため、他の何のシステムと連携しているのか、具体的にどういった情報を連携しているのかは要確認項目です。
システムによって、自分でデータの入出力をする必要があるものもありますが、自動的にデータをやり取りするシステムもあるため、よく確認する必要があります。

従業員側の利用の可否・利用のしやすさ

従業員に情報を入力してもらったり、書類をアップロードできるシステムもあります。
情報の提供依頼を行い、それを確認・転記する必要もなくなり、データがシステムに格納されるため、従業員側へ情報の入力が可能か、使い勝手はどうかというにも確認すべきポイントです。

費用

労務管理のシステムの多くが、従業員の人数別での課金もしくは利用する機能による課金の形態を取っています。
そこまで金額に大きな差はないと思いますが、確認すべきポイントの1つです。

システムベンダーのサポート

労務管理システムを利用する中で、使い方が分からない箇所や問題が発生した場合に、サポートしてもらえるのかは事前に確認すべきポイントです。
サポートの手段（電話、メール、チャット等）や目安の回答までの期間、サポートの体制などを確認しておくことがオススメです。

主な労務管理システム

SmartHR

SmartHRは、年末調整や雇用契約などの労務手続きだけでなく、人事評価や社内アンケートなど、人事業務に至るまで、人事労務のあらゆる業務を効率化するツールです。
労務管理システムとして、国内No.1のシェアを獲得しており、機能の充実度、使いやすさなどで良い評判のツールです。

freee 人事労務

freee 人事労務は、中小企業の人事労務管理を効率化する労務管理システムです。
入退社手続き、年末調整など労務業務をペーパーレス化でき、シリーズを通して給与計算や勤怠管理など人事・労務の幅広い業務に対応しています。

ジョブカン労務HR

ジョブカン労務HRは、人事労務に関する管理業務の削減、業務効率化、負担軽減を実現する労務管理システムです。
従業員情報はクラウドで一元管理し、社会保険・労働保険の手続きは帳表作成から提出まで、労務管理の幅広い業務領域をカバーしています。

オフィスステーション労務

オフィスステーション労務は、管理、帳票の作成、申請などの労務管理の手続きを簡易化する労務管理システムです。
従業員情報や雇用契約の更新などの人事手続きの他、入退社や保険などの労務手続きなど幅広い業務に対応しています。
業界最低水準のコストで利用できます。

COMPANY

COMPANYは、大手企業を中心に1,200社以上で利用される労務管理システムです。
従業員の入社から退職まであらゆる情報の管理できます。
ツールの利用から業務分析・要件策定などの支援も行います。

労務管理システムを活用し、労務業務の効率化・自動化を進めよう

今回は、労務管理の目的や仕事内容、効率化する方法などについて紹介しました。
労務管理は、企業が法令を遵守するためにも従業員が仕事に集中するためにも決して欠かせない業務です。
上手く労務管理システムを活用し、業務の効率化や自動化を進めていただければと思います。
まずはサービス紹介資料をダウンロードいただき、自社で活用できそうか検討してみてはいかがでしょうか。