社内wikiの導入や運用においてよくある質問と回答
社内wikiの導入前や運用時においてよくある疑問や質問とそれに対する回答を紹介します。
社内wikiの利用に関するよくある質問
社内wikiに掲載する具体的な内容は？
社内wikiとは、社内の情報やノウハウ、議事録などを蓄積・共有するためのツールです。
社内wikiの中には、業務マニュアルや業務スケジュール、会議の議事録など、業務に関する内容のみを格納します。
最近では、社内wikiのコンテンツの中に画像や動画を埋め込めるものもあるため、文字だけでなく画像や動画を用いて分かりやすくドキュメントを保存できます。
【関連記事】：社内wikiとは？よくある失敗と対策、おすすめツールを紹介
社内wikiを利用する目的は？
社内wikiを利用する目的としては、社内のマニュアルや議事録を一箇所に集約するためです。
各々が自分のPCや部署フォルダなど様々な場所に文書を保存すると、保存する当人はどこに保存したかを知っていても、他の人が探せなかったり、そもそもアクセスできない可能性があります。
業務マニュアルや議事録は、すぐに確認したい文書であることと、会社の資産として保存するため、1つの場所に分かりやすく集めることを目的に利用されます。
社内wikiを利用するメリットや効果は？
社内wikiを利用するメリットや効果としては下記のようなものがあります。
- ナレッジや社内の情報を一か所に集約できる
- 情報共有が簡略化できる
- 議事録や日報などのフォーマットを統一できる
- 議事録作成や日報作成を効率化できる
社内wikiの主な機能は？
- マニュアル・議事録作成：業務のマニュアルや議事録等を作成
- フォーマット管理：議事録やマニュアル、日報等よく使う文書のフォーマットの作成・保存
- フォルダ管理：文書や記事をフォルダ別、階層別に管理
- アクセス制限：フォルダや記事ごとにアクセスできる対象者・チーム・役職を制限
- コメント・リアクション：執筆した文書や記事にコメントやリアクション可
- 変更履歴：文書や記事の公開日時や公開後の編集日時や編集内容のログを保存・確認可
社内wikiとよく似たツールの種類は？
- ビジネスチャット・社内SNS：従業員同士でコミュニケーション・情報共有を行う（情報の蓄積目的ではない）
- 社内掲示板：社内に情報を発信するが、情報の発信者と受信者が分けられて運用
- 社内の共有ファイル：主に画像や動画、PDFなどのデータを蓄積
- グループウェア：社内掲示板、カレンダー、ファイル保存などオールインワンで全てのデータを管理
社内wikiの導入時に確認すべきポイントは？
社内wikiを導入する際は、下記のポイントを元に比較検討を進めるのがオススメです。
- 提供機能：自社が求める機能があるか、他社と比較してどうか
- 記入方法：直接入力形式かマークダウン形式か
- 閲覧制限範囲：閲覧範囲の設定
- 階層管理の可否：ドキュメントのフォルダ分けや階層での表示情報の分類
- サポート体制：導入初期の対応、運用定着後のサポート
- 利用コスト：初期費用と月額費用のトータルコスト
社内wikiの導入に関するよくある質問
主な社内wikiは？
・Notepm
Notepmは、マニュアル作成、社内ポータル、ノウハウ共有、ドキュメント管理などナレッジやノウハウを一元管理できるサービスです。
IT口コミサービスの「ITreview」では、マニュアル編集・作成部門において使いやすさの満足度No.1を獲得しています。
フォルダ管理、閲覧範囲の制限などの機能も有しており、多くの企業が使いやすいサービスになっています。
・Notion
Notionは、社内wikiやドキュメントの管理、プロジェクト内のタスク管理、外部公開ページの作成などに活用できるツールです。
世界中で活用されており、多くのチームが様々な用途で活用できるような機能を提供しています。
情報をオープンに開示する社風の会社に適しており、英語が苦手、閲覧範囲などを明確に制限して運用したい企業にはあまり向いていないサービスです。
・Kibela
Kibelaは、テレワーク、在宅勤務など場所や時間を問わず、情報を蓄積して活用できる情報共有サービスです。
データの構造化、フォルダの作成・管理、閲覧制限など様々な組織で活用しやすい設計になっています。
他のツールからの移行のしやすさ、高度なセキュリティ、様々な活用用途への対応などが選ばれる理由になっています。
社内wikiはそれぞれどのような違いがある？
社内wikiのそれぞれのツールによる違いとしては、入力形式、画像や動画・PDF資料等の埋め込み可否、表示されるUI、リアクションやコメント機能の有無、通知機能の有無、データ分析機能の有無、料金、サポートなどがそれぞれ異なります。
それぞれ必要か不必要か、どれほど優先するかを明確にすると、比較や絞り込みがしやすくなります。
社内wikiの価格帯はどれくらい？
社内wikiの料金は、初期費用と月額費用で構成されることが多いです。
月額費用は、利用人数による課金が多く、従業員1人あたり200円〜1,000円弱くらいの価格帯のサービスが多いです。
そのため、従業員100名であれば月額5万円前後が目安の金額です。
無料で利用できる社内wikiはある？
無料プランや無料トライアルが利用できる社内wikiを紹介します。
- Notepm：無料トライアル（30日間）
- Notion：フリープラン有
- Kibela：フリープラン、無料トライアル有
- esa：無料トライアル（2ヶ月後の月末まで）
- Qiita team：無料トライアル（7日間）
- Qast：フリープラン有
- Docbase：無料トライアル（30日間）
- ザ 社内報：無料デモ（期間不明）
- GROWI.cloud：フリープラン有
社内wikiを活用し、社内の情報の作成・管理を1つに集約しましょう
今回は、社内wikiの導入前や運用時においてよくある疑問や質問とそれに対する回答について紹介しました。
社内wikiの活用が社内に浸透することによって、情報の作成・共有が大幅に効率化されること、社内のデータ・情報が会社の資産として残るなど大きなメリットがあります。
社内wikiは、ツールによって提供機能や使い勝手が異なりますので、自社に合うツールを選定し、活用ください。
まずはサービス紹介資料をダウンロードいただき、自社で活用できそうか検討してみてはいかがでしょうか。
