社内wikiとは？よくある失敗と対策、おすすめツールを紹介
会社の情報を一箇所にまとめることで、情報共有や情報探索にかかる時間を大幅に軽減することができます。
会社の情報がバラバラのままであれば、退職した人が持っていたデータが消えてしまったり、必要な情報が共有されずに問題が発生する可能性もあります。
今回は、社内の情報作成や管理を行う社内wikiツールの主な機能や導入時の失敗と対策、主なツールについて紹介します。
社内wikiとは？
社内wikiとは、社内の情報やノウハウ、議事録などを蓄積・共有するためのツールです。
社内wikiがなければ情報を蓄積する習慣が生まれませんし、社内の情報が様々な所にあれば探すのに時間と手間がかかってしまいます。
社内の情報が一か所に集約されることで、社内の情報共有が非常に楽になります。
社内情報の蓄積や共有に関する類似のツール
社内のデータや情報を蓄積・共有する目的で利用されるツールは、社内wiki意外にもいくつかあります。
それぞれのツールの用途の違いを紹介します。
ビジネスチャット・社内SNS
ビジネスチャットや社内SNSは、従業員同士でコミュニケーション・情報共有を行う目的で導入されます。
基本的に、蓄積する情報というよりもそのまま流しても(蓄積しなくても)問題ない情報を取り扱います。
↓ビジネスチャットツールについて紹介した記事はこちら↓
ビジネスチャットの主な機能、無料版との違い、ツール比較まとめ
社内掲示板
社内掲示板は、社内の情報を従業員に共有することに特化したツールです。
一番社内wikiと用途や機能が似ていますが、違いとしては、社内wikiは全従業員が利用することを前提に作られていますが、社内掲示板は情報の発信者と受信者が分けられることが多いです。
社内の共有ファイル
社内の共有ファイルは、主に画像や動画、PDFなどのデータを蓄積することを目的に活用されます。
社内wikiは、記事のようにテキストのみもしくは、テキスト＋画像等のファイルデータを蓄積することが多いです。
グループウェア
グループウェアも、社内の情報を集約し、データや情報を一元管理する目的で利用するツールです。
ただ、グループウェアの場合は、社内wikiよりもさらに幅広くデータや情報を集約するイメージで、社内掲示板、カレンダー、ファイル保存などオールインワンで全てのデータを管理します。
社内wikiの主な機能
社内wikiツールの主な機能を紹介します。
マニュアル・議事録作成
業務のマニュアルや議事録等を作成できます。
最近のツールは、マークダウン方式で記入することが多く、画像や動画を途中で追加して作成が可能です。
フォーマット管理
議事録やマニュアル、日報などよく使う文書のフォーマットの作成・保存が行えます。
社内全アイでフォーマットを揃えることが可能で、文書の作成の効率化にも繋がります。
フォルダ管理
文書や記事をフォルダ別、階層別に管理できます。
部署やチーム別、プロジェクト別、役職別など用途に合わせてフォルダを作成し、文書や記事を管理できます。
アクセス制限
フォルダや記事ごとにアクセスできる対象者・チーム・役職を制限する機能です。
管理職以上のフォルダは、管理職以上のみしかアクセスできないように制限をかけたり、部署毎のフォルダは、その部署に所属する人にのみアクセスを限定するといった運用が可能です。
コメント・リアクション
執筆した文書や記事に対して、コメントやリアクションを残します。
上司からフィードバックを行う際や閲覧したことをリアクションで通知する目的で活用されます。
変更履歴保存・確認
文書や記事の公開日時や公開後の編集日時や編集内容のログを確認できます。
特に複数人で編集できる文書であれば、だれが追記・編集したかが分かると、チームでのコミュニケーションが取りやすくなります。
社内wiki導入のメリット
社内wikiを導入することによって期待できるメリットを紹介します。
1.ナレッジや社内の情報を一か所に集約できる
社内wikiを導入する一番のメリットは、ナレッジや社内の情報を一箇所に集約できることです。
社内wikiが無い場合は、文書が各部署や各個人がそれぞれ所有・共有し、会社としての資産になりにくく、情報を探す手間も非常に大きいです。
社内wikiは、検索機能も充実していることが多く、情報へのアクセスのしやすさが飛躍的に向上します。
2.情報共有が簡略化できる
社内wikiであれば、記事・ページごとにURLが発行され、そのURLを共有することで、他のメンバーも情報にアクセスできます。
これまでは、紙に印刷して共有する必要があったり、PDFにエクスポートして、それをメールや社内チャットで送付し、他のメンバーもデータをダウンロードする必要がありましたが、情報共有が大幅に簡略化されます。
3.議事録や日報などのフォーマットを統一できる
議事録や日報が、人・チームそれぞれで異なる場合は、欲しい情報をなかなか得にくいです。
会社で議事録や日報のフォーマットを揃えることで、必要な情報が網羅されること、見たい情報はどこを見れば良いかがすぐに分かります。
4.議事録作成や日報作成を効率化できる
フォーマットの活用や前回執筆した議事録・日報を複製することで、大枠の文書は完成しており、内容や文言を修正するだけなので、議事録・日報の作成が大幅に効率化されます。
社内wikiの導入・運用でのよくある失敗
社内wikiを導入時や運用時によく発生する失敗について紹介します。
従業員に社内wikiの利用が浸透しない
社内wiki導入後に利用が浸透しない理由は、「ログインの仕方が分からない」と「システムの使い方が分からない」が多いです。
ログインする際の会社コードやパスワードなどの共有が上手くいかずに、ログインできないことが考えられます。
また、従業員に対して利用目的や利用方法について説明が不十分である場合はなかなか社内wikiの利用が社内に浸透しません。
まずは、ログインの仕方と具体的な活用方法・ルールについて周知しましょう。
社内wikiが使いづらく、利用が止まってしまう
社内wikiのシステムが使いづらい場合も活用が止まってしまいます。
特にマークダウンでの記述に慣れていない場合やシステムの設計について説明がない場合は使いづらさを感じてしまい、利用されなくなってしまうことがあります。
社内wikiの利用を社内に浸透させる方法
社内wikiの利用が失敗してしまう原因に対処し、社内に利用を浸透・促進させる方法を紹介します。
導入目的を明確にする
社内wikiを導入する際に一番重要なポイントが、導入目的を明確にすることです。
導入目的が定まらなければ、ツールの選定も基準が分からなくなってしまったり、運用方針も決まらなくなってしまいます。
まずは導入目的を明確にした上で、システムの選定や導入を進めましょう。
従業員に使い方を周知する
社内wikiの利用が浸透しないよくある理由が「使い方が分からない」です。
新しいシステムを導入する際は、ログインの仕方から使い方を全員が理解できるように周知する必要があります。
従業員に説明会を開催するかマニュアルを作成して共有するといった方法を取りましょう。
見本となるデータを先に用意する
システムを使い始める際に、見本となるデータがあれば、他の従業員もそのデータを参考にして、利用を開始できます。
従業員に使い始めてもらう前に、テストデータを整備しておくことがおすすめです。
フォーマットを用意する
従業員の利用を促進するために議事録や日報などのフォーマットを用意しておくことも有効です。
社内wikiシステムにもフォーマットがいくつか用意されていることもありますので、そのデータを自社独自のものに変更しておくと良いです。
各部署の有志にチームへの浸透を手伝ってもらう
各部署に浸透させるためには、各部署に利用方法などを伝えて、利用を促進するメンバーを集うことも有効です。
人事総務や経営陣などの導入推進者が全員に使い方をレクチャーすることは現実的ではありません。
各チームのメンバーに協力してもらいましょう。
社内wiki導入時の比較・選定ポイント
社内wiki導入時のシステムの比較・選定ポイントを紹介します。
提供機能
社内wikiシステムを導入する際に一番確認すべきポイントは、提供機能・内容です。
自社が求める要件を満たしているのか、他社と比べてできること・できないことは何かを元に絞り込み・比較を行います。
記入方法
社内wikiのドキュメントの記入方法として、直観的に記入できるものとマークダウン形式で入力画面と反映画面が分かれて編集するタイプとに分かれます。
最近は、マークダウン形式が主流ではありますが、リテラシーが低い方は抵抗がある可能性がありますので、社内テストなどに試してみると導入後の利用停止のリスクを軽減できます。
閲覧制限範囲
社内wikiによって、全社員にオープンに公開するものと閲覧範囲を制限できるものとに分かれます。
会社の考え方次第ですが、組織規模が大きくなると閲覧制限が必須という企業が多い印象です。
階層管理の可否
社内wikiの利用にあたり、ドキュメントのフォルダ分けや階層管理の可否は重要です。
部署やプロジェクトごとにフォルダを分けること、階層で情報を整理することによって、情報へのアクセスがしやすくなります。
サポート体制
社内wikiは、初期設定が非常に重要なツールです。
メンバー登録やフォルダの作成、フォーマットの作成など、運用が上手く進むよう、サポート体制や内容についてシステム導入前に確認しておきたいポイントです。
利用コスト
社内wikiの場合、多くが利用人数での月額課金の料金形態が多いです。
システムによって人数単価が異なりますので、システム毎に利用料金を比較しましょう。
主な社内wikiツール5選
主な社内wikiツールを5つ紹介します。
Notepm
Notepmは、マニュアル作成、社内ポータル、ノウハウ共有、ドキュメント管理などナレッジやノウハウを一元管理できるサービスです。
IT口コミサービスの「ITreview」では、マニュアル編集・作成部門において使いやすさの満足度No.1を獲得しています。
フォルダ管理、閲覧範囲の制限などの機能も有しており、多くの企業が使いやすいようなサービスになっています。
Notion
Notionは、社内wikiやドキュメントの管理、プロジェクト内のタスク管理、外部公開ページの作成などに活用できるツールです。
世界中で活用されており、多くのチームが様々な用途で活用できるような機能を提供しています。
情報をオープンに開示する社風の会社に適しており、英語が苦手、閲覧範囲などを明確に制限して運用したい企業にはあまり向いていないサービスです。
Kibela
Kibelaは、テレワーク、在宅勤務など場所や時間を問わず、情報を蓄積して活用できる情報共有サービスです。
データの構造化、フォルダの作成・管理、閲覧制限など様々な組織で活用しやすい設計になっています。
他のツールからの移行のしやすさ、高度なセキュリティ、様々な活用用途への対応などが選ばれる理由になっています。
esa
esaは、自律的なチームのための情報共有サービスです。
ドキュメントの作成・編集のしやすさ、ドキュメントの同時編集、各種サービスとの連携が強みで情報作成・共有のハードルが非常に低くなるサービスです。
Qiita team
Qiita teamは、誰でも「かんたん」に読みやすい記事が書ける、社内向け情報共有サービスです。
マークダウンでの記事の書きやすさ、コメント機能での双方向のコミュニケーション、テンプレートの豊富さなどが特徴です。
チームメンバーが退職して、アカウントを除外した際もデータは保持するようになっているため、安心して使い続けられます。
社内wikiを活用し、社内の情報の作成・管理を1つに集約しよう
今回は、社内の情報作成や管理を行う社内wikiツールの主な機能や導入時の失敗と対策、主なツールについて紹介しました。
社内wikiの活用が社内に浸透することによって、情報の作成・共有が大幅に効率化されること、社内のデータ・情報が会社の資産として残るなど大きなメリットがあります。
社内wikiは、ツールによって提供機能や使い勝手が異なりますので、自社に合うツールを選定し、活用ください。
まずはサービス紹介資料をダウンロードいただき、自社で活用できそうか検討してみてはいかがでしょうか。
