社内コミュニケーションツールとは？機能、効果、比較点まとめ

チームで仕事を進める上で相談や共有、確認など社内でのコミュニケーションは欠かせません。
内容や重要度、緊急度などに応じて、コミュニケーションの取り方も変えることが望ましいです。
社内コミュニケーションツールを活用することで、生産性向上やログの蓄積、仕事のスピード向上など様々な効果を期待できます。
今回は、社内コミュニケーションツールの主な機能や導入効果、導入時の比較ポイントなどについて紹介します。

社内コミュニケーションツールとは？

社内コミュニケーションツールとは、仕事を行う中で社内でコミュニケーションを取るために使用するツールのことです。
ビジネスチャットやWeb会議、仮想オフィス、社内SNSなどを活用することによって、コミュニケーションの円滑化や情報共有の簡易化、ログの蓄積などを行えます。
これまで内線電話、メールだったやりとりは、社内コミュニケーションツールに置き換わりが進んでいます。

社内コミュニケーションツールの主な機能

社内コミュニケーションツールの主な機能を紹介します。

グループチャット機能

社内のチームや部署など、複数名とチャットができる専用の部屋の機能です。
一気に複数名に対して情報共有ができたり、複数人と議論ができるなど、情報のやりとりが非常に楽になります。
社内コミュニケーションツールによっては、複数名と同時に電話をする機能もあります。

DM機能

DM機能は、従業員個々人同士でメッセージをやりとりする機能です。
オープンな場所ではなく、プライベートなやりとりをする際に活用されます。
業務に関する内容であれば、他のメンバーに内容を共有するために、1対1でのやりとりもグループチャットで行うことが望ましいです。

音声通話機能

社内コミュニケーションツールによって、機能の有無が異なりますが、個人と個人、グループ間で音声によるやりとりをする機能があります。
チャットでやりとりするよりも音声でやりとりした方が早い場合や急ぎの場合などに活用できます。

Web会議機能

Webカメラを通じて、それぞれの顔を映したり、資料を画面共有しながら会議を行う機能です。
音声通話よりも情報を正確に伝えたい場合や長時間の話などではWeb会議機能を使うことが多いです。

ファイル管理機能

業務で活用する画像や動画、マニュアルやレポートなど各種資料を管理する機能です。
だれかに資料のありかを聞いたり、送付してもらうことなく、各種データを入手・閲覧できます。

お気に入り・ブックマーク機能

チャットでのやりとりで後で見返したい情報を残す機能です。
お気に入り機能やブックマーク機能と呼ばれ、テキスト検索を行わなくても、いつでもすぐに情報を確認できます。

タスク管理機能

自分や他人にタスクを忘れないように設定したり、完了・未完了もツール上で管理できます。
社内で情報共有をするだけでなく、具体的に何かのアクションを行ってほしい場合に活用できる機能です。

社内コミュニケーションツールの種類

社内コミュニケーションツールにも、大きく分けると5種類あります。

チャットツール

個々人やグループでテキストをメインでやりとりする方法です。
画像や資料などの添付もできるため、記録を残しつつ社内でのやりとりを行えます。

Web会議ツール

PCやスマートフォンのカメラを通して、Web上で会議を行います。
対面でなくとも、PCかスマートフォンがあれば映像と音声、資料などを共有しながら会議が行えます。

Web掲示板・社内SNSツール

従業員同士でコミュニケーション・情報共有を行う目的で導入されます。
基本的に、蓄積する情報というよりもそのまま流しても(蓄積しなくても)問題ない情報を取り扱います。
Web掲示板では、一度に従業員全員に情報共有できる点が優れています。

グループウェアツール

グループウェアは、社内の情報を集約し、データや情報を一元管理する目的で利用するツールです。
グループウェアは、幅広くデータや情報を集約するイメージで、社内掲示板、カレンダー、ファイル保存などオールインワンで全てのデータを管理します。

仮想オフィスツール

リモートワーク中でも、出社している時のように社内のメンバーとコミュニケーションが取れるツールです。
Webカメラを通して従業員の映像を表示させたままにするツールや、仮想オフィスに自分のアイコンを表示させ、そのアイコンを移動させることでコミュニケーションできるようなツールもあります。

社内コミュニケーションツールを活用するメリット

社内コミュニケーションツールを活用することによって、下記のようなメリットが期待できます。

業務遂行のスピードが上がる

社内チャットでは、メールのように挨拶の文面が必要無く、移動中や隙間時間でもすぐにやりとりが行えます。
各種相談や情報共有に対する返信のスピードが上がり、仕事を進める上での確認すべき内容が早期に解決できるため、個々人の業務遂行のスピードや生産性が向上します。

コミュニケーションの取りやすさが改善

社内チャットはPCもしくはスマートフォンがあればいつでもどこでもメッセージを気軽に送付でき、Web会議・音声通話は場所を選ばずにすぐに実施できます。
これまでよりもコミュニケーションの取りやすさのハードルが格段に低くなります。

情報共有が楽になる

社内チャットのグループチャットや社内掲示板では、一斉に従業員の同じ内容を通達でき、情報共有の工数を少なくしつつ、リアルタイムに行えます。
ツールやアプリであれば、コメントやいいねなどのリアクションもでき、双方向のコミュニケーションを行えます。

対面での会議時間の減少

社内チャットやWeb会議などで情報共有や相談が行えるため、対面での会議で話していた内容もツール上で代替できます。
対面での会議は、予め日程調整をし、場所を押さえて、前後の時間も確保する必要がありましたが、そういった手間や工数も必要なく、会議の時間を大幅に減少させます。

やりとりのログを残せる

社内チャットであれば、送受信したメッセージがツール上に残ります。
後から見返したり、ブックマーク機能でいつでもすぐに情報にアクセスが可能です。
言った言わない問題を減らせることにも繋がり、社内のコミュニケーションが円滑になります。

社内コミュニケーションツール導入時の選定ポイント

社内コミュニケーションツールを導入する際に確認したいポイントを紹介します。

使用要件を満たす機能の有無

社内コミュニケーションを導入する際に一番重要なのが、使用要件を満たす機能が有るかどうかです。
社内だけでの利用なのか、情報はオープン化するのか、音声通話機能は必要なのかなど、まずは要件を決めた上で、選定を行いましょう。

マルチデバイスへの対応

PCだけでなくスマートフォンでも活用できるかは確認したいポイントです。
従業員が移動中や外出先でも利用できるかは生産性に大きく影響します。

従業員にとっての使いやすさ

社内コミュニケーションの運用が定着するかは、ツールの使いやすさで変わります。
ログイン方法やよく利用する機能の使用方法など導入前にテストで利用し、使用感を確かめましょう。

自社の組織文化との適合性

自社の組織文化次第で導入すべきツールは変わります。
例えば、対面での打ち合わせを大事にしている場合は、Web会議機能や通話機能は必要性が下がりますし、反対に顔出しをせずにコミュニケーションをする文化の企業では顔出しのWeb会議やバーチャルオフィスツールは必要性が下がります。

関連ツールとの連携

関連するツールとの連携の有無も検討すべき要素です。
社内チャットツールに他のツールの通知を集約できる場合は、複数のツールを確認する手間が省けますし、データの受け渡しが自動で行われれば、作業の工数も削減できます。

セキュリティ対策

IPアドレス制限やGoogleログイン、二段階認証など、自社が求めるセキュリティのレベルに達しているかも確認したいポイントです。
従業員の運用に負担はかけずとも、しっかりとセキュリティ対策が講じられているツールを選定することが長い目で見るとおすすめです。

導入・運用サポート

システムの初期設定や社内への共有が上手くいくかがそのツールが使われ続けるかを左右します。
導入後に具体的にどういったサポートがあるのか、期間や方法について確認しておきます。

費用・コスト

システムを導入するにあたって、初期費用や運用にかかる費用など、具体的にいくら必要なのかを複数社揃えて比較します。
システムによって料金体系が異なる可能性がありますので、トータルでの金額を比較しましょう。

社内コミュニケーションツール活用における注意点

社内コミュニケーションツールを活用する上で注意したいポイントを紹介します。

事前に使用要件を決めた上でツールを導入する

上述のツール選定のポイントにも記載しましたが、社内コミュニケーションツールが使用要件を満たしているかは、活用に大きな影響を与えます。
事前に要件を洗い出していなかったせいで必要な機能が使えずに、不便さを感じてしまったり、運用が上手くいかないケースは少なくありません。
とにかく要件を定めた上でツールの導入、活用を行います。

運用ルールを定める

社内コミュニケーションを運用するにあたって、ルールを策定しましょう。
使用場所や環境、相手にメッセージを送付する際のメンションの仕方、時間など予めルールで定めておくことでトラブルを軽減できます。

従業員に導入目的や運用ルールを周知する

従業員に長く使い続けてもらうためには、導入前に導入目的や運用ルール、利用イメージを具体的に伝えておくことが必要です。
ただツールのログイン情報だけを渡しても活用されませんので、目的やルール、実際のイメージを予め説明し、理解・納得してもらいましょう。

オススメの主な社内コミュニケーションツール

オススメの主な社内コミュニケーションツールを紹介します。

THANKS GIFT

THANKS GIFT（サンクスギフト）は、従業員同士で感謝や称賛を伝え合うサンクスカードのサービスです。
機能は、サンクスカードだけでなく、社内掲示板、社内チャット、景品交換機能、アンケートなど組織作りにおいて必要な機能が揃っています。
社内チャットで、グループ間で会話したり1対1でのやりとりも可能で、社内掲示板を活用すると全従業員に情報を発信することが可能なため、目的によって使い分けができます。

THANKS GIFTのサービス詳細情報はこちら

TUNAG

TUNAG（ツナグ）は、エンゲージメント向上を支援する様々な機能を有するオールインワンのサービスです。
サンクスカードや社内報、SNS、社内チャットなどの他のサービスも提供しているサービスの他、組織図、ワークフロー、タスク管理などの従業員も管理者にも喜ばれる機能を提供しています。
社内チャット、社内SNS、社内報などの機能を活用し、社内コミュニケーションを取れます。

TUNAGのサービス詳細情報はこちら

Zoom

Zoomは、Zoomは、ビデオ通話に使用されるWeb会議ツールです。
使いやすさ、オーディオやビデオの機能、わかりやすいカスタマイズ設定など、世界で最も人気のあるツールの一つです。
ビデオ会議機能やウェビナーを実施でき、その中で資料の共有、録画、チャットの活用もできるため、1対1だけでなく複数人や1対Nでのコミュニケーションにも適しています。

NotePM

NotePM（ノートピーエム）は、社内マニュアル、会議の議事録、日報など社内のあらゆる情報・データを管理できる社内wikiツールです。
NotePMを活用することによって、Web社内報としても活用でき、従業員誰でも文字や画像、動画を活用しながら情報の発信・共有、コメントを残せます。
テキストでは伝わりづらい内容も画像や動画を通して分かりやすく情報を伝えられます。

oVice

oViceは、デジタル上の架空のオフィスや場所に自分のアバター・アイコンを動かして、実際にオフィスにいるかのように他の従業員とコミュニケーションが取れるバーチャルオフィスサービスです。
アバターを動かして、声を掛けたり、雑談をするなど、リモートワークではなかなか取れなかったコミュニケーションを取れるようになります。

自社に合った社内コミュニケーションツールを導入し、生産性向上やチーム力向上を実現しよう

今回は、社内コミュニケーションツールの主な機能や導入効果、導入時の比較ポイントなどについて紹介しました。
自社に合った社内コミュニケーションツールを活用することによって、生産性や業務を進めるスピードが大きく変化します。
ぜひ、社内コミュニケーションに課題がある企業は、上手くツールを活用してみてください。