採用管理システムとは？ATS導入メリットや比較ポイントを紹介
採用活動は、求人の掲載、応募者の対応、社内の選考時の調整、進捗管理等様々な業務を同時並行で行う必要があります。
求人数や応募者数が増えるほど管理が難しく、メッセージを見逃したり、求人情報を最新の物に変えられていなかったりとミスが発生するリスクも高くなります。
今回は、採用活動において業務の効率化をする上では欠かせない採用管理システムの導入メリットや導入前の比較検討ポイントについて紹介します。
採用管理システム(ATS)とは？
採用管理システム(ATS)とは、求人情報の管理や応募者の情報管理、応募から採用に至るまでのプロセス管理など、採用活動に関する情報を一元管理するシステムのことです。
英語ではATS（Applicant Tracking System）と表記し、直訳すると「応募者追跡システム」となります。
採用活動では、一度に複数のポジションの求人を行ったり、1つの求人でも複数の求人広告を活用したりと、情報の管理が煩雑です。
また、採用活動の中でも面接に関わる人が複数人いる場合は情報の共有だけでも大変ですし、面接の結果を取りまとめてから、候補者に連絡するなどのやり取りを行うのも大変です。
上記のような採用に関する情報の管理・共有、調整といった業務を効率化するのが採用管理システム(ATS)です。
採用管理システムの主な種類
採用管理システムには、主に下記4つの種類があります。
- 新卒採用向け
- 中途採用向け
- 新卒・中途の両方採用向け
- アルバイト採用向け
採用管理システムは、採用したい人材の層によって利用すべきツールが異なります。
新卒採用や中途採用、アルバイト採用それぞれで求人媒体や採用フローが異なるため、ツールの機能も異なります。
新卒も中途も採用している場合は汎用性が高いシステム、新卒採用と中途採用で担当者が別れている場合はそれぞれに特化したシステム、アルバイトを頻度高くある程度の人数を集める場合はアルバイト特化のシステムと使い分けることがオススメです。
採用管理システムの主な機能・特徴
採用管理システムの主な機能と特徴としては、下記のようなものがあります。
求人情報の管理
求人広告媒体や転職エージェントに公開する求人情報をシステムの中で一元管理します。
応募者情報の管理
求人媒体から応募のあった応募者のプロフィール情報や履歴書のデータファイルなど応募者に紐づく情報を管理します。
選考情報の管理
特定のポジションや採用枠に対する、応募者の選考進捗ステータスや面接での評価など選考における候補者の情報や進捗を管理する機能です。
面接の評価入力
面接終了後に面接官に対して評価入力を依頼したり、一定期間評価の入力が無い場合はリマインドを送付する機能です。
分析レポート
採用経路ごとや求人情報別の応募数や内定数などの情報を円グラフや棒グラフ等で可視化した機能です。
自社採用・求人情報ページ作成
自社のコーポレートサイトに採用ページを作ったり、採用サイトを新たに作成せずとも、自社採用を行えるページを作成できます。
採用管理システムを導入する目的・メリット
採用管理システムを導入することによって、下記のようなメリットがあります。
採用活動における業務を効率化できる
採用管理システムを導入し、候補者とのやりとりを一本化したり、求人情報を一元管理することによって、色々なツールをまたいでの作業や確認が必要なくなり、業務が効率化されます。
メッセージの確認漏れや求人の更新漏れなどのミスを防止する
候補者とのやりとりや求人情報の更新を採用管理システムに一本化することによって、そのシステムのみ確認・作業すればよいので、ミスを軽減できます。
また、新規メッセージを自社のビジネスチャットに通知させるような設定をしておくことで、新着メッセージをすぐ確認でき、よりスピーディーに採用活動を進められます。
社内での情報共有が簡易化できる
社内での書類選考の確認依頼や面接前の履歴書や面談の評価記録の共有は、システム上で共有者を指定し、該当のURLをメール通知させるだけなので、資料のダウンロードや1人1人への情報送信などの手間が省けます。
採用活動のパフォーマンス分析の簡易化
採用チャネルごとや求人ごとの内定承諾までの歩留まりや決定までの期間、どれくらの母集団形成が必要なのかなどをデータで可視化できます。
採用チャネルごとのパフォーマンスを元に、広告出稿先や依頼するエージェントの継続可否などを判断できるため、よりコストパフォーマンスの向上にも繋がります。
採用管理システム導入のデメリット
採用管理システムを導入することによって、下記のようなデメリットが考えられます。
一定の採用予定人数がいなければ、あまり必要性が無い
採用管理システムは、一定の採用ポジションや人数がいなければ効果は発揮しません。
採用広告の出稿先が1媒体のみであったり、採用予定者が1名などそもそも管理する必要性があまり無い場合であれば、システム利用のメリットはあまり享受できません。
システムの利用コストが発生する
採用管理システムを導入するということは、そのシステムを利用するためのコストが発生します。
新卒と中途とアルバイトなどと複数の雇用形態の従業員を採用し、それぞれのツールを使用するとなった場合は、それぞれに費用が発生し、運用の手間がその分増えますので、注意が必要です。
採用管理システムの選び方、比較検討ポイント
採用管理システムを導入する前の選び方や比較検討すべきポイントについて紹介します。
利用用途
上述の通り採用管理システムは、中途、新卒、アルバイトの中で採用したい人材が誰なのかによって、活用すべきシステムが異なります。
それぞれによって使用する求人媒体や採用フローが異なるため、自社の採用要件・利用用途に合わせたシステムを選定しましょう。
必要な機能の有無
採用管理システムは、求人管理・応募者管理・内定者管理・分析レポートなどシステムによって提供している機能が異なります。
採用管理システムを活用する上で、必要な機能とあったら良い機能を洗い出して、その上で比較検討することがオススメです。
セキュリティ対策
採用管理システムでは、候補者のプロフィール情報から履歴書など非常にセンシティブな情報を取り扱うため、セキュリティ対策は必須です。
セキュリティ対策には、IPアドレス制限やGoogleのログイン認証、二段階認証など様々な方法がありますので、自社に合った方法での対策ができるシステムの利用が望ましいです。
連携可能な媒体先
採用管理システムによって、Indeedに連携していたり、Googleしごと検索に連携していたりと主要の求人媒体以外に連携している媒体が異なります。
自社のこれまでの採用活動を振り返り、相性の良い採用媒体・チャネルとの連携は必須ですので、どこと連携しているのかは事前に確認しましょう。
カレンダーやチャットツール、Web会議ツールとの連携可否
採用管理システムに新着のメッセージが届いた際に、SlackやChatworkなどのビジネスチャットにメッセージを送信する連携機能や、面接時間の調整を行いやすくなるようカレンダーツールと連携しているツールなど採用以外のツールと連携を強化しているシステムもあります。
自社が既に利用しているツールと連携できる場合は、さらに業務の効率化に繋がる可能性がありますので、採用以外のツールとの連携についても確認しておきたいポイントです。
サポート体制
採用管理システムを導入し、初期設定を行ったり、各種媒体との連携を行う初期設定の部分から、運用における不明点のサポートまで、どの程度サポートの体制や内容が充実しているかも比較検討すべきポイントです。
特に初期設定が上手くいかなければ、システムを使いこなすことは難しいですので、初期設定におけるサポートとあとは運用でも不明点について確認できるヘルプページの充実度も確認しておきたいポイントです。
主な採用管理システム5選
HRMOS採用
HRMOS採用は、主に中途採用の採用管理で使用される採用管理システムです。
候補者とのやりとり、面接官との面談調整、評価連絡、人材紹介会社への一斉連絡などが全てシステム内で完結します。
応募経路別や求人別などのセグメントでの選考通過率や内定率などのレポートを自動で生成します。
ベンチャー企業から日系大手企業まで幅広い業界、従業員規模の企業で導入されています。
HERP Hire
HERP Hireは、採用する部署の現場を巻き込んだスクラム採用に秀でている採用管理システムです。
約30の求人媒体と連携しており、応募者を管理するために採用管理システムに登録する手間無く、自動で登録され、応募が入ったタイミングでSlackに通知させることなどが可能です。
また、労務管理ツールやタレントマネジメントシステムと連携しており、求職者の情報をそのまま登録することで入社手続きを簡易化してくれます。
採用一括かんりくん
採用一括かんりくんは、主に新卒採用の採用管理で使用される採用管理システムです。
約97%の学生が利用しているLINEと連携し、やりとりや日程調整をスピーディーに行い、採用活動の様々なオペレーションを自動化できるため、採用活動の効率化に繋がります。
HITO-Linkリクルーティング
HITO-Linkリクルーティングは、主に中途採用の採用管理で活用される採用管理システムです。
40種類以上の求人媒体と連携しており、様々な職種の採用を行う上で非常に使い勝手が良く、求人ページの作成、採用の分析レポート作成など様々な機能を有しているのが特徴です。
サポートにも力を入れており、システムの利用継続率は、99.2%と高い数値になっています。
sonarATS
sonarATSは、新卒採用と中途採用の両方に対応した採用管理システムです。
求人媒体やカレンダーツールはもちろん、適性検査、オンライン面接などのツールとも連携しており、データの連携、業務の自動化を支援しています。
また、採用管理において重要なリアルタイムでの選考者の管理が分かりやすいことや募集要項の作成が簡単なことなどツール自体が使いやすいことも特徴です。
オススメの採用管理システム
現在、オススメできる採用管理システムの情報を調査しております。
採用管理システムは、それぞれのツールによって利用用途や提供機能が異なり、様々な観点を鑑みて皆様にオススメできるサービスを探しておりますので、少々お待ちくださいませ。
採用管理システムを活用し、採用業務の効率化を実現しよう
今回は、採用活動において業務の効率化をする上では欠かせない採用管理システムの導入メリットや導入前の比較検討ポイントなどについて紹介しました。
採用管理システムは、採用業務の効率化はもちろん、採用における作業や確認の漏れを防ぐため、採用活動に欠かせないツールです。
まずはサービス紹介資料をダウンロードいただき、自社で活用できそうか検討してみてはいかがでしょうか。
