1on1ツールの主な機能、比較ポイント、おすすめツールを紹介
1on1を導入したいけれども制度として定着するか不安、1on1の導入を開始したけれども、むしろ不満の声が大きくなっているという企業におすすめなのが1on1ツールの活用です。
1on1に関する業務をツール内で完結でき、1on1実施前のトピック共有、議事録や非公開メモの作成、日程調整後はカレンダーツールに連携など、1on1を効率化、効果的に運用する機能を幅広く提供されています。
今回は、1on1ツールの主な機能や導入前の比較ポイント、おすすめのツールなどについて紹介します。
1on1ツールとは？
1on1ツールとは、1on1に関する業務を効率化したり、1on1をシステム内で完結させられるツールです。
1on1を実施するためには、日程調整、対面もしくはWebでの会議、議事録やネクストアクションの記載といくつかやるべきことがあります。
それらの業務を1つのツール内で完結させられるため、1on1を行う企業では欠かせないツールです。
↓1on1の目的や効果、課題などを紹介した記事はこちら↓
1on1とは？実施目的や効果、よくある課題と対策を紹介
1on1ツールの主な機能
1on1ツールの主な機能としては、下記のようなものがあります。
日程調整
1on1の日程調整をツール内で行えます。
日程のリクエストやリマインダー機能があり、各種カレンダーツールと連携している場合は、自動で予定が反映されます。
議題・テーマ記入
次回以降の1on1に、話したい内容のテーマ・トピックについて事前に記入できます。
メモの記載
1on1実施時もしくは実施後に所感やメモを記載できます。
議事録保存・検索
議事録フォーマットに沿って内容を保存できたり、過去実施した1on1の議事録を検索できます。
フィードバック
上司から部下に対して1on1の内容を補足したり、部下の感想に対してフィードバックを行えます。
アナリティクス
人事担当や経営者が会社全体の中で1on1の実施率や回数、頻度など、実施状況について確認できます。
また、アンケート機能がついている場合は、1on1への満足度も集計され、部署・チームごとに結果が可視化されます。
1on1ツール導入のメリット
1on1ツールを導入するメリットとしては、下記のようなものがあります。
1on1業務の効率化
1on1を実施するには、カレンダーツールで予定を突合して日程を調整し、1on1実施時には会議室の予約やWeb会議ツールのURL発行、1on1実施後には議事録の作成やコメントなど作業を行う場所がバラバラになってしまいます。
1on1の関連業務を1つのツール内で完結でき、業務が効率化されます。
1on1運用の定着
1on1の日程が未調整の場合アラートを出したり、1on1実施前にリマインドを出したりと1on1の運用が定着する機能が搭載されています。
1on1の業務が効率化されることと1on1の運用が定着する仕組みがあることで、1on1の制度が定着しやすくなります。
部下のコンディションやストレス状態の把握
1on1の実施後に毎回部下の様子に対する気付きを入力することで、部下のコンディションやストレス状況の変化を検知しやすくなります。
異常が見受けられた場合も一早く検知できることで、問題が大きくなる前に対応が可能になります。
1on1実施状況・満足度の確認
人事や経営者は、1on1ツールを閲覧することによって、会社全体での1on1の実施率、各チームごとの実施状況と満足度を確認できます。
1on1の実施内容や進め方を変えるべき対象のチームが可視化されたり、実施されていないチームに関しては実施を促すことができます。
1on1ツール導入のデメリット・注意点
1on1ツール導入によるデメリット・注意点としては、下記のようなことが考えられます。
管理するツールが増える
1on1ツールは、1on1を実施することに特化しており、1on1の業務効率化や運用の定着に繋がるツールですが、管理職や従業員にとっては新しく入力・管理すべきツールが増えてしまいます。
情シス担当者としても管理すべきツールが増えてしまうため、可能であればシングルサインオンに対応しており、パスワード管理の工数を軽減するといった観点でツールを選定することもポイントです。
ツール導入の費用対効果を可視化しにくい
1on1ツールは、1on1を実施する企業には欠かせないツールですが、ツール導入によって売上や費用削減にはならず、かつ軽減する業務時間・量も見えにくいため、費用対効果を可視化しにくいツールです。
社内説明に必要な際は、人事(ツール管理者)・管理職・部下それぞれで軽減できる業務内容を洗い出すこと、そして運用が定着することなどを説明することがポイントです。
1on1ツール導入時の比較検討ポイント
1on1ツール導入前に比較検討しておきたいポイントを紹介します。
利用要件と提供機能の合致度
1番重要なのが、1on1ツールに求める利用要件と提供機能の合致度です。
1on1ツールを導入する目的を明確にし、その目的を満たせる機能を提供しているかどうかを確認しましょう。
1on1実施サポート機能の有無
1on1実施前に話したいトピックやテーマの共有、実施前にアラートを出す、1on1をオンラインで実施する前はWeb会議のURLを自動で出す機能などを有しているかで1on1のやりやすさが大きく変わるため、これらの機能があるかは確認しておきたいです。
分析機能の有無
1on1実施状況や満足度の分析機能は、1on1制度の運用を定着・改善するうえで重要な機能です。
会社全体に問題があるのか、特定のチーム・管理者で問題が発生しているのかによって打ち手が変わってくるため、分析機能の有無・内容についても重要なポイントです。
組織変更時の設定の簡易さ
組織は定期的に従業員の異動が発生し、人数が増減したり、管理職が変わることもあります。
そういった組織変更の際のシステムの設定方法も事前に確認しておきたいです。
組織変更は少なくとも年に1回、入退職の多い企業であれば数か月に1回のメンテナンスが必要ですので、使い勝手を確認しておきたいです。
利用料金
1on1ツールを運用するにあたって、多くのサービスが月額課金型の課金形態になっています。
具体的にどの程度の金額がかかるかは他のサービスと比較したいです。
サポート体制
1on1制度を導入する際は、従業員への周知を行い1on1自体に納得をしてもらうことと1on1ツールの活用方法について理解してもらうことが必要です。
1on1制度を導入してから運用が定着するまでの初期サポートや運用開始後のサポート体制・内容についても確認しておきたいです。
主な1on1ツールの特徴や比較ポイント
Wistant
Wistantは、マネージャーによる「マネジメント・アクションの実行」や、1on1・目標管理・フィードバック（評価）の運用と改善をサポートするオールインワンのツールです。
1on1に関しては、事前のトピック共有、議事録・非公開メモの作成、充実度の分析など様々な機能を有しており、1on1や目標管理、マネジメントなどに課題を抱えている企業におすすめのサービスです。
Co:TEAM
Co:TEAMは、バラバラに管理されがちな「目標」「評価」「1on1」「称賛やフィードバック」の情報・データを一元管理し、組織の生産性向上と管理工数削減を同時に実現するツールです。
1on1の内容を標準化させるテンプレート機能や実施状況を可視化するダッシュボード、チャットツールに記入漏れのアラート連携などの機能を提供しています。
TeamUp
TeamUpは、対話とフィードバックを文化にするクラウドの1on1ツールです。
1on1実施前のトピックや内容の共有、1on1の繰り返し予定の設定、1on1の議事録の共有者の設定など1on1を定着させるための機能を幅広く提供しています。
Kakeai
Kakeaiは、本音を引き出し、1on1の属人化を防いで、組織に定着させる1on1ツールです。
1on1の時間を上手く活用できていない、定着できていないといった課題を解決する機能を提供しています。
1on1ツールを活用し、1on1の効率化・運用の定着を実現しよう
今回は、1on1ツールの主な機能や導入前の比較ポイント、おすすめのツールなどについて紹介しました。
1on1ツールは、1on1の準備・実施・記録・分析を行う上で必要不可欠なツールで、1on1の運用の効率化・定着に大きく貢献します。
まずはサービス紹介資料をダウンロードいただき、自社で活用できそうか検討してみてはいかがでしょうか。
