1on1とは？実施目的や効果、よくある課題と対策を紹介

従業員を長い目で育成していきたい、上司が適切にマネジメントできるような環境をつくっていきたいという企業で導入が進んでいるのが1on1です。
多くの企業で導入が進んでいる一方で、適切なステップややり方で実施しなければ部下のストレスや不満が溜まってしまい逆効果になってしまいます。
今回は、1on1の実施目的やメリット、よくある課題やオススメのツールなどについて紹介します。

1on1とは？

1on1とは、部下の成長を促すことを目的に定期的に上司と部下でマンツーマンの打ち合わせを行うことです。
隔週に1回から月に1回ほどのペースで実施することが多く、部下から仕事やキャリアにおける悩みや課題を聞いて解決に導くことで相互の信頼関係を高める他、部下の行動や学習を促進するために行われます。

1on1と人事評価面談の違い

1on1と人事評価面談は、そもそもの目的が異なるため、話のテーマや実施頻度などが異なります。
異なるポイントは、下記です。

1on1の実施目的

1on1を実施する目的としては、下記のようなものがあります。

部下の成長を促進するため

1on1を実施する一番の目的は、1on1を通して部下の仕事や学習の障害を取り除き、成長を促進するためです。
1on1の時間の中で、仕事において困っていることを把握し、必要に応じて業務内容の整理や進め方の相談に乗る他、今後のキャリアを見据えて必要な学習についてアドバイスするといったことを行います。

部下との信頼関係を構築するため

1on1を定期的に実施し、時間を取って2人で対話や相談を重ねることで、徐々に相互理解が進み、信頼関係が構築されていきます。
仕事に対する価値観や姿勢、人柄などの理解が進むため、その後のマネジメントにも活かすことでより仕事を円滑に進められます。

心身の健康状態を定期的に確認するため

週次や1ヶ月に1回などの頻度で打ち合わせを実施することで部下の変化に気付きやすくなったり、対話の中で心身の健康状態について確認することを通して、一早く心身の健康状態の変化や不調に気付け、早期に対処できます。

1on1を導入するメリット

1on1を導入することによって、下記のようなメリットがあります。

会社の生産性が向上する

1on1を通して、仕事を進める上での問題が適宜解決されることによって、従業員の仕事の生産性が向上します。
また、1on1で聞いた情報を元に、部署やチーム全体の仕事が効率的に進むようリソースや仕事の流れなどを調整することによって、チームや組織全体の生産性の向上が期待できます。

現場の状況について理解が深まる

1on1を定期的に実施し、仕事に対する悩みや上手くいっていることを何度も聞くことによって、現場がいまどういう状態でどういった問題を抱えているのかを知ることができます。
複数人からその問題に対する捉え方や原因などを詳しく聞くことで、より良い改善策を実行することができ、よりチーム・組織が良い方向に進みます。

従業員の定着に繋がる

1on1を定期的に実施し、部下に合わせたマネジメントを実施して、仕事で成果を出してもらう、成長を実感してもらう、親身に話を聞いてもらえることなどで、仕事を続けたいという気持ちになることが期待できます。
また、従業員の抱える悩みに対して解消できるよう努めることで、会社を離職する要因が解消され、会社と従業員双方にとって不幸な離職を減らすことにも繋がります。

心身の不調を早期に対処できる

定期的に1on1を実施し、従業員の不安や不満を聞いたり、これまでとの様子の違いに気付き、休みを取得してもらったり、問題の原因を解消することにより、問題が大きくなる前に早期に対処できます。
部下自身が気付いていないことでも他人から見れば深刻な問題となっている可能性もあるため、1on1で会話内容や様子を専用のツールや管理シートなどに記入して保存しておくことも重要です。

1on1の実施・運用のステップ

1on1を導入・運用する際は、順を追って進めていく必要があります。
1onを導入し、運用に定着するまでの　STEPについて紹介します。

1.1on1導入目的を社内に周知する

1on1を導入する前に、従業員全員もしくは対象者全員に1on1を導入する目的や導入することの会社・従業員へのメリットについて共有しましょう。
目的やメリットについて理解してもらえることでその後の1on1への効果や運用の定着度が異なります。

2.1on1の運用方法を策定する

1on1を実施する前に、1on1の実施頻度や時間、時間の使い方などついてルールを定めます。
いきなり1on1で話をしてくださいとならないように、具体的な内容・進め方まで決めて共有することが必要です。

3.1on1を実施し、記録する

導入目的や運用方法が従業員に周知できたら、実際に1on1を実施開始します。
この際に注意すべきことは、1on1の内容を専用のツール等に記録することです。
1on1の話の中で部下が課題に感じていることや成長を促すために宿題として課したこと、その時の様子などを記録として残し、ただやりっぱなしにならず、振り返れるような運用を行うことが重要です。

4.継続的に実施する

1on1を1度や数度実施して終わりにならないように、継続します。
継続的に実施することで、上司と部下の信頼関係が築かれ、徐々にマネジメントや従業員の仕事にも活かされていきます。
会社の人事制度として機能するように、1on1導入後も運用の見直し・改善を行い、より良い時間、制度になるよう運用していきます。

1on1の運用でよくある課題

1on1を実施、運用する中でよくある課題について紹介します。

目的が分からずに実施している

上司・部下ともに目的が分からないまま形だけ実施しているケースです。
目的が明確でなければ、部下の成長にも相互の理解にも繋がりませんので、上司だけでなく対象者全員に実施目的について理解してもらうことが必要です。

話すネタがない

1on1を導入してしばらく運用をしていると、話すネタが無く、実施自体を止めてしまうケースもあります。
このケースも1on1の目的が理解されていないことや実施頻度が多すぎること、上司がファシリテートできていないことなどが原因として考えられます。

上司が一方的に話をしてしまう

1on1で上司が一方的に話をしてしまうことも問題です。
1on1は、部下の成長を促進する場であり、そのためには部下の状態について傾聴することが必要です。
また、一方的に話すのではなく内省のきっかけとなるような言葉をかけるなど、一方的に話をしないよう注意しましょう。

上司が忙しくてリスケやスキップする

1on1を運用する中でやってはいけないのが、1on1のリスケジュールや実施を見送ることです。
別の要件や急用であれば仕方ないですが、そうでなければ決められた日程で実施しましょう。
リスケジュールやスキップが常態化すると、部下にとっては自分を大事にしてくれていない、向き合ってくれないと感じ、逆効果になってしまいます。
どうしてもリスケジュールやスキップする場合は、その理由も合わせて伝え、それが常態化しないように注意しましょう。

効果的な1on1にするためのポイント

1on1をより効果的にするためのポイントについて紹介します。

事前に準備を行う

1on1を実施するにあたり、事前に話したい内容について整理しておきましょう。
新しい仕事の様子や今の仕事で困っていること、新しく取り組んでいる施策についてや今後やりたいと思っていることなど目的に沿って予め聞きたいことを準備しておきます。

話しやすい雰囲気を作る

1on1は部下の成長を促進するための時間であるため、部下が話しやすい雰囲気を作ることが重要です。
内容を口外しないことを約束し、威圧感を与えたり、パソコン作業をしながら話を聞くといったことが無いようにしましょう。

記録を残し振り返る

1on1は話した内容で重要なことや気付いたことをメモにして残しておき、必要に応じて見返して、成長を実感してもらえるよう話をしたり、話のネタにするなどで活用をしましょう。
その時の様子をメモに残しておくことで、様子や状態の変化に気付きやすくなります。

次回の実施日時を最後に決める

1on1の実施日時を毎回メールやチャットで調整することは大変です。
固定の曜日や時間に設定するもしくは、1on1の最後に次回の実施日時を決めてから終了するようにしましょう。

1on1専用ツールとは？

1on1を実施・運用する際に合わせて活用したいのが1on1専用のツールです。
1on1を実施する中で、ミーティング前、ミーティング中、ミーティング後にそれぞれ必要な機能を有しており、1on1に関する業務を効率化したり、効果を最大化するために導入されています。

1on1専用ツールの主な機能

1on1専用ツールの主な機能を紹介します。

• 日程調整機能：カレンダーへの入力、日時のリクエスト、リマインダーなど
• トピック・アンケート：事前に話したいテーマやトピックについて記録
• 内容の記録：1on1で話したことのメモ、記録保存
• 議事録保存：過去の1on1の記録を遡って閲覧
• フィードバック：上司から実施内容や次回のトピックに関してコメント
• アナリティクス・分析：実施状況や満足度の調査

1on1専用ツールを活用するメリット

1on1を会社で導入するにあたり、専用のツールを活用するメリットとしては、下記のようなものがあります。

1on1関連業務の効率化

1on1の日程調整や準備、議事録の作成など1on1はやるべきタスクがいくつかあります。
それをメールやチャットで調整したり、指定のフォルダに文章を格納したりと少し手間がかかりますが、専用のツールを活用することで1on1に関する業務は全てその中で完結できます。

1on1の定着

1on1専用のツールがあることによって、業務の負荷が下がり実施をしやすくなること、日程を入れる必要があるため実施し忘れるということがないことなど、ツールを主体にすることで1on1の実施が定着します。

部下の変化やコンディションの把握

1on1にその時々の部下の様子やコンディションを記録しておくことで、一早く変化に気付いたり、遡って状態を確認できます。
変化に早く気付くことで早期のサポートや対処を行えるため、過去のデータをすぐ振り返られることは非常に重要です。

1on1の進行状況や満足度を確認できる

人事や経営者は、1on1専用ツールを閲覧するだけで、各部・各チームでの1on1の実施状況を確認できます。
1on1の実施ができていない管理者に関しては早めに注意を行い、内容や進め方を変えなければいけない管理者に指導を行うなど、会社としてより良い運用を目指すことに活用できます。

↓1on1ツールの比較ポイントや主なツールを紹介した記事はこちら↓
1on1ツールの主な機能、比較ポイント、おすすめツールを紹介

オススメの1on1専用ツール

Kakeai

Kakeaiは、本音を引き出し、1on1の属人化を防いで、組織に定着させる1on1ツールです。
1on1の時間を上手く活用できていない、定着できていないといった課題を解決する機能を提供しています。

Kaikeaiのサービス詳細情報はこちら

1on1専用ツールを活用し、1on1の効果を最大化しよう

今回は、1on1の実施目的やメリット、よくある課題やオススメのツールなどについて紹介しました。
1on1専用ツールは、1on1関連業務の効率化や効果最大化に欠かせないツールです。
まずはサービス紹介資料をダウンロードいただき、自社で活用できそうか検討してみてはいかがでしょうか。