Web社内報ツールの主な機能や種類、オススメを紹介
従業員に会社の情報や組織の情報を伝える上でリアルタイムかつ効率的に行えるのがWeb社内報です。
経営者のメッセージや従業員へのインタビュー、社内イベントのレポートなど、社風の醸成や必要な情報発信など幅広い用途で活用されます。
Web社内報ツールは、紙の社内報と比較しても運用や記事の閲覧など非常に使い勝手が多く、これまで紙の社内報で運用していた企業もWebの社内報に移行しています。
今回は、Web社内報ツールの主な機能や3つの種類、オススメのツールについて紹介します。
Web社内報ツールとは？
Web社内報ツールとは、PCやスマートフォンで閲覧できる社内報ツールのことです。
社内報の制作もPCやスマートフォンで行い、従業員もPCやスマートフォンからいつでもどこでも情報を確認できます。
紙の社内報では、作成や編集、修正などの工数が大きくなってしまい、なおかつ印刷・配布するにも費用やコストがかかってしまいます。
さらにコメントを残したりリアクションできるといった双方向のコミュニケーションが行えることも特徴です。
↓Web社内報の利用メリットや比較検討ポイントを紹介した記事はこちら↓
Web社内報とは？機能や利用メリット、比較検討ポイントを紹介
Web社内報ツールの主な機能
Web社内報ツールの主な機能としては、下記のようなものがあります。
Web社内報の投稿
Web社内報の記事の作成や修正、公開・非公開対応などを行えます。
Web社内報であるため、画像だけでなく動画などを掲載でき、レイアウトの調整なども自由に行えます。
コンテンツのカテゴリ付与
社内報の記事を読みやすくするためにタグやカテゴリを付与します。
例えば、「社長メッセージ」「イベント」「インタビュー」といった感じです。
カテゴライズすることで、過去の社内報の記事を閲覧したい際に検索しやすく、欲しい情報が手に入りやすくなります。
マルチデバイス対応（PC、スマートフォン）
Web社内報ツールですので、PCやスマートフォンで制作、従業員の記事閲覧を行えます。
アプリケーションの場合は、定期的に更新作業が必要になったりしますが、Webブラウザの場合は、自動的に情報が更新されていくため、更新作業の必要はありません。
ログイン認証やIPアドレス制限
従業員が社内報の記事を閲覧する際のセキュリティ対策の機能です。
社内報は、従業員の顔や写真、社内の重要な情報を掲載しているため、社外からのアクセスは遮断したいという企業向けの機能です。
ログイン認証を設けたり、閲覧できるIPを限定することで、社外からアクセスできないようにします。
閲覧者・閲覧割合などのアナリティクス
社内報記事の閲覧者や部署・職種別などでの閲覧状況を可視化した分析機能です。
社内報は、従業員に情報を届けるものですので、より多くの従業員に読んでもらうためにも誰に読まれていて、誰に読まれていないのかは記事を作成する際に非常に参考になります。
いいね、コメント機能
社内報の記事にいいねなどのリアクションを付けたり、感想や疑問などをコメントできる機能です。
記事にリアクションがあった方が、作成者の励みになります。
また、一方的なコミュニケーションにならず双方向でコミュニケーションを取れるようになる重要な機能です。
ユーザー側に未読一覧の表示
従業員がWeb社内報にアクセスした際に未読の記事を一覧化する機能です。
忙しくてなかなか社内報を閲覧できない従業員でも、未読記事が一覧化されることで、読みたい記事を優先的に閲覧できるようになります。
より多くの方に多くの情報を届けるために重要な機能です。
アンケートの配信
Web社内報ツールから簡易的なアンケートを送付し、分析する機能です。
記事の感想や今後発信して欲しい情報を収集することで使用する企業も多いですが、従業員のコンディションチェックなどに活用する企業もいます。
Web社内報ツールを活用するメリット
Web社内報ツールを活用することによって、下記のようなメリットが考えられます。
社内報記事の作成や編集、配布の効率化
Web社内報ツールを活用することによって、PCやスマートフォンから記事の作成・編集が行えるため、紙のように原稿を紙にまとめなおしたり、修正箇所を周知する文章を配布する手間もなくなります。
また、紙の社内報のように印刷や各人に配布する作業も、Web社内報ツールであれば必要なくなるため、社内報の作成から従業員に届くまでのあらゆる業務が効率化されます。
社内報記事の閲覧率向上
従業員は、社内報記事を自身のPCやスマートフォンからいつでもどこでもアクセスできるため、記事の閲覧のしやすさは格段に上昇します。
また、社内報の新着記事がアップされたことを社内チャットや社内SNSなどで告知することで、さらにアクセスしやすくなり、記事の閲覧者の増加を期待できます。
閲覧データを元にした改善活動の実施
社内報の閲覧データを元に、閲覧数や閲覧している従業員、特に読まれやすい記事の傾向などが全てデータで可視化されます。
より多くの従業員に情報を届けるにあたって、どういう情報を発信していくべきなのかのPDCAを回しながら運営を行えます。
Web社内報ツールの種類
Web社内報ツールは、搭載している機能や設計から大きく3つの種類に分けられます。
1.Web社内報機能特化型
Web社内報を運営するために特化した機能を有するツールです。
社内報の制作から分析まで、Web社内報に必要な機能を網羅しています。
一方で、Web社内報以外の用途では活用しにくいツールとなっています。
2.社内ポータル型
社内ポータルとは、会社の規約やマニュアルなども含めて従業員に必要な情報を掲載・保存するツールのことです。
Web社内報の用途以外にも規約、マニュアル、通達などの情報を掲載します。
Web社内報専用ではなく、会社からのお知らせを行う情報掲載・蓄積のツールです。
3.Web情報共有型
Web情報共有型とは、Web社内報以外にも日報の作成、社内のノウハウの蓄積など、各人が情報の作成・共有が行えるツールのことです。
Web社内報特化ツールは、基本的に情報を発信する人は限定されますが、Web情報共有型であれば、各人が情報を作成し、共有を行えます。
Web社内報ツール導入時の比較検討ポイント
Web社内報ツールを導入する際は、下記のポイントを元に比較検討を進めるのがオススメです。
- 従業員の使いやすさ：利用デバイス、ITリテラシー、年齢層など
- 利用目的に合った機能：利用要件に合った必要な機能、使いやすさなど
- 分析機能の有無：人ごと、グループごと、記事ごとの分析ができるか
- セキュリティ対策：IPアドレス制限やログイン認証など
- 利用コスト：利用人数、利用するプランなど
- システムベンダーのサポート：初期設定や運用時の問い合わせ窓口など
主なWeb社内報ツール5選
主なWeb社内報ツールを5つ紹介します。
ourly
ourlyは、社内報の入稿・管理・分析を直観的に行えることが特徴のWeb社内報ツールです。
独自のCMSを活用しており、ブログを執筆するようなイメージで社内報を執筆できます。
また、記事の閲覧率や読了率、リアクション率など独自の分析画面で記事事、記事のジャンルごとの分析を行えます。
ザ社内報
ザ社内報は、誰でも簡単に社内報の作成ができる使いやすさといいねやコメントなどの双方向でコミュニケーションが取れるWeb社内報ツールです。
その会社独自のデザインテンプレートを活用でき、分析機能、新着記事通知機能、セキュリティ機能など必要な機能が揃っています。
SOLANOWA
SOLANOWAは、80万人以上のユーザーが活用するシェアNo.1のWeb社内報ツールです。
非常に低コストにも関わらず、社内報制作の承認フローの設定、編集権限管理など複数人で社内報を運営していくために必要な機能を有しています。
社内報に必要な機能はもちろん、セキュリティや監視も非常にしっかりと対策しています。
社内報アプリ
社内報アプリは、Web社内報や社内の各種資料、問い合わせ窓口など従業員に必要な情報を掲載できる社内ポータル型のWeb社内報ツールです。
部署や役職別に記事などの情報の出し分けを行えたり、未読記事を一覧で表示させたりと社内の情報共有がこのツールで行えるように設計されています。
TUNAG
TUNAGは、エンゲージメント向上において重要な社内チャット、サンクスカード、社内アンケートなど幅広い機能を有するWeb情報共有・社内ポータル型のツールです。
TUNAGの機能の1つにタイムラインの機能があり、ここで社内報のように情報の発信を行えます。
社内報だけで利用するには、機能が多すぎますが、様々な人事系のツールを1つに統合して運用したい企業に合うツールです。
Web社内報ツールを活用し、社内報運営を効率的かつ効果的に行おう
今回は、Web社内報ツールの主な機能や3つの種類、オススメのツールなどについて紹介しました。
Web社内報のツールはいくつかの種類があり、利用用途や求める要件によっても利用すべきツールが異なります。
自社に合ったWeb社内報ツールを活用し、会社の情報共有や社内コミュニケーションの活性化に繋げてください。
まずはサービス紹介資料をダウンロードいただき、自社で活用できそうか検討してみてはいかがでしょうか。
