人事評価とは？目的や評価方法、ツール活用のメリットを紹介
人事評価は、対象期間における従業員の頑張りを評価し、その後の査定や昇格、異動などの人事に活用する非常に重要な取り組みです。
人事評価は、運用次第で従業員にメリットを与える一方で、デメリットが大きくなってしまう可能性もあり、正しい運用を行うことが重要です。
今回は、人事評価の目的や評価方法、ツール活用のメリットなどについて紹介します。
人事評価とは？
人事評価とは、対象の期間における従業員の仕事の成果や実績、仕事への取り組み姿勢や周囲への影響などを基準に従って評価することです。
人事評価の結果を元に、給与額や昇進・降格、人員配置などが定められます。
多くの企業では、1年度の期間を対象に人事評価を行い、その期間内にフィードバック面談や1on1等を定期的に実施することで目標達成を支援する運用を行っています。
人事評価は、従業員の処遇の決定や人材育成・開発、組織づくりに密接に関わり、従業員のモチベーション向上・低下にも影響する非常に重要な取り組みです。
人事評価の目的
人事評価を行う目的としては、主に下記の4つがあります。
人事評価を公平性の担保
人事評価では、予め目標や評価基準を明示した上で、最後に評価を行います。
そのため、何をどの程度達成すれば評価されるのかが明確であるため、不満を持ちにくくなります。
人事評価が適切に行われないと、従業員間で不公平感が生まれ、モチベーションの低下やパフォーマンスの低下などが起きてしまう可能性があります。
従業員に期待する役割や行動の明確化
人事評価の目標設定の際に、何をどの程度やれば評価するのかが明示されます。
ということは、従業員自身も自分が何をすれば評価されるのかが具体的ですので、具体的にどういった行動を行い、成果を残せば良いのかが明確になります。
この目標が明確でないと、自分は頑張っているけれども評価されないといった状況が生まれてしまい、従業員と会社双方にとって良くない結果になってしまいます。
従業員の成長の促進
人事評価の評価基準にて、従業員に求める内容とより評価する際の基準を明確にしております。
従業員もより自分が成長したり、信頼されるためには、何を行うべきかが明確なため、成長したい人が成長しやすい環境になります。
適切な人員配置
人事評価を元に、従業員の強みや弱み、その人の適性が分かるため、その情報を元に人員配置に活用できます。
人事評価は、従業員の昇進や降格、社内異動など、様々な人員配置において重要な参考情報となり、その他上司からの評価や上司・チームとの相性、従業員のキャリアなどを鑑みて、人員配置が決定されます。
人事評価の評価対象
人事評価を実施する際、評価対象としては、下記の4種類があります。
業績評価
業績評価は、設定された目標に対する実績の達成度で評価するものです。
多くの企業でこの業績評価が採用されており、具体的に達成率が数字で可視化されるため、評価を行いやすいことが特徴です。
能力評価
能力評価は、職務遂行において発揮した能力や対象期間中に新たに習得した能力や知識を評価します。
具体的には、目標設定の際に、技術力・判断力・リーダーシップ力などの評価項目にレベルを設定してその設定したレベルに達成したかどうかやどの程度のレベルなのかを評価する方法、新しく習得した資格や試験の点数などを評価します。
情意評価・行動評価
情意評価・行動評価は、目標を達成するための意欲や姿勢、目標達成までのプロセスの達成度などを評価します。
業績評価で成果を評価するとともに、目標達成に向けた取り組みや姿勢などのプロセスを評価する目的で行われます。
具体的には、勤務態度・積極性・協調性・責任感などが評価対象となります。
人事評価の5原則
高原暢恭氏による書籍「人事評価の教科書―悩みを抱えるすべての評価者のために」にて紹介されている「人事評価の5原則」について紹介します。
【人事評価の5原則】
公正な評価：目的に沿って評価制度を設計・運営すること
評価基準の明確化：評価の対象や尺度を予め明らかにすること
評価基準の理解：評価基準を評価者・被評価者、関係者に理解してもらうこと
評価基準の遵守：正しい評価基準・評価方法で評価を行うこと
評価責任の自覚：評価者は、評価が従業員の成長に影響することを理解すること
上記の評価5原則が守られて初めて、評価制度は期待されるメリット・効果を享受できます。
人事評価制度を導入するメリット
人事評価制度を導入するメリットとしては、下記のようなものがあります。
従業員のモチベーションが向上する
人事評価で公平かつ正しく評価が行われることによって、自分が頑張って成果を残した分、評価されることに繋がります。
頑張って成果を残した人が正しく評価される仕組みがあることによって、より目標達成に向けて頑張ろうという心理が働き、モチベーションの向上が期待できます。
従業員の生産性が向上する
従業員の仕事へのモチベーションが向上し、主体的な取り組みが増えることで、高い成果が出たり、良いパフォーマンスが残せる可能性が高まります。
1人の従業員が頑張ることでその良い影響が周りにも伝播し、周囲へのモチベーション・生産性の向上にも繋がります。
評価への不満を軽減できる
評価対象や基準が明確に定められて運用されることにより、従業員自身での評価と実際の評価にギャップが生じにくく、評価に対して不満が生じることを軽減できます。
人事評価を正しく運用するためには、評価基準や対象を明確にすることの他、評価者によって評価がブレないように評価を正しくつけてもらうためのトレーニングや教育も必要です。
従業員の能力やスキルを把握できる
過去の人事評価の結果より、従業員の能力やスキルへの評価やコメントのデータが溜まっていきます。
どういったことに適性があるのか、様々な能力の中でも何に秀でているのかを確認でき、その内容を人員配置や育成などに活用できます。
人事評価の評価手法
人事評価は目的によって、評価方法が異なります。
代表的な4つの評価方法について紹介します。
目標管理評価
目標管理制度（MBO）とは、従業員自身に目標を設定してもらい、達成するために進捗を自分自身で管理する制度のことです。
アメリカの経営学者、ピーター・ドラッカーが提唱した人材マネジメントの概念です。
360度評価
360度評価とは、自分の上長だけが評価を行うのではなく、上司・同僚・部下など仕事上で関わりが多いメンバーを対象に評価を行ってもらう評価手法です。
多面的に評価を行い、上司だけの評価よりもいつも一緒に仕事をする人からの評価を合わせることによって、公平性を担保できます。
コンピテンシー評価
コンピテンシー評価とは、良い成果を上げている従業員に共通する行動特性をコンピテンシーとして定め、その行動特性を基準として評価を行います。
コンピテンシーに定められた行動をより実行した方が良いパフォーマンスを出せるであろうということで、より成果を出してもらうための行動を増やすために導入されます。
バリュー評価
バリュー評価は、業績や結果ではなく、企業方針に沿った行動に対して評価を行います。
バリューは、企業の行動規範であるため、企業の方針に沿った行動を従業員に促す目的で導入されています。
人事評価制度の運用を開始する際の流れ
人事評価制度の運用を開始する際の開始までの一連の流れについて紹介します。
人事評価制度の目的を決める
まずは人事評価制度の目的を策定します。
新しい人事評価制度を導入することによって、どういった組織にしたいのか、具体的にどういう結果や行動を望むのかを定めます。
評価方法を決める
続いて、人事評価制度に期待する効果やメリットを最大化するために適切な評価手法を決めます。
企業によっては、業績評価と合わせてバリューのバリューやコンピテンシーの体現度を評価するなど複数の評価手法を組み合わせて導入している企業もあります。
評価項目や基準を定める
評価に期待することや評価方法が決まったあとは、評価する成果や行動等の内容とその評価基準について定めます。
評価項目は、従業員が期中に特に注力して取り組むことですので、会社や組織で目指すことから鑑みて評価対象を決定するとともに、期待する水準や難易度などを元に評価基準を決定します。
人事評価のデータを査定や育成、配置などに活用する方法を決める
人事評価後に、人事評価のデータを査定や賞与額の決定、昇進・降格にどう結びつけるのかも事前に考えておきます。
従業員も良い評価が得られた際は、その後の良い査定や昇進などを期待するものです。
従業員の育成方針や組織作りにおける考え方と密接に関わっていますので、きちんと設計することが重要です。
従業員に人事評価の目的や内容、運用方法について伝える
人事制度の内容や運用方法が決まった後は、評価対象期間に入る前に従業員に対して、新しい人事評価制度の目的や内容、運用方法について周知します。
従業員は評価に対して非常に興味を強く持つ内容だと思われますので、事前に従業員の疑問や不満を解消した上でスタートを切れるよう、説明を行います。
人事評価を実施し、改善する
従業員に新しい人事制度について共有した後は、実際に人事評価制度を実行してみて、適宜振り返りを行い、発生した問題を解消したり、より良い運用ができるよう改善を重ねていきます。
人事評価でよくある従業員の不満
人事評価制度を運用する中で従業員からのよくある不満について紹介します。
- 評価の基準が不明確
- 人事評価が給与や賞与と紐づいていない
- 評価する人によって、評価のバラつきがある
- 自己評価と上司からの評価にギャップがある
- 評価に対する説明が無く、理由が分からない
- 結果のみを評価され、プロセスを評価してもらえない
- 期初に設定される目標に対して納得感がない
- 相対評価を行われ、絶対評価を行ってくれない
人事評価における人事の課題
人事評価を行う上で、従業員に不満がある一方で人事も課題を感じることが多々あります。
人事が抱える人事評価の課題を紹介します。
評価者の性格やスキルによって、評価にバラつきが生じる
従業員側の不満でも紹介しましたが、評価者によって人事評価にバラつきが出てしまうのは、人事側でも困るポイントです。
例えば、特定の部署ではほとんどのメンバーが一番良い評価の一方で、他の部署ではほとんどのメンバーが良くない評価を付けられている場合、悪い評価ばかりつけられている組織では不満が溜まってしまいます。
できる限り、評価基準を揃えるために、基準を具体的にしたり、評価の理由のコメントを記入してもらうなどといった対策を行う必要があります。
リモートワークに対応できていない
新型コロナウイルスの感染拡大防止などを目的にリモートワークを導入した企業も多いかと思いますが、リモートワークでは従業員の勤務態度が見えなかったり、コミュニケーションを取れなかったりとこれまでの評価を行うのは難易度が高いです。
急にリモートワークを導入したばかりに、まだ人事評価の改修を行えていないというのもよくある人事の課題です。
人事評価が形骸化している
もう何年も何十年も同じ手法で人事評価を行っており、形骸化しているものの、優先順位が低いまま人事制度を見直せていないというのもよくある課題です。
目標自体も過去から横引きされていて、人材育成について考慮されていなかったり、本来は業績以外も評価に盛り込みたいけれども変えられていないといった悩みは、どこかで時間を取って取り組むことが必要です。
人事評価の業務負担が大きい
人事評価は、目標設定や評価自体はそこまで業務負担は大きくないですが、1人ずつ専用のシートを作成して配布したり、評価後にシートを回収して、マスタのデータに入力を行ったりと、データの配布や集約にかなりの時間を要します。
従業員の数が多いほど、大変ですので、十数人を越えたタイミングから人事評価ツールを活用して、業務を効率化することがオススメです。
人事評価ツールとは？
人事評価ツールとは、評価シートの作成や管理職・従業員への配布、評価データの集約、分析などを効率的かつ効果的に行うツールです。
人事評価に関する業務を1つのツールで集約でき、人事・管理職・従業員それぞれに業務を効率化できるような機能を有しています。
人事評価は従業員が増えるほど、シートの配布や回収、データの取り込みなどが非常に大変ですが、人事評価ツールを活用することによってそういった作業も不要になるため、十数人以上とある程度の従業員規模の企業で導入が進んでいます。
人事評価ツールの主な機能
人事評価ツールの主な機能としては、下記のようなものがあります。
- 評価テンプレート：評価シートのテンプレート
- 評価シートの配布/回収：従業員宛に入力用のURL送付、完了後自動的に回収
- 評価内容のデータ分析：全体の評価の分布や平均・中央値、部署ごとの比較
- 評価データの蓄積：人に紐づいて過去の評価データを保存
- 目標や進捗の管理：従業員ごとの目標の達成度を可視化
- エクセルやCSVへのエクスポート：データを出力
上記のように、人事評価に関連した業務は全てツール上で行うことができ、データ収集後の分析や重みづけ、部署ごとの調整などを行えるツールもあります。
ツールによっては、人事関連ツールと連携しているものもあり、評価データを自動的に1つのツールに集約するような設計を行うことも可能です。
人事評価ツールを活用するメリット
人事評価ツールを活用するメリットとしては、下記のようなものがあります。
人事評価に関する業務の効率化
人事評価ツールを活用することによって、評価シートの送付や回収、データの入力などの業務が大幅に軽減されます。
その他、人事評価が提出されていない人にリマインドを送付したり、結果を自動集計するなど、人事の業務の負担が大幅に軽くなります。
公平な人事評価による従業員満足度の向上
人事評価ツール内で人事評価を行う際は、ツール内に取り込まれたテンプレートをベースに人事評価を行います。
そのため、人事評価で本来入力すべき内容が網羅されたフォーマットとなるため、評価の理由の記載や評価の偏りの調整などとこれまで行われなかったことが行われるため、結果的に公平な人事評価となり、従業員満足度の向上に繋がります。
人事情報を一元管理可能
人事評価ツールに従業員情報を入力することで、人事情報を人事評価ツールで管理することも可能ですし、タレントマネジメントツールを別に導入している場合は、そのツールに評価のデータを連携することで、タレントマネジメントツールで他の人事情報も一元管理を行えます。
これまでのように複数のツールからデータをエクスポートして、データを取りまとめる手間が省け、考察や計画などの業務に時間を充てられます。
↓人事評価システムの機能や比較ポイント、主なツールを紹介した記事はこちら↓
人事評価システムの主な機能や比較ポイント、おすすめツールを紹介
オススメの人事評価ツール
ヒョーカクラウド
ヒョーカクラウドは、これまでExcelや紙で行っていた人事評価をクラウド化することで情報の分析・集計を容易に行える人事評価システムです。
シンプルな設計で使いやすいことや安価で利用できることが特徴です。
人事評価ツールを活用し、人事評価業務を大幅に効率化しよう
今回は、人事評価の目的や評価方法、ツール活用のメリットなどについて紹介しました。
人事評価ツールは、人事評価の業務を大幅に効率化するツールです。
人事評価のシート配布や収集、データの取り込みなどに苦労されていませんか。
まずはサービス紹介資料をダウンロードいただき、自社で活用できそうか検討してみてはいかがでしょうか。
