Web社内報とは？機能や利用メリット、比較検討ポイントを紹介
会社のミッションやビジョンをより浸透させたい、会社の情報の共有をよりスピーディーかつ効率的に行いたい場合に活用したいのがWeb社内報です。
社内報自体は古くから取り組まれていますが、より効率的な運用のためやコロナウイルスの感染対策をきっかけにWeb社内報の導入が進んでいます。
今回は、Web社内報の利用目的やメリット、主な機能や導入前の比較検討ポイントについて紹介します。
Web社内報とは？
Web社内報とは、従業員や従業員の家族向けに経営方針や社内行事の案内、従業員の紹介などをWebを通して共有するものです。
元々社内報は、紙で運用されることが多かったですが、Web化することで印刷代の削減やよりスピーディーな情報伝達、作業の効率化などの様々なメリットがあるため、Webやアプリで運用する企業が増えています。
Webを通じて配信を行うため、スマホ・パソコンからでも確認できたり、従業員の閲覧人数や閲覧率が表示されるため、コンテンツの改善も行いやすくなります。
↓Web社内報ツールの機能や種類などを紹介した記事はこちら↓
Web社内報ツールの主な機能や種類、オススメツールを紹介
Web社内報の活用目的
Web社内報を活用する目的としては、下記のようなものがあります。
ミッション・ビジョン・経営理念の浸透
Web社内報を通じて、会社が大事にしていることや経営理念に絡めたコンテンツを提供し続けることによって、徐々に会社が大事にしているミッション・ビジョン・経営理念が浸透していきます。
普段の業務ではなかなか経営理念などに立ち返る機会は少ないため、Web社内報で定期的に配信することでミッション・ビジョン・経営理念に立ち返る良い機会になります。
帰属意識の醸成
社内の経営理念の他にも、従業員や社内行事、各部のトピックなどにスポットを当てたコンテンツを配信することによって、他の従業員と会話するきっかけになったり、社内のより多くの情報を知れることによって、会社に対する帰属意識が高まることが期待できます。
社内コミュニケーションの活性化
Web社内報で配信したコンテンツは、他の従業員の人と業務内容以外の内容を会話するきっかけになります。
オフィス周辺のランチ情報や社食の情報、社内行事の案内や新しく入った方の紹介など、多くの企業では様々なジャンルのコンテンツを工夫しながら作成しています。
普段は仕事に関する話ばかりでも社内報に掲載されたコンテンツをきっかけに会話することで他の従業員の仕事以外の趣味嗜好や考えを知れたり、普段あまり話さない人とも会話できたりと社内コミュニケーションの活性化に繋がります。
社内報の紙・Webの活用状況
社内報ナビが258社を対象に実施した『社内報白書2020 臨時号』によると、社内報を発行している媒体としては、下記の割合となっています。
- 紙とWebの両方併用：43.4%
- 紙の社内報のみ：35.7%
- Webの社内報のみ：17.4%
- その他：3.5%
コロナ前後（2019年11月→2020年8月）の変化を見ると、紙のみで社内報を発行している企業の割合は、51.5%から35.7%とコロナウイルスの感染拡大をきっかけにWeb化する企業が増えていることが分かります。
Web社内報ツールの主な機能
Web社内報ツールの主な機能としては、下記のようなものがあります。
- Web社内報の投稿
- コンテンツのカテゴリ付与
- マルチデバイス対応（PC、スマートフォン）
- ログイン認証やIPアドレス制限
- 閲覧者・閲覧割合などのアナリティクス
- いいね、コメント機能
- ユーザー側に未読一覧の表示
- アンケートの配信
社内報の投稿や閲覧、分析などに関する一通りの機能や大手企業の利用を想定して、ログイン認証やシングルサインオン、IPアドレス制限などセキュリティ関連の機能、社内報に関連する業務の機能などを提供していることが多いです。
Web社内報を活用するメリット
Web社内報を活用することによって期待できるメリットは、4つあります。
社内報コンテンツの作成・修正の簡易化
執筆者が複数いて紙の発行を行っている場合は、原稿の進捗度合の確認や原稿の収集と貼り付け、レイアウトの調整など、社内報のコンテンツ作成以外にも、情報を取りまとめたり、デザインを調整しないといけないなどと多くの工数が発生します。
Web社内報で専用のツールを活用すると、執筆者の原稿の進捗をツール上で確認できる、記事もシステムからアップするだけで紙面のようなレイアウト調整が必要なくなる、修正もすぐに行えるなどと社内報作成・修正が非常に簡易化・効率化されます。
社内報配布の負担減
紙の社内報の場合は、印刷して各人の手元に届ける必要があります。
印刷自体にも時間がかかる他、それを各部・チームごとに枚数を分けて、それをそれぞれの場所に届けるといった業務が発生する一方、Web社内報の場合はパソコンやスマートフォンからアクセスするだけなので、配布の工数が0になります。
社内報の閲覧のしやすさ向上
Web社内報は、パソコンやスマートフォンなどから閲覧できます。
IP制限などがかかっていない場合は、オフィス外からでもアクセスでき、時間や場所を問わず、いつも仕事で活用する機器で閲覧できます。
紙の場合は、紙自体を持っている必要がある他、内容によっては公共の場所で見ることを躊躇われるため、閲覧のしやすさは格段に上がります。
利用データ取得による、改善活動が促進
Web社内報やアプリの社内報であれば、コンテンツごとの閲覧率や従業員それぞれの利用率、ログインの有無などがデータで取得できます。
コンテンツの閲覧率を見て、良く見られる傾向にある記事を増やしたり、ログイン率の低い部署のインタビュー記事を出してまずは閲覧してもらったりとデータを元により効果が最大化されるよう改善活動を行えます。
Web社内報活用におけるデメリット
Web社内報活用によって、考えられるデメリットとしては、2つあります。
システム利用料が発生する
Web社内報の専用のツールを活用するには、利用料が発生します。
多くのツールが「利用する従業員数×数百円」ほどの金額感です。
利用期間はシステム利用料が発生するので、注意が必要です。
初回利用時にログインの手間が発生する
Web社内報の初回利用時は、アカウント発行後にパスワードの設定やログインの必要が発生します。
また、アプリ版の社内報の場合は、アプリのインストールが必要であるため、初回のログイン時に従業員に手間が発生します。
ただ2回目以降は、パスワードの自動保存などの機能を使ってもらえば手間はかかりませんので、初回のみ手間がかかってしまいます。
Web社内報システム・アプリ導入時の比較検討ポイント
Web社内報ツールを導入するにあたって、比較検討しておきたいポイントについて紹介します。
従業員にとっての使いやすさ
Web社内報ツールの運用が長く続くかどうかは、従業員にとって使いやすいかどうかが一番大きく影響します。
従業員が見づらい・使いづらいものであれば、閲覧する回数や閲覧時間もどんどん減っていき、見られない社内報になってしまいます。
従業員の目線で使いやすいかや見づらくないかを確認することは非常に重要です。
利用目的に合った機能
社内報の記事にリアクションやコメントを付けたり、未読の記事が一覧化されるなど、各社のツールによって提供している機能は異なります。
自社の活用目的や運用イメージを元に、欲しい機能が揃っているかを事前に確認しましょう。
分析機能の有無
Web社内報を活用するにあたって必ずほしいのが分析機能です。
利用率や閲覧数などのデータを取得できれば、より多くの従業員に見てもらえるために改善活動を行うために何をすべきかの優先順位が立てられます。
長く続けていくためには運用を改善し続けることが必要なので、分析機能の有無は確認することがオススメです。
セキュリティ対策
自社のオフィスのアクセスからのみアクセスできるようにしたい、従業員のGoogleアカウントログイン状態からのみアクセスさせたいなどと、コンテンツの情報が外部に漏れないよう、セキュリティ対策を実施しているシステムは様々あります。
セキュリティ対策にもいくつか種類がありますので、自社の運用に合わせた対策を取ることがオススメです。
利用コスト
Web社内報のツールを利用するには、費用が発生します。
また、管理者がシステム利用の管理や分析などの業務コストも発生するため、費用や工数もどの程度発生するか確認しておきましょう。
サポート体制
Web社内報システムの利用時に活用方法や機能に関して不明な箇所が出てきた際に、すぐ確認できるサポート窓口やヘルプページが用意されているかは重要です。
システムの使い方が分からず、お問い合わせしても全然返信が来ないといったシステムもありますので、サポートの体制も確認しておくべきポイントです。
↓Web社内報ツールの主な機能や種類、オススメのツールを紹介した記事はこちら↓
Web社内報ツールの主な機能や種類、オススメを紹介
主なWeb社内報システム・アプリ
主なWeb社内報システム・アプリを2つ紹介します。
ourly
ourlyは、社内報の入稿・管理・分析を直観的に行えることが特徴のWeb社内報ツールです。
独自のCMSを活用しており、ブログを執筆するようなイメージで社内報を執筆できます。
また、記事の閲覧率や読了率、リアクション率など独自の分析画面で記事事、記事のジャンルごとの分析を行えます。
社内報アプリ
社内報アプリは、Web社内報や社内の各種資料、問い合わせ窓口など従業員に必要な情報を掲載できる社内ポータル型のWeb社内報ツールです。
部署や役職別に記事などの情報の出し分けを行えたり、未読記事を一覧で表示させたりと社内の情報共有がこのツールで行えるように設計されています。
Web社内報サービスを活用し、情報共有や社内コミュニケーションを強化しよう
今回は、Web社内報の利用目的やメリット、主な機能や導入前の比較検討ポイントなどについて紹介しました。
Web社内報は、社内報作成の業務を大幅に効率化し、印刷等のコストカットを実現できます。
自社に合ったWeb社内報を活用し、会社の情報共有や社内コミュニケーションの活性化に繋げてください。
まずはサービス紹介資料をダウンロードいただき、自社で活用できそうか検討してみてはいかがでしょうか。
