オフィス移転業者のサービス内容や比較ポイント、オススメ業者を紹介
オフィス移転は非常に時間も労力もかかるとともに、内装のプランニングや書類の作成など専門性の高い業務も非常に多いです。
理想のオフィス移転を実現するためには、オフィス移転専門業者の活用がオススメです。
今回は、オフィス移転業者のサービス内容や業者比較の際のポイント、オススメ業者を紹介します。
オフィス移転とは？
オフィス移転とは、従業員数の増加による拡張移転や契約している物件の期限切れに伴う移転、リモートワーク導入に伴う縮小移転など、会社の戦略や働き方、契約、コストなどの面から別のオフィスに移転することです。
オフィス移転は、物件探しから引っ越しに至るまで非常に時間がかかるため、半年〜数年前から計画を立てて進めていきます。
オフィス移転は企業でもなかなかない重要な機会なので、働き方や組織の課題、企業イメージなどからデザインやレイアウトを策定し、空間・内装にこだわった移転が増えています。
↓オフィス移転の流れやスケジュール、チェックリストを紹介した記事はこちら↓
オフィス移転とは？目的や流れ、チェックリスト、オススメ業者を紹介
オフィス移転とオフィス引っ越しの違い
オフィス移転とオフィスの引っ越しは、やるべきことが非常に異なります。
オフィス移転は、新しいオフィスに求める要件の整理から物件の選定、内装工事、旧オフィスの復旧など、オフィスの引っ越し先探しの整理の部分から引っ越した後の作業の一連の作業を含みます。
一方、オフィスの引っ越しは、旧オフィスから新オフィスに荷物や什器などを移すことを指し、荷物や人の移動に範囲が限定されます。
そのため、オフィス移転に伴い、引っ越し以外の業務を業者に依頼する際は、オフィス移転の業者に依頼する必要があります。
オフィス移転を業者に依頼するメリット
オフィス移転を専門の業者に依頼すべき理由としては、下記のようなものがあります。
オフィス移転業務をスケジュール通りに進められる
オフィス移転に関連する業務は非常に多岐に渡るにも関わらず、兼務している場合はオフィス移転業務が後回しになってしまい、後から急いで対応しなければならないということも少なくありません。
特にオフィス移転の時期が決まっていたり、移転前のオフィスの解約予告期日などが決まっている場合は、特にスケジュールに余裕を持ちつつ、業務を進めていくことが求められます。
オフィス移転業務のみを専任でやっている場合はそこまで必要性は高くないかもしれませんが、兼務で進めている場合は、業者の利用を強くオススメします。
オフィス移転に関連した業務を軽減できる
オフィス移転に関連して、物件探しや契約、内装のプランニング、業者とのやりとり、書類の作成、社内共有など非常に沢山の業務があります。
また、オフィス移転は頻繁に行われるものでもなく、社内にノウハウが無いことが大半ですので、業務を円滑に進め、自分が他のやるべきことを行う時間も確保できます。
目的やイメージに沿ったオフィスを作れる
新しい移転先のオフィスの空間や内装のレイアウトの条件やイメージがある場合は、設計や施工実績がある業者に依頼することで失敗するリスクを軽減できます。
オフィス移転業者によっては、自社施工物件のオフィスツアーなどを行っていることもあるので、イメージをより具現化した上で、新オフィスのプランニングを行えます。
オフィス移転業者の種類と対応内容
オフィス移転関連の業者の種類とそのサービス内容について紹介します。
不動産業者
不動産業者は、新しいオフィスの希望条件を元に移転先のオフィスの提案や仲介を行います。
オフィス移転は、理想の物件を探し契約するまでに多くの時間を有することが多く、ある程度オフィスに求める条件を決めた上で探すことが時間短縮のポイントです。
オフィスの内装工事業者
新オフィスの内装工事や移転前のオフィスの原状復帰を専門とする業者です。
一般的には、デザインのレイアウト作成に力を持っているというよりも定められたレイアウトに沿って工事を進めることが専門の業者が多いです。
オフィスのインフラ業者
オフィスの水道や電気、空調、ネットなどのインフラ周りを工事する業者です。
コンセントが足りない、空調を使っても暑いところと寒いところが出てしまうといった問題は少なくないので、重要な部分の1つです。
オフィスの家具、什器メーカー、レンタル業者
オフィスの机や椅子、棚などの家具や什器のメーカーやレンタルを貸し出す業者です。
元々使っていた机や椅子をそのまま使うということであればそこまで必要性はありませんが、新しいオフィスでデザインを揃えたり、オフィス移転を機に一新する場合は、メーカーやレンタル業者を活用しましょう。
オフィスの引っ越し業者
引っ越し業者は、旧オフィスから新オフィスへ書類棚や机、椅子などの物の移動のみを行う業者です。
引っ越しが短時間かつスムーズに進むように引っ越し日が決まったら早めに手配することがオススメです。
総合オフィス移転サポート業者
総合オフィス移転サポート業者は、上記の物件探しや内装レイアウトの策定、オフィス家具の準備、引っ越しなどを総合的に支援する業者です。
オフィス移転業者といえば、この総合サポート業者を指すことが多く、各業者によってサポート対象の内容やどの領域に強みがあるのかは異なります。
オフィス移転を行う際は、この総合的にサポートしてくれる業者に依頼することで、工数を軽減しつつ、しっかりとスケジュールを立てて移転業務を進められます。
オフィス移転の業者選定前の準備事項
オフィス移転の業者選定の前にやっておくべきこととして、下記のようなものがあります。
オフィス移転の目的や移転先の要件を整理する
オフィス移転をする目的や理由を明確にするとともに、移転先に求めることを整理しておきましょう。
移転先の立地や予算感、広さなどをある程度整理しておくことで、その後の物件探しや内装レイアウトの作成がスムーズに進みやすくなります。
移転日や新オフィスの契約日などのスケジュールをイメージする
オフィス移転を予定する日程やそこから逆算したおおまかなスケジュールをイメージしておくことで、業者と打ち合わせをする際にもどれくらいのスピード感で進めていけばよいのかの認識を揃えやすくなります。
特に、オフィスの移転予定日や旧オフィスの解約申出期限日、新オフィス契約完了予定日などの日程が決まっていれば、スケジュールをイメージしやすくなります。
業者に依頼する業務内容や予算感をイメージする
オフィス移転関連の膨大な業務の中から何を業者に依頼するのか想定しておきましょう。
上述の通り、新オフィスの選定や内装レイアウトのプランニング、内装工事、引っ越しなどオフィス移転に関連する業務は幅広くありますので、依頼したい内容と予算感を想定しておくと、業者選定を行いやすくなります。
オフィス移転業者の選び方・比較ポイント
オフィス移転業者を選ぶ際の比較ポイントとしては、下記の内容があります。
- サービス対象範囲
- サービス対応時期・期間
- サポート体制、内容
- 費用
- サービスへの強みやノウハウ
- 過去実績
- 過去利用企業の口コミや評判
- 移転後のサポート
特にサービスの対象範囲や時期、費用に関しては必ず必須の要件で、その次に過去実績やサポート体制、評判などのなかから優先順位を定めて選定することがオススメです。
オフィス移転業者を選ぶ際の注意点
オフィス移転業者を選定する際には下記のポイントに注意してください。
スケジュールに余裕を持ってオフィス移転業者に依頼を済ませる
オフィス移転業者に業務をお願いしようと思っても、直前であれば案件を受けてもらえない可能性があります。
また、オフィス移転は12月末と3月末の移転完了を予定した依頼が多く、10〜12月や1〜3月に案件が集中する傾向にあります。
そういった繁忙期ですと案件を受けてもらえなかったり、料金が割高になる可能性がありますので、スケジュールに余裕を持って依頼することがおすすめです。
発注前に見積書や契約書とお願いしたい内容が合っているかを確認する
オフィス移転に関わらず、外部の業者の方に業務を依頼する場合は、発注内容と想定していた依頼内容に差異が生じる可能性があります。
後から契約書や見積書を見返すと漏れていた内容が発生して、自分で対応することになったり、追加で費用が発生することになります。
発注をする前に、見積書や契約書を見て、お願いしたい内容がきちんと記載されているのかをよく確認されてください。
主なオフィス移転支援業者5選
株式会社ヒトカラメディア
株式会社ヒトカラメディアは、オフィス移転の仲介から内装プランニング、工事と幅広くオフィス移転を支援する企業です。
オフィス移転の支援業者の中でもプランニング専門や内装工事専門などと分かれていることもありますが、非tからメディア社では、計画から内装までを全て依頼できるので、計画時のイメージと施工後が違うということを防いだり、コミュニケーションコストが増えるといったことを防げます。
また、内装プランニングの際は従業員にもアイディア出しをしてもらうなどのワークショップの運営にも長けており、一度依頼した企業のリピートが多いことが特徴です。
コクヨマーケティング株式会社
コクヨマーケティング株式会社は、オフィス移転・改装・レイアウトの課題を解決する企業です。
オフィス家具を手掛けるコクヨは、グループ全体で年間25,000件以上の納入実績があり、オフィスのデザインだけでなく、機能面や運用面を見据えたオフィス移転の支援を行えます。
数多くの実績から独自データを多数保有しており、自社に合わせたオフィス構築ができること、そしてオフィス移転後も運用の改善をサポートすることが特徴です。
株式会社フロンティアコンサルティング
株式会社フロンティアコンサルティングは、オフィスの移転、新設、リニューアルのタイミングで企業ブランドや自社の働き方などからオフィスの要件や環境の条件を整理し、物件の選定から内装の図面作成、建築工事における関係者への連携などを支援しています。
ワークプレイス構築だけでなく、ビル資産価値の再構築、サードプレイス構築などにも対応しています。
株式会社ウチダシステムズ
株式会社ウチダシステムズは、民間企業や自治体などに対し、オフィス移転・リニューアルの設計、デザイン、内装工事等のプロジェクト支援を行う企業です。
オフィスづくりの目的に合わせて、生産性向上やオフィスのICT化、セキュリティ対策、コスト削減など様々な観点で提案できることが強みです。
他にも、教育施設や福祉施設の空間設計や環境構築なども対応しています。
オフィスコム株式会社
オフィスコム株式会社は、オフィスレイアウトの変更やオフィス移転の支援を行う企業です。
レイアウトの変更でも、パーテーションを施工したり電気・照明工事を行ったりと、オフィスに関する小さい変更から移転などの大きな動きにも対応できることが特徴です。
また、ビジネスフォン、コピー機、セキュリティ対策機器などオフィス関係の什器や機器も豊富に取り扱っています。
オフィスに関する様々な悩みを幅広く解決できる企業です。
特にオススメのオフィス移転業者
画像引用元：株式会社ヒトカラメディア コーポレートサイト
オススメのオフィス移転業者は、『ヒトカラメディア』です。
オフィス移転の仲介から内装プランニング、工事と幅広くオフィス移転をサポートするとともに会社の組織課題に合わせたオフィスレイアウトを提案することが特徴です。
新しいオフィスのレイアウトを考える前にオフィス移転を機にチームビルディングのワークショップを開催したり、コンペ設計を実施したりとその会社が実現したいオフィス環境をプランニングできることが強みで、ベンチャー企業の初めての移転から大手企業の大規模移転プロジェクトなど多数の実績があります。
サービスへの満足度の高さやリピート率の高さから自信を持ってオススメできます。
オフィス移転の専門の業者を活用して理想のオフィス移転を実現しよう
今回は、オフィス移転業者のサービス内容や業者比較の際のポイント、オススメ業者などについて紹介しました。
オフィス移転業務は、非常に時間も労力もかかる仕事ですので、専門の業者の力やノウハウを借りて進めることが成功の鍵です。
オフィス移転を考え始めた段階でまず専門の業者に相談することをオススメします。
まずは資料をダウンロードして、サービス内容を確認してみてはいかがでしょうか。
