安否確認ツールの導入や運用においてよくある質問と回答
安否確認ツールの導入前や運用時においてよくある疑問や質問とそれに対する回答を紹介します。
安否確認に関するよくある質問
会社は安否確認の仕組みを作ることは必須？
安否確認とは、災害や緊急事態が発生した際に、従業員の安否や状況を確認する業務のことです。
企業に安否確認を義務付ける法律はありませんが、従業員を守るという社会的な責務や従業員が安全かつ健康に働けるように配慮する安全配慮義務（労働契約法）から、安否確認をきちんと仕組み化する企業が多いです。
具体的な安否確認の内容や仕組みは？
安否確認の具体的な方法としては、専用の安否確認システムを導入するか、電話やメールでの連絡、社内チャットツールを使っての連絡などがあります。
従業員本人や従業員の家族の状態、サポートの必要の有無、出社可否、出社予定日などについて情報を集めます。
安否確認システムは、災害が発生した際に自動で社員宛に安否確認のメールや連絡が届く仕組みになっているため、仮に管理者が電話やメールで連絡できない時でも、安否情報を集約できることから、導入が広がっています。
多くの企業では安否確認はどのような方法で実施している？
SheepDogが運営する、ITツール比較サイト･STRATE(ストラテ)が2022年10月に発表した「安否確認に関するアンケート」の結果によると、全国の30歳～59歳の経営者・役員男女300人の回答の内、安否確認に関する仕組みやルールが既にあると回答した方は、36%でした。
また、東京商工会議所が2024年8月に公表した「会員企業の災害・リスク対策に関するアンケート」によると、従業員への安否確認手段としては、下記の順に多いという結果になっていました。
- メールやSNS：52.5%
- 有料の安否確認システム：34.4%
- 無料の安否確認ツール：15.4%
- 特に用意していない：13.0%
- その他：3.2%
安否確認ツールに関するよくある質問
安否確認ツールの主な機能は？
安否確認ツールの主な機能は下記の通りです。
- メール一斉配信
- 未返信者リマインド配信
- グループ設定・配信
- 質問の設定
- 災害情報取得
- 掲示板機能
- データ自動集計
安否確認ツールを活用するメリットは？
安否確認ツールを活用するメリットとしては、下記の内容があります。
- 管理業務の負担軽減：災害時や緊急時の管理者の負担を軽減する
- 迅速な情報収集：専用のシステムですぐにメールを配信し、データを自動収集できる
- 確実性の高い連絡手段の確保：従業員への連絡の到達率が高い方法で連絡ができる
- 社員や家族の安心・安全の担保：会社が安全を考慮してくれているという安心感を持てる
- コンプライアンスの強化：プライベートの電話番号やメールアドレスを会社には知られずに利用できる
安否確認ツールは誰が運用するのが良い？
安否確認ツールは、従業員に一斉に連絡を行ったり、従業員情報の追加・削除などを行う必要がありますので、人事や総務が運用を担当することが多いです。
運用担当を1人に限定するよりも、複数人で管理者権限を持っておくと、いざという時にメインの担当者以外も対応できるので、何名か運用担当を設けると良いです。
安否確認ツールの導入時に確認すべきポイントは？
安否確認ツールを導入する際は、下記の点が確認すべきポイントです。
- 利用用途：緊急時のみ利用するのか、普段も利用するのか
- 自動配信機能の有無：緊急時に自動で連絡を送る仕組みがあるか
- 連絡手段：連絡が到達できる確率を上げるために、複数の連絡手段を利用できるか
- 質問のカスタマイズ性：家族の安否確認やそれ以外の確認事項など自由に変更できるか
- 管理者の負担：従業員の追加・削除、データの集計等の負担がどうか
- 多言語対応：従業員に外国籍の人がいる場合に、日本語以外でも連絡ができるか
- 利用コスト：月々の利用料や初期費用がいくらか
安否確認ツールの導入に関するよくある質問
主な安否確認ツールは？
・安否確認サービス2
安否確認サービス2は、トヨクモ株式会社が提供する安否確認ツールです。
メール、アプリ、LINE（オプション）で従業員に連絡を行うことができ、データの自動集計などにも対応しています。
多くの人事労務ツールと連携しているため、従業員の登録や削除を行う工数が減らせるのも大きなポイントです。
・セコム安否確認サービス
セコム安否確認サービスは、セコム社が提供する安否確認ツールです。
24時間365日体制のオペレーションで管理者をサポートする仕組みができており、BCP（事業継続計画）のためのサポートも充実しています。
契約社数は約9,000社、利用者は約835万人と、多くの企業に導入されているツールです。
・エマージェンシーコール
エマージェンシーコールは、インフォコム社が提供する安否確認ツールです。
災害や緊急時の「従業員の安否確認」「指示事項の通知・確認」をスマートフォンアプリ、電話の音声、メール、LINE、FAXなど様々な方法で実施します。
ひとり10個まで連絡先を登録可能で、回答がないユーザへは最大99回まで繰り返し連絡を行うため、高い回答率を実現できます。
安否確認ツールはそれぞれどのような違いがある？
安否確認ツールはそれぞれ、機能・カスタマイズ性・連携ツール・料金・サポートが異なります。
一番重要なのは、自社が必要とする機能があるかどうかですが、意外と見落としがちなのが連携ツールです。
従業員の追加や削除は、組織規模が多くなれば毎月かなりの数の作業が発生しますが、人事労務ツールと連機させることで、その追加と削除の業務をやらずに済むので、従業員数が多い企業はその点も考慮に入れることがおすすめです。
安否確認ツールの価格帯はどれくらい？
安否確認ツールは、利用する機能や従業員数にもよりますが、機能が少なくライトに使えるものであれば月額5,000円程から、高くても数万円で利用できるツールが多いです。
安い分、機能が少ない可能性がありますので、その点はご注意ください。
無料で利用できる安否確認ツールはある？
無料プランや無料トライアルが利用できる安否確認ツールを紹介します。
- 安否確認サービス2：無料トライアル（30日間）
- セコム安否確認サービス：無料トライアル（30日間）
- エマージェンシーコール：無料トライアル（30日間）
- 安否コール：無料トライアル（1ヶ月）
- e-安否：20名まで無料
- あんしん連絡網 You-OK：20名まで無料
安否確認ツールを活用し、緊急時に対応できる仕組みを作りましょう
今回は、安否確認ツールの導入前や運用時においてよくある疑問や質問とそれに対する回答について紹介しました。
安否確認が行える仕組みを構築することで、災害時や緊急時に従業員と連絡が取りやすくなり、状況の把握も容易になります。
安否確認ツールは、それぞれのツールによって提供機能や連携できるツールが異なりますので、自社に合うツールを選定し、活用ください。
まずはサービス紹介資料をダウンロードいただき、自社で活用できそうか検討してみてはいかがでしょうか。
