Web社内報ツールの導入や運用においてよくある質問と回答
Web社内報ツールの導入前や運用時においてよくある疑問や質問とそれに対する回答を紹介します。
社内報に関するよくある質問
社内報を発行する目的は？
社内報は、従業員や従業員の家族向けに経営方針や社内行事の案内、従業員の紹介などをWebを通して共有するものです。
社内報を発行する目的は、下記の3つがあります。
- ミッション・ビジョン・経営理念の浸透
- 帰属意識の醸成
- 社内コミュニケーションの活性化
社内報のコンテンツを読んでもらい、会社や経営者の考えを理解してもらうこと、従業員同士の相互理解を深めること、会話のきっかけにしてもらうことなどをきっかけに上記の目的達成を実現します。
社内報に掲載する内容は？
社内報に掲載する内容例としては、「経営方針の発表」「ミッション・ビジョンや企業理念に関する情報」「研修・セミナー、行事の案内」「従業員紹介」「福利厚生紹介」「各部からのトピックや案内」「新入社員紹介」「その他社員向けのお知らせ」など多岐に渡ります。
社内報は紙とWebの運用はどちらが良い？
社内報ナビが277社を対象に実施した『社内報白書2023』によると、社内報を発行している媒体としては、下記の割合となっています。（複数選択）
- 紙：167社（60.3%）
- Web：167社（60.3%）
- PDF：101社（36.4%）
- スマホ・アプリ：52社（18.8%）
- 動画：42社（15.1%）
- その他：7社（2.5%）
社内報白書2020では、紙の発行社が80%ほどでしたので、徐々に紙の発行は止めて、WebやPDF、アプリなどでの運用に切り替える企業が増えています。
紙の社内報は形として残るメリットがある一方、印刷や配布にコストが発生します。
Webの社内報は、閲覧者はいつでもどこでも情報を遡って閲覧でき、編集者も記事の作成や編集、修正がいつでも行え、閲覧データを元に企画の作成ができる一方、社員の家族には情報公開が難しい（アクセス制限等のため）というデメリットもあります。
コストや運用面ではWebの方が良いため、形として残したい、社員の家族にも届けたいなどが紙の社内報を続ける理由になっています。
Web社内報ツールに関するよくある質問
Web社内報ツールの主な機能は？
Web社内報ツールの主な機能としては、下記のようなものがあります。
- Web社内報の投稿
- コンテンツのカテゴリ付与
- マルチデバイス対応（PC、スマートフォン）
- ログイン認証やIPアドレス制限
- 閲覧者・閲覧割合などのアナリティクス
- いいね、コメント機能
- ユーザー側に未読一覧の表示
- アンケートの配信
【関連記事】：Web社内報とは？機能や利用メリット、比較検討ポイントを紹介
Web社内報ツールを活用するメリットは？
Web社内報ツールを活用するメリットとしては、
- 社内報コンテンツの作成・修正の簡易化
- 社内報配布の負担減
- 社内報の閲覧のしやすさ向上
- 利用データ取得による、改善活動が促進
上記のように、従業員にとっても運用する人にとっても双方にメリットがあります。
紙の社内報は、印刷や配布コストが大きいことと、情報漏洩に繋がる可能性もあるため、コストや情報管理を行うことが必要です。
【関連記事】：Web社内報ツールの主な機能や種類、オススメを紹介
Web社内報ツールは誰が運用するのが良い？
Web社内報ツールは、管理者は人事や総務もしくは経営企画などの部署が適していますが、社内報のコンテンツ作成は、可能であれば現場の社員を巻き込んだ方がよいです。
コンテンツ作成をする部署の人が偏ってしまうと、企画も偏った内容しか出にくく、できれば、それぞれの部署から幅広く選出することが理想です。
運用が上手くいっている企業では、任期を1年などと期間を決めて、社内横断型プロジェクトという進め方が多いです。
Web社内報ツールの導入時に確認すべきポイントは？
Web社内報ツールを導入する際は、下記のポイントを元に比較検討を進めるのがオススメです。
- 従業員の使いやすさ：利用デバイス、ITリテラシー、年齢層など
- 利用目的に合った機能：利用要件に合った必要な機能、使いやすさなど
- 分析機能の有無：人ごと、グループごと、記事ごとの分析ができるか
- セキュリティ対策：IPアドレス制限やログイン認証など
- 利用コスト：利用人数、利用するプランなど
- システムベンダーのサポート：初期設定や運用時の問い合わせ窓口など
Web社内報ツールの導入に関するよくある質問
主なWeb社内報ツールは？
・ourly
ourlyは、社内報の入稿・管理・分析を直観的に行えることが特徴のWeb社内報ツールです。
独自のCMSを活用しており、ブログを執筆するようなイメージで社内報を執筆できます。
また、記事の閲覧率や読了率、リアクション率など独自の分析画面で記事事、記事のジャンルごとの分析を行えます。
・ザ社内報
ザ社内報は、誰でも簡単に社内報の作成ができる使いやすさといいねやコメントなどの双方向でコミュニケーションが取れるWeb社内報ツールです。
その会社独自のデザインテンプレートを活用でき、分析機能、新着記事通知機能、セキュリティ機能など必要な機能が揃っています。
・SOLANOWA
SOLANOWAは、80万人以上のユーザーが活用するシェアNo.1のWeb社内報ツールです。
非常に低コストにも関わらず、社内報制作の承認フローの設定、編集権限管理など複数人で社内報を運営していくために必要な機能を有しています。
社内報に必要な機能はもちろん、セキュリティや監視も非常にしっかりと対策しています。
Web社内報ツールはそれぞれどのような違いがある？
Web社内報ツールのそれぞれに大きな違いはありません。
機能に関しては、記事のテンプレート機能の有無やセキュリティ関連機能の有無など、社内報の運用に関する機能差異はそこまで大きくありません。
そのため、Web社内報ツールを導入する際は、「価格」「サポート」「使いやすさ」を特に比較した上で、導入される傾向にあります。
Web社内報ツールの価格帯はどれくらい？
Web社内報の料金形態の多くは、初期費用＋月額費用で構成されます。
初期費用は、十万円程～百数十万円、月額費用は従業員数の従量課金で1人あたり数百円が一般的です。
従業員100人の企業では、月額3万円～10万円台くらいに納まることが多いです。
無料で利用できるWeb社内報ツールはある？
無料プランや無料トライアルが利用できるWeb社内報ツールを紹介します。
- ourly：無料トライアル（期間不明）
- ザ社内報：無料デモ（期間不明）
- Knowledge：無料利用可能 ※ITスキル・知識が必要
- THANKS GIFT：無料トライアル（期間不明）
- TUNAG：無料デモ（期間不明）
- NotePM：無料トライアル（期間不明）
- TSUTAERU：無料トライアル（期間不明）
Web社内報ツールを活用し、社内報運営を効率的かつ効果的に行いましょう
今回は、Web社内報ツールの導入前や運用時においてよくある疑問や質問とそれに対する回答を紹介しました。
Web社内報のツールはいくつかの種類があり、利用用途や求める要件によっても利用すべきツールが異なります。
自社に合ったWeb社内報ツールを活用し、会社の情報共有や社内コミュニケーションの活性化に繋げてください。
まずはサービス紹介資料をダウンロードいただき、自社で活用できそうか検討してみてはいかがでしょうか。
