社内コミュニケーションツールの導入や運用でよくある質問と回答
社内コミュニケーションツールの導入前や運用時においてよくある疑問や質問とそれに対する回答を紹介します。
社内コミュニケーションに関するよくある質問
主な社内でのコミュニケーション手段は？
社内で双方向のコミュニケーションを取る手段としては、「対面」「電話」「内線」「メール」「ビジネスチャット」「社内SNS」「Web会議」が一般的です。
一斉に情報を伝える手段としては、「社内イントラ」「社内掲示板」「社内報」などが活用されます。
クラウドツールの登場により、社内コミュニケーションを取る手段も多様化しています。
社内コミュニケーションが活性化するメリットは？
社内コミュニケーションが活性化するメリットとしては、下記のようなものがあります。
- 情報の通達、共有のコスト低下、情報量の増加による業務効率化
- 積極的な情報開示・共有に伴う、社内のナレッジの蓄積
- 人間関係に関する問題が減ることによる社内エンゲージメント向上
- 心理的安全性の向上に伴う、アイディアや発言の増加
社内コミュニケーションが不足するデメリットは？
社内コミュニケーションが不足するデメリットとしては、下記のようなものがあります。
- ミスやトラブルが発生しやすくなる
- 同じ失敗を何度も繰り返す
- 職場の人間関係が悪化する
- 業務の質や生産性が低下する
- 顧客からの信頼が低下し、売上が下落する
社内コミュニケーションを活性化させる方法とは？
社内コミュニケーションを活性化させるためには、「コミュニケーションの重要さを認識してもらうこと」「従業員の相互理解を深めること」「社内コミュニケーションを取るインフラとルールを整えること」の3点が重要です。
どれか1つでも欠けるとなかなかコミュニケーションは活性化しません。
ツールだけ導入してもコミュニケーションが活性化する訳ではありませんので、意識改革や従業員同士の関係を深めることも同時に進める必要があります。
社内コミュニケーションツールの導入や運用に関するよくある質問
社内コミュニケーションツールの主な機能は？
社内コミュニケーションツールの主な機能を紹介します。
- グループチャット機能：社内のチームや部署など、複数名とチャットができる専用の部屋の機能
- DM機能：従業員個々人同士でメッセージをやりとりする機能
- 音声通話機能：個人と個人、グループ間で音声によるやりとりをする機能（社内コミュニケーションツールよって機能の有無は異なる）
- Web会議機能：Webカメラを通じて、それぞれの顔を写したり、資料を画面共有しながら会議を行う機能
- ファイル管理機能：業務で活用する画像や動画、マニュアルやレポートなど各種資料を管理する機能
- お気に入り・ブックマーク機能：チャットでのやりとりで後で見返したい情報を残す機能
- タスク管理機能：自分や他人のタスクの完了・未完了、進捗状況を管理する機能
【関連記事】：社内コミュニケーションツールとは？機能、効果、比較点まとめ
社内コミュニケーションツールの種類は？
社内コミュニケーションツールは分類すると、下記の5種類に分けられます。
- ビジネスチャット
- Web会議ツール
- Web掲示板・社内SNS
- グループウェア
- 仮想オフィス
社内コミュニケーションツールを活用するメリットは？
社内コミュニケーションツールを活用するメリットとしては、下記のようなものがあります。
- 業務遂行のスピードが上がる
- コミュニケーションの取りやすさが改善
- 情報共有が楽になる
- 対面での会議時間の減少
- やりとりのログを残せる
社内コミュニケーションツール導入時に確認すべきポイントは？
社内コミュニケーションツールを導入する際は、下記の8つのポイントを確認してください。
- 使用要件を満たす機能の有無
- マルチデバイスへの対応
- 従業員にとっての使いやすさ
- 自社の組織文化との適合性
- 関連ツールとの連携
- セキュリティ対策
- 導入・運用サポート
- 費用・コスト
社内コミュニケーションツールに関するよくある質問
主な社内コミュニケーションツールは？
・THANKS GIFT
THANKS GIFT（サンクスギフト）は、従業員同士で感謝や称賛を伝え合うサンクスカードのサービスです。
機能は、サンクスカードだけでなく、社内掲示板、社内チャット、景品交換機能、アンケートなど組織作りにおいて必要な機能が揃っています。
社内チャットで、グループ間で会話したり1対1でのやりとりも可能で、社内掲示板を活用すると全従業員に情報を発信することが可能なため、目的によって使い分けができます。
・TUNAG
TUNAG（ツナグ）は、エンゲージメント向上を支援する様々な機能を有するオールインワンのサービスです。
サンクスカードや社内報、SNS、社内チャットなどの他のサービスも提供しているサービスの他、組織図、ワークフロー、タスク管理などの従業員も管理者にも喜ばれる機能を提供しています。
社内チャット、社内SNS、社内報などの機能を活用し、社内コミュニケーションを取れます。
・Zoom
Zoomは、Zoomは、ビデオ通話に使用されるWeb会議ツールです。
使いやすさ、オーディオやビデオの機能、わかりやすいカスタマイズ設定など、世界で最も人気のあるツールの一つです。
ビデオ会議機能やウェビナーを実施でき、その中で資料の共有、録画、チャットの活用もできるため、1対1だけでなく複数人や1対Nでのコミュニケーションにも適しています。
・LINE WORKS
LINE WORKSは、チャット機能はもちろん、メール、カレンダー、ファイル管理など、グループウェア機能も使えるビジネス版のLINEです。
タスク管理や社内メンバーと共有できるカレンダー機能を有しており、スマートフォンさえあれば、業務に関する情報共有やコミュニケーションが行え、従業員にも運用時の負担が少ないことが特徴のビジネスチャットツールです。
・NotePM
NotePM（ノートピーエム）は、社内マニュアル、会議の議事録、日報など社内のあらゆる情報・データを管理できる社内wikiツールです。
NotePMを活用することによって、Web社内報としても活用でき、従業員誰でも文字や画像、動画を活用しながら情報の発信・共有、コメントを残せます。
テキストでは伝わりづらい内容も画像や動画を通して分かりやすく情報を伝えられます。
社内コミュニケーションツールはそれぞれどのような違いがある？
社内コミュニケーションツールは「利用目的」「機能の範囲」「連携ツール」「価格」などが異なります。
社内コミュニケーションツールはかなり範囲が広く、利用目的によってビジネスチャット、社内掲示板、社内wikiなど使用すべきツールが異なります。
まずは何を行いたいのかを明確にし、それができるツールの中で機能差や自社ツールとの連携可否、価格を確認することがおすすめです。
社内コミュニケーションツールの価格帯はどれくらい？
社内コミュニケーションツールの種類にもよりますが、初期費用無料〜数十万円ほど、月額費用が1人あたり数百円～千円台というツールが大半です。
そのため、従業員100名ほどであれば月額数万〜十数万円が多いです。
利用プランや人数、オプションなどによって異なりますので、正確な料金はツールベンダーにお問い合わせください。
無料で利用できる社内コミュニケーションツールはある？
無料プランや無料トライアルが利用できる社内コミュニケーションツールを紹介します。
- THANKS GIFT：無料デモ可能（期間不明）
- TUNAG：無料デモ可能（期間不明）
- LINE WORKS：無料プラン有
- WowTalk：無料トライアル可能（2週間）
- Chatwork：無料プラン有
- Slack：無料プラン有
- NotePM：無料トライアル可能（30日間）
- oVice：無料プラン有
自社に合った社内コミュニケーションツールを導入し、生産性向上やチーム力向上を実現しましょう
今回は、社内コミュニケーションツールの導入前や運用時においてよくある疑問や質問とそれに対する回答を紹介しました。
自社に合った社内コミュニケーションツールを活用することによって、生産性や業務を進めるスピードが大きく変化します。
ぜひ、社内コミュニケーションに課題がある企業は、自社に合うツールを選定し、上手く活用してください。
