人事異動とは？目的や種類、実施の流れ、メリット・注意点まとめ
ある程度規模が大きな会社であれば、事業継続性を上げることや組織の活性化、不正リスクの低減のために人事異動を行うことは欠かせません。
組織状態や今いる従業員のパフォーマンスを最大化させるために、人員配置を最適化させ、従業員と企業双方の成長を加速させましょう。
今回は、人事異動の目的や種類、人事異動実施の流れ、メリット・注意点などを紹介します。
人事異動とは？
人事異動とは、企業が人事権を行使することで従業員の配置や地位、勤務状態等を変更することです。
従業員の部署や業務内容、場合によっては勤務地などを変更することにより、組織に活性化をもたらす効果や業務へのマンネリ防止、不正防止などを目的に実施されます。
人事異動は、組織へのメリットが期待できる一方で、従業員の離職や企業へのデメリットが発生するリスクもあるため、慎重に進めることが求められます。
人事異動の目的
人事異動を行うことの目的を紹介します。
適材適所の人員配置を行うため
人事異動によって、その人が持つ知識やスキル、特性などを活用することによって、より良いパフォーマンスを期待することが人事異動の目的の1つです。
経営戦略や事業戦略を達成するために、組織内で人員配置の最適化を行うことで、より高いパフォーマンスを発揮することが期待できます。
また、これまでの部署では活躍できなかった従業員も役割や環境が変わることによって、活躍できるようになることも考えられ、そういった効果を期待した人員配置もあります。
人材育成のため
従業員に将来的に任せたい役割を担ってもらうにあたり、必要な経験を積んで欲しい、特定の分野や領域を経験してほしいために人事異動が行われることもあります。
中長期的なキャリアプランを描いたうえで、今後さらに活躍して欲しいという思いも込められています。
組織の活性化のため
人事異動が発生しなければ、特定の人が同じ業務をやり続けるため、業務が属人化してしまったり、業務内容を特権化してしまう可能性もあります。
人の異動が発生することで業務内容をマニュアル化したり、これまでのやり方から改善されていくなど、組織全体の活性化や事業の継続性も向上します。
不正発生の防止のため
同じ人が特定の業務を行い続けることによって、業務の属人化とともに、不正のリスクも増大します。
他の人は知らない領域であるからバレないであろう、他の人のチェックが入っても分からないであろうなどといったことから不正を働いてしまいます。
特にお金周りは、特定の人だけに任せるのではなく、上司や他人からのチェックも入れられること、怪しい場合はすぐに確認することなどが必要です。
人事異動の種類
人事異動は、入社や退職、解雇を除けば主に次の6つの種類に分類されます。
- 部署移動：同じ事業所の中で所属する部署や業務内容が変更になります
- 職種変更：所属する部署が変わるとは限りませんが、業務内容が変更になります
- 昇進・昇格：社内での等級や役職が上がります
- 降職・降格：社内での等級や役職が下がります
- 出向：所属は今の会社のまま、子会社や取引先、関係会社などの別法人で業務を行います
- 転籍：子会社や取引先、関係会社などの別法人で業務を行い、所属も今の会社から変更します
人事異動を実施するメリット・デメリット
人事異動を実施することによって、従業員の成長促進やパフォーマンス向上などが期待でき、組織にも属人化の防止、不正リスクの軽減、活性化など、従業員と企業の双方にメリットが期待できます。
一方で、人事異動がきっかけで業務の効率が落ちてしまう、引継ぎの工数が発生する、人によっては離職に繋がってしまうといったデメリットも考えられます。
メリットを最大化し、デメリットを最小化するためにも、人事異動は告知から異動までに余裕を持たせることや普段から業務の属人化を防ぐような仕組みを作るといった準備を行っておくことがオススメです。
人事異動を実施する際の流れ
人事異動を実施する際の流れを紹介します。
1.組織状況や人員計画などの情報収集
まずは事業部や部署単位での事業計画達成状況や人員計画、人員の組織構成、年齢構成などの情報を収集します。
社内でも成長している事業部や新規事業など今後さらに成長を期待する事業部には増員を行う、現場から増員要請が来ている場合は増員を検討するなどの調整が必要ですので、各組織に何名必要なのかなどの情報を収集します。
2.各増員希望のポジションに必要な資質やスキルの確認
増員する部署や職種などが決まったら、そのポジションに求められる資質やスキル、経験などをより詳細にしていきます。
部署の特徴や人員構成などを元に必要な人材の特徴を洗い出します。
3.異動候補者をリストアップ
2で決めた人材要件や従業員側からの異動希望情報などを元に、異動対象となる人の候補をリストアップします。
その際に、異動対象となる人のポジションについても人員の補填が必要なのかなどを洗い出し、最終的に異動候補者の氏名、異動前の所属、異動後の所属などを一覧化します。
4.異動候補者の上長に部下の異動について通達する
異動候補者に異動することを通達する前に、異動候補者の上長に対して管掌する部署のメンバーが異動候補になっていることを共有します。
異動候補者の予想される反応や適性、人物像などを確認し、最終的に異動可否について決定します。
この際に、異動後の上長になる人への人事異動で受け入れが必要になる旨の共有を行います。
5.異動候補者へ内示・説明
異動候補者に対して異動候補者の上長から、異動の内示を行い、異動の内容や目的、期待することなどについて説明を行います。
この場合は仕事内容がどう変わるかとともに、中長期的に期待することを伝える必要があります。
異動を拒否するような反応であれば、その理由について丁寧にヒアリングや説明を行います。
この際、異動は断れないとする企業、管理職が経営や人事と従業員の間に入って交渉を行う企業など企業によって対応は異なります。
6.辞令を出す
異動情報が確定したタイミングで辞令を出します。
辞令は、部署異動や昇進、転勤などを会社が命じる際に渡す文書のことです。
最近では、従業員の異動情報を社内掲示板、社内システムに掲示する企業も多いです。
辞令が出た後、異動日までに業務の引継ぎを終え、異動後は対象の従業員をフォローすることも必要です。
人事異動における注意点・ポイント
人事異動における注意点を紹介します。
人事異動の目的や理由を明確に伝える
人事異動を当人に納得してもらうこと、異動後にパフォーマンスを発揮してもらうためには、人事異動の目的や理由について明確に伝えることが必要です。
なぜ自分なのか、何を期待されているのかが理解しなければ、期待するパフォーマンスを発揮できなかったり、会社への不信感が蓄積してしまう可能性があります。
人事通達で人事異動を告げる前に、先に当人に内示し、目的や理由を丁寧に伝えましょう。
人事異動のタイミング・時期に配慮する
人事異動は、会社の決算期もしくは半期の翌月月初付けに行われることが多いですが、人事異動日や内示のタイミングには配慮が必要です。
部署内の大型プロジェクトを推進しているなどの重要な役割を担っている場合は、プロジェクトのキリが良いタイミングにしないと他のメンバーに大きな影響を与えてしまいます。
また、異動内示日から異動日までの日数が短ければ、業務の引継ぎも充分に行えません。
特にお客さんを持っている営業などの場合は、担当の営業から挨拶がないまま次の担当に引き継がれるのは心象が悪いです。
人事異動や人事異動を通達するタイミングや時期に配慮しましょう。
従業員の特別な事情も考慮する
従業員が介護や家族の病気の関係で勤務場所の変更が難しい場合や育児休業中に異動命令を行う場合などは、人事異動を行うことによって対象者に著しい不利益が発生する可能性があります。
従業員が特別な事情を抱えている場合は、人事異動候補者のリストアップの段階で候補者から外すなどといった配慮が必要です。
人事異動業務を円滑に進めるためのツール
人事異動を効率的に行うには、人事情報や組織情報を集約するツールの活用が欠かせません。
オススメのツールを紹介します。
タレントマネジメントツール：カオナビ
カオナビは、約3,000社に選ばれている国内シェアNo.1のタレントマネジメントシステムです。
従業員情報の可視化から人事業務の効率化など非常に様々な目的で導入されており、各種業務を1つのシステムで対応できることが魅力です。
システム利用機能のサポートだけでなく、ノウハウの提供にも力を入れています。
タレントマネジメントツール：HRBrain
HRBrainは、顧客満足度No.1の人事・現場が使いやすいタレントマネジメントシステムです。
「人事評価」「人材育成・配置」「人材データ管理」「組織分析」などの人事業務に対応しています。
人事評価ツール：ヒョーカクラウド
ヒョーカクラウドは、これまでExcelや紙で行っていた人事評価をクラウド化することで情報の分析・集計を容易に行える人事評価システムです。
シンプルな設計で使いやすいことや安価で利用できることが特徴です。
人事評価ツール：あしたのクラウドHR
あしたのクラウドHRは、社員データベースから目標設定・評価・査定・給与確定まで人事評価の運用を一元管理する人事評価システムです。
4,000社の評価制度に対応してきたため、その会社の評価制度に合わせてシステムを利用できることが強みです。
評価制度の構築や運用の支援サポートを行っているのも安心して利用できる理由になっています。
人事異動の効果を最大化・リスクを最小化しつつ、円滑に行う仕組みを整えよう
今回は、人事異動の目的や種類、人事異動実施の流れ、メリット・注意点などを紹介しました。
人事異動は組織と従業員に大きなメリットを得られる可能性がある一方で、事業や組織にデメリットが生じるリスクもあります。
人事異動の注意点やポイントに則って運用を行い、タレントマネジメントツールや人事評価ツールを活用して人事評価を円滑に行う仕組みを整えましょう。
