タスク管理ツールとは？主な機能、導入効果、おすすめツールまとめ
タスクをきちんと予定通りに進めること、情報を逐次共有することは、チームで仕事を進める上で非常に重要なことです。
ただやるべきことが沢山あったり、同時に複数のことを進める必要がある場合は、頭の中で管理するには限界があります。
タスク管理ツールを活用することによって、チームでの仕事の進めやすさは大きく変わりますので、自社に合ったツールを活用しましょう。
今回は、タスク管理ツールの主な機能や導入の効果・メリット、おすすめのツールなどについて紹介します。
タスク管理ツールとは？
タスク管理ツールとは、個人の仕事やタスクを重要度や緊急度、期限などを元にワークフロー形式で進捗を管理することで、タスクの実行漏れを防ぐとともに、チームメンバーにも進捗を共有するためのツールです。
頭の中やノートではどうしてもタスクの実行漏れが発生してしまったり、期限が近づいても気付けないという問題が発生しがちです。
タスク管理ツールでは、タスクの進捗を看板形式で管理するために今どういった状態なのかを認識しやすく、期限が近づくと通知させる設定もあるため、タスクの実行漏れを防ぎます。
タスク管理ツールの主な機能
タスク管理ツールの主な機能を5つ紹介します。
タスクの作成
タスクの内容や期限、担当者などを記入し、登録する機能です。
チーム単位で利用している場合は、自分のタスクだけでなく、他のメンバーのタスクを登録することも可能です。
プロジェクトボード/かんばんボード
プロジェクトもしくは個々人ごとのタスクのかんばんボードです。
進捗フローを設定しておくことで、登録したタスクが今どういうフェーズなのかを一覧で確認できます。
タスク/ToDo一覧
自分もしくはチームに割り当てられたタスクやToDoの一覧を確認できます。
タスクの一覧があることでどの順番でタスクを消化すべきかの判断ができます。
未完了タスクのリマインド
未完了のタスクで期限が迫っているタスクの内容をメールやチャットツールなどで通知します。
リマインド機能を活用することによって、タスクの実行漏れを防ぎます。
タスクへのコメント入力、資料添付
他の人が登録したタスクにコメントを入力したり、タスクに資料を添付する機能です。
タスクに仕様書や指示書を添付しておくことで、他のツールを確認する手間が省けます。
タスク管理ツールを活用するメリット・効果
タスクツールを活用することで期待できるメリットや効果を紹介します。
チームメンバーでタスクの進捗状況を確認できる
チームでタスク管理ツールを利用している場合は、自分と他の人のタスクの進捗状況が可視化されるため、誰が何をしているのかを把握したり、必要に応じてフォローに入るといった対処ができます。
個々人のタスクの実行漏れ、遅れを軽減する
タスク管理ツールでは、未完了のタスクは一覧に残り続けるため、タスクの実行漏れのリスクを軽減します。
また、タスクには期限を付けており、期限が近づくとリマインドすることも可能であるため、遅延のリスクも軽減できます。
抱えているタスク量をすぐ把握できる
タスクやToDo一覧では、自分が抱えているタスクを一覧表示できます。
自分がいつまでの期限のタスクをどの程度抱えているのかを把握でき、その情報を元に優先順位を付けてタスクの消化を進められます。
プロジェクト進行における遅延リスクを検知できる
プロジェクトを進める上で、チームメンバーのタスクの進捗状況が一覧化されているため、遅延のリスクがある箇所をすぐに把握できます。
また、チームの誰かが急遽休みになってしまった際も、急ぎ対応すべき内容について把握できる、代わりに対応するといったことも可能です。
タスク管理ツール導入時の選び方
タスク管理ツールを導入する際に事前に確認しておきたいポイント、選定方法について紹介します。
利用要件との適合性
一番重要なポイントは、利用要件との適合性です。
自社がタスク管理ツールに求める役割や運用方法などを満たせるのか、具体的にどのように活用するのかを明確にした上で選定を行いましょう。
組織やチーム形態との適合性
組織やチーム形態とタスク管理ツールと適合しているのかも確認したいポイントです。
部署やチーム単位で活用ができるのか、アサイン者が決まっていないタスクの設定は可能なのかなど、自社の組織形態とツールの相性も確認しましょう。
仕事の進め方との適合性
仕事の進め方との相性も重要です。
継続的に発生する業務がある場合は定期的にタスクを自動生成できるか、カンバンのように管理する方法と合うのかなどを確認しましょう。
セキュリティ対策
タスクに登録している情報は、自社の業務や場合によっては取引先の情報を記載する場合もありますので、外部に漏れてはいけません。
IPアドレス制限、デバイス制限、二段階認証、組織外部のユーザーとの連携方法など事前にセキュリティ対策がどうなっているか確認してください。
外部ツールとの連携
タスクのリマインダーを普段利用しているチャットツールに送付したり、重要なタスクはカレンダーに自動で登録されるなど、外部ツールとの連携によって、業務の生産性は大きく変わりますので、事前に確認しておきたいポイントです。
導入コスト・費用
タスク管理ツールを活用することによって、初期設定など設定にかかる工数、ツール利用も重要な判断ポイントです。
他の条件でいくつか候補を並べた後に、コストや費用についても確認しましょう。
チーム向けタスク管理ツールまとめ
業務で活用したいタスク管理ツールを紹介します。
Trello
Trelloは、ボード、リスト、カードがあれば、誰が何を行っているか、完了すべきことは何かを明確に把握できるタスク管理ツールです。
カンバン方式でのタスク管理の他、カレンダー方式でのタスク管理が行えます。
拡張性が高いところがポイントです。
Asana
Asanaは、世界190カ国100万以上のチームで利用されるタスク管理ツールです。
仕事と目標を紐づけ、複数人のタスクの進捗状況を元に達成率を算出するなど、チームでプロジェクトを進めることを前提に設計されています。
ダッシュボードの作成や他チームへの情報も展開しやすく使い勝手のよいサービスです。
Backlog
Backlogは、業務を可視化して、チームのコミュニケーションの促進を目的としたプロジェクト管理ツールです。
ガントチャートを活用した進捗管理、マイルストーンの設定、課題と担当の可視化などチームで仕事を進める上で必要な機能を有しています。
月額費用が利用ユーザー数問わず一律なのも特徴の1つです。
Jooto
Jootoは、国産のカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
有料で1,900社、40万人以上が利用しています。
基本操作はドラッグ&ドロップだけで非常に操作がしやすいです。
ガントチャートやプロジェクトを横断してのタスク管理も可能で、プロジェクトメンバーの状況を把握しやすいので、マネージメントも行いやすくなります。
Wrike
Wrikeは、短期・長期のプロジェクト管理から日々の業務の進捗管理・業務管理、コラボレーション、ファイル共有までをワンツールで実現するタスク管理ツールです。
ガントチャートの作成、ダッシュボードでのタスク管理、400以上のアプリとの連携など、チームで仕事を進める上で必要な機能を有しており、拡張性も高いことが特徴です。
タスク管理ツールを活用し、チームの仕事の生産性を向上させよう
今回は、タスク管理ツールの主な機能や導入の効果・メリット、おすすめのツールなどについて紹介しました。
タスク管理ツールによって、設計の思想が異なり、自社の組織や仕事の進め方次第で相性は違います。
チームや仕事の進め方に合ったタスク管理ツールを活用することによって、仕事がスムーズに進み、ミスを軽減できるため、ぜひ活用してみてはいかがでしょうか。
