オンボーディングとは？目的やOJTとの違い、効果、進め方まとめ
新入社員が入社してから早期戦力化してもらうためには、会社から従業員を早く会社に慣れてもらう、独り立ちしてもらうためのオンボーディングプログラムを用意することが必要です。
従業員の成長や育成を従業員任せや配属先任せにせず、会社として環境を整備していきましょう。
今回は、オンボーディングの目的やOJTとの違い、メリット・効果、進め方などについて紹介します。
オンボーディングとは？
オンボーディングとは、新卒や中途で入社した従業員が早期に会社に慣れて活躍してもらうための施策やプログラムのことです。
船や飛行機などに乗車する「on-board」から派生した言葉で、同じ乗員として必要な支援を通して慣れてもらうことを指します。
オンボーディングのプロセスやコンテンツが整備されていることで、会社におけるルールや諸々の手続き、業務内容などをきちんと理解でき、入社後の不安を軽減できます。
一方で、オンボーディングがきちんとなされていない組織では、従業員が早期離職してしまうリスクが大きいため、オンボーディングは絶対に必要です。
オンボーディングとOJTとの違い
OJTとは、「On the Job Training」の頭文字を取った言葉で、実務を通して先輩から指導を受けて業務に慣れてもらうことです。
一方で、オンボーディングはOJTの要素も含んでいますが、入社決定後の配属決めから組織に慣れてもらうためのプログラム、業務に慣れてもらうためのプログラム、定期的な面談など、活躍してもらうことを目的に実施されるため、最終的なゴールや目的が異なります。
オンボーディングの具体的な内容
オンボーディングの具体的な内容を紹介します。
採用決定前のメンバーとの顔合わせ
オンボーディング活動は、入社後からと決まっている訳ではなく、入社前から実施すると効果的です。
最終面接前などの採用決定前に、配属予定先のメンバーとの顔合わせがあると、お互いに採用すべきか入社すべきかの判断が行えるため、採用が決定した後の受け入れやすさが向上します。
新卒入社の従業員であれば、内定者研修を行う企業もあります。
入社後のオリエンテーション
入社後に、社内ルール、社内ツールのログイン方法と活用の仕方、各種手続き方法など会社におけるルールを説明したり、仕事を行う上で必要な環境を整える時間を作りましょう。
人事が全てを説明することは大変なので、社内wikiなどにドキュメントとして残しておき、いつでも閲覧できるように整備するのがおすすめです。
経営陣から会社のビジョンや方向性の共有
従業員規模がまだあまり大きくない企業では、代表もしくは経営陣から会社が大事にしている考えやビジョン、方向性について説明を行いましょう。
最初に会社としての方向性や戦略を理解してもらうことによって、その後の業務も方向性を間違えずに進められます。
ランチ会や同期交流会の実施
配属先のメンバーや年齢が近いメンバー、何かしら共通点があるメンバーと交流してもらうために、ランチ会や同期との交流会を会社が補助を出して実施してもらいましょう。
一緒に働くメンバーと交流を深めてもらうと、より組織や業務にも慣れやすくなります。
メンターとの定期面談
入社から一定期間は、メンターを用意し、定期的に面談を実施しましょう。
メンターは可能であれば、異なるチーム・事業部の人で、同じ職種であると斜めからのアドバイスや支援を行いやすいです。
業務に関する研修
配属後は、業務に慣れてもらい、早期に活躍してもらう必要があります。
OJTや学習コンテンツを用意しておき、業務の内容や手順、お客様、業界の知識について理解を深めてもらいます。
この際に資料や打ち合わせの録画データなどがあれば、1人でも学習を進められるため、会議の議事録や動画の録画データを残すようにしましょう。
定期的なスキルアップ研修
配属後は、部署に任せきりにするのではなく、定期的にスキルアップのためのセミナーや研修を実施します。
業界知識を深められる研修やビジネスの考え方やマナーに関する研修、社内のビジョンやバリューに関する研修など、必要な内容を理解してもらいます。
オンボーディングを実施する目的と重要性
入社前後にオンボーディングを実施する目的は、「入社前後のギャップを無くす」「入社後の心理的な壁を取り払う」ことを目的に実施されます。
会社への理解や業務への慣れを従業員任せにするのではなく、会社が資料や動画などのコンテンツを整備し、プログラムでいつ何をやってもらうかまで考えて育成することが重要です。
入社後のオンボーディングが不足して、早期離職にならないようにしっかりと環境を整えましょう。
オンボーディングを実施する効果・メリット
オンボーディングを実施することによる効果とメリットを紹介します。
新入社員の早期戦力化
オンボーディングプログラムを受講することによって、どのような順番で組織や業務に対する理解を進めるべきか、会社からはどのような支援があるのかが分かりやすく、業務に対しても1人でどんどんと理解を深められます。
業務に1人立ちするためには、知識やスキルをある程度まで高める必要がありますが、チームメンバーとも良い関係を築けていれば、フォローを受けやすく、1人立ちを早期化できます。
早期離職率の低減
オンボーディングプログラムを準備することによって、入社後の不安が軽減され、社内のメンバーと交流を深め、業務に対する学習を1人でもどんどん進められることによって、組織・業務に慣れやすく、早期離職の要因もかなり軽減できます。
特に入社前から適性検査の活用やチームメンバーとの顔合わせを行っておくと、組織・仕事とのミスマッチも減らせます。
生産性・パフォーマンスの向上
新しく入ったメンバーが早期に戦力化することによって、他のメンバーのフォローの工数も早期に軽減できる他、従業員が定着することによって、引継ぎや補填採用の回数も減り、従業員がそれぞれの業務に集中できます。
その結果、個々人・チームの生産性やパフォーマンスの向上が考えられます。
オンボーディングプログラムのプロセス
オンボーディングプログラムを策定する際のプロセスを紹介します。
1.オンボーディング完了時の目標設定
新入社員がオンボーディング完了時にどういった状態であるべきかを決めます。
この目標設定次第で、オンボーディングプログラムの内容が変わってくるため、非常に重要です。
2.入社時と目標のギャップを洗い出す
オンボーディング完了時の状態と入社時の状態を比較して、その差分や課題を洗い出します。
会社のルールの理解が不足している、社内の人間との関係が不足しているなどとより具体的に洗い出してください。
3.オンボーディングのフローを決める
オンボーディングプログラムで解決すべき課題がある程度明確になってきたら、それぞれの解決すべき課題をいつどの順番で解決すべきかを決めます。
順を追って進めることでより理解を深められるように設計すべきなので、従業員の入社後の流れを具体的にイメージしながら決めましょう。
4.具体的な取り組み内容をプログラムに落とし込む
オンボーディングプログラムの大枠のフローが決まったら、具体的な取り組み内容をプログラムに落とし込んでいきます。
入社から初日は何をするのか、1週間では何をするのか、1ヶ月目には何をするのかなどを具体的に落とし込みましょう。
5.オンボーディングプログラムの実行
オンボーディングプログラムが完成したら、新入社員に実行してもらいます。
まずは一通りやってもらい、その後に不足していること、改善した方がよいことのフィードバックをもらいます。
6.オンボーディングプログラムの見直し・改善
従業員からのフィードバックを確認し、実際に一通りオンボーディングプログラムをやってみての振り返りを行います。
オンボーディングプログラムを一度作って終わりではなく、随時改修していくことが重要なので、適宜見直しを行い、改善していきましょう。
オンボーディングを実施する際のポイント
オンボーディングを実施する際のポイントを紹介します。
入社前に新入社員と人事で信頼関係を構築しておく
新入社員が入社後に、ちょっとした悩みや疑問を気軽に相談できるように人事部と信頼関係を構築しておくことは非常に重要です。
入社前の書類や情報のやりとりなどにおいて、情報共有はこまめに行う、返信はできる限り早く返すなど、入社前から安心感を持ってもらえるような言動を心がけましょう。
現場の受け入れ体制を整える
新入社員の受入日が決まったら、すぐに配属先に共有し、適宜リマインドを行います。
現場でも業務に慣れてもらうためのオンボーディングプログラムを用意してもらいますが、その準備が急にならないよう、決定事項や変更点はすぐに共有を行います。
各種マニュアルやドキュメントを整えておく
新入社員向けの会社の諸々の制度やルールに関する説明、ツールの使い方など、人事の口から説明をしなくても済む内容については、マニュアルや資料などを作成し、ドキュメントに残します。
いつでも情報を振り返られる環境にしておくことで、入社時だけでなく、入社後の必要なタイミングでも情報を確認できます。
人間関係の構築をサポートする
従業員に早く会社に慣れてもらうためには、チームのメンバーや社内のメンバーと早く人間関係を構築してもらうことが重要です。
メンバーとのランチに補助を出したり、社内報で新入社員の紹介を行うなどで、人間関係の構築を会社としてサポートしましょう。
メンターに目的の共有や育成を行っておく
新入社員のメンターとなってくれる人に事前にオンボーディングプログラムのゴールや内容について共有を行っておくことで、アドバイスやフォローを行う際に目的に沿って支援してもらえます。
また、必要に応じて、メンターのやり方やポイントを学んでもらうなど、メンターの育成を行うことも効果的です。
定期的にフォローを行う
配属後は、配属先の部署に任せきりにするのではなく、人事から調子はどうかと連絡を行ったり、メンターとの面談を入れたりと定期的なフォローを行いましょう。
配属後にモチベーションが低下してしまっては、本来の目的の戦略の早期化が達成されませんので、目的が達成されるまではフォローを行います。
入社前後のオンボーディングに活用したいツール
入社前後のオンボーディングで活用したいツールを紹介します。
Notepm
Notepmは、マニュアル作成、社内ポータル、ノウハウ共有、ドキュメント管理などナレッジやノウハウを一元管理できるサービスです。
IT口コミサービスの「ITreview」では、マニュアル編集・作成部門において使いやすさの満足度No.1を獲得しています。
新入社員向けにオンボーディングコンテンツをテキストや画像、動画、資料などを記事化して体系立てて作成できます。
Kibela
Kibelaは、テレワーク、在宅勤務など場所や時間を問わず、情報を蓄積して活用できる情報共有サービスです。
データの構造化、フォルダの作成・管理、閲覧制限など様々な組織で活用しやすい設計になっています。
新入社員向けのオンボーディングコンテンツ専用のフォルダを用意し、そのフォルダを見てもらうような運用を行うことも可能です。
wevox
wevoxは、上場企業の株式会社アトラエが提供するエンゲージメントサーベイです。
3分で回答が完了するアンケートをアルゴリズムが各人に最適な質問を自動配信し、分析もリアルタイムに行えます。
新入社員にも適宜回答してもらい、入社からの会社へのエンゲージメントや満足度の推移を確認できます。
Geppo
Geppoは、個人と組織の両方の課題を可視化する組織サーベイツールです。
毎月1回3問ほどの個人サーベイと四半期〜半期に1回20問ほどの組織サーベイの両方を活用することによって、組織の問題と個人のコンディションの変化にいち早く気付けます。
月に1回の推移を元に、大幅にスコアが下落していれば、すぐにフォローを行いましょう。
TUNAG
TUNAG（ツナグ）は、エンゲージメント向上を支援する様々な機能を有するオールインワンのサービスです。
サンクスカードや社内報、SNS、社内チャットなどの他のサービスも提供しているサービスの他、組織図、ワークフロー、タスク管理などの従業員も管理者にも喜ばれる機能を提供しています。
従業員同士の相互理解を深めるためのサンクスカードや社内SNS、社内制度一覧などの機能が充実しているため、新入社員にも上手く活用してもらいましょう。
ツールを活用してオンボーディングプログラムの仕組み・環境を整えよう
今回は、オンボーディングの目的やOJTとの違い、メリット・効果、進め方などについて紹介しました。
オンボーディングプログラムは、社内wikiを活用してドキュメントを作成したり、組織サーベイで新入社員のコンディションの変動を検知したりと、上手く仕組みや環境を整えることが重要です。
また、オンボーディングプランは、一度策定して終わりではなく、何度も見直しと改善を行うことによって、徐々に良い物が出来上がります。
ぜひ、新入社員の早期戦力化や早期離職防止の仕組み・環境を整えてください。
