人事評価システムの主な機能や比較ポイント、おすすめツールを紹介
従業員の活躍を評価するため、評価した情報を賞与や配置に活かすために、人事評価に力を入れている企業は多いと思います。
人事評価は実施頻度は多くないものの、全社員が対象であるため、作業工数が大きくなりがちです。
人事評価を紙やExcelなどで行っている企業におすすめなのが、人事評価システムの活用です。
今回は、人事評価システムの利用メリットや主な機能、導入前の比較ポイントなどについて紹介します。
人事評価システムとは？
目標設定や期中の面談内容、評価実績のデータを保存するとともに、評価シートの作成・配布・回収と人事評価に関する業務を一元管理するシステムです。
人事評価は、四半期～年度で1回とそこまで実施頻度が多いものではありませんが、従業員毎に人事評価データを保存しておくこと、評価シートを従業員分作成して回収、集計する作業は非常に大変です。
そういったデータの回収や保存を効率的に行うために多くの企業で導入が進んでいます。
↓人事評価の目的や評価方法、ツール活用のメリットを紹介した記事はこちら↓
人事評価とは？目的や評価方法、ツール活用のメリットを紹介
人事評価システムの主な機能
人事評価システムの主な機能について紹介します。
評価テンプレート
OKRやMBOなど、各種人事評価に対応した人事評価のテンプレートシートです。
何種類か用意されており、自社に適したシートを活用できます。
評価シートの配布/回収
従業員に記入してもらう評価シート入力用のURLを送付、記入後に自動的にシートを回収します。
未完了の人にリマインドを通知する機能もあります。
評価内容のデータ分析
評価確定後のデータを分析し、全体の評価の分布や平均・中央値、部署ごとの比較などが参照できます。
評価データの蓄積
従業員個人に過去の評価や評価面談の議事録などのデータを保存します。
目標や進捗の管理
従業員ごと・チームごとの単位で目標に対する進捗度を可視化します。
エクセルやCSVへのエクスポート
従業員全員の人事評価のデータをエクセルやCSVなどの形式でエクスポートします。
システムによっては、他のタレントマネジメントツールなどと連携しており、自動でデータの受け渡しを行うものもあります。
人事評価システム導入のメリット
人事評価システムを導入することによって、下記のようなメリットが期待できます。
人事評価業務の効率化
人事評価システム活用によって、人事評価シートの作成から回収、評価データの入力などの業務が大幅に軽減されます。
その他、人事評価が提出されていない人にリマインドを送付したり、他のシートにデータを転記していたものを自動化したりと、人事評価業務の負担が大幅に軽くなります。
公平な人事評価の実施
人事評価ツール内で人事評価を行う際は、ツール内に取り込まれたテンプレートをベースに人事評価を行います。
そのため、人事評価で本来評価すべき内容が網羅されたフォーマットとなるため、評価の理由の記載や評価の偏りの調整などがあるため公平な人事評価を行え、従業員満足度の向上に繋がります。
人事情報の一元管理
人事評価ツールに従業員情報を入力することで、人事情報を人事評価ツールで管理することも可能ですし、タレントマネジメントツールを別に導入している場合は、そのツールに人事評価のデータを連携することで、タレントマネジメントツールで他の人事情報も一元管理できます。
これまでのように複数のツールからデータをエクスポートして、データを取りまとめる手間が省け、考察や計画などの業務に時間を充てられます。
上司のマネジメント能力向上
過去の人事評価データを確認し、従業員のこれまでの仕事ぶりや課題を把握した上で、日頃の仕事の指導を行えます。
組織異動などで新しく部下になった人に対しても、過去の人事評価データを確認することによって、その人に合ったマネジメントを行いやすくなります。
人事評価システム導入によるデメリット・注意点
人事評価システムを導入することによって考えられるデメリット・注意点を紹介します。
テンプレートでは自社の制度と合わないことがある
人事評価システムに用意されているテンプレートと自社の評価制度が全く同じというケースは実はそう多くありません。
会社によって、微妙に評価内容や係数、評価の流れなどが異なっているため、ある程度カスタマイズして活用する必要があります。
初期設定に作業の工数が発生する
初期の評価シートの作成や従業員情報の登録、評価者の登録などの初期設定、従業員や管理職向けのレクチャー会など、人事評価システム導入にあたって多くの工数が取られます。
運用が開始されれば負担は軽減されますが、初期設定のタイミングのみ工数を確保する必要があります。
人事評価の知見や経験は変わらず必要
人事評価システムを導入すれば、人事評価について全く理解がない人でも運用できるかというとそうではありません。
評価内容の確認や人事評価制度の見直しなど、人事評価システム導入後も引き続き知見は必要です。
人事評価システム導入時の比較・検討ポイント
人事評価システムを導入する前に比較・検討したいポイントについて紹介します。
自社の評価制度との相性
人事評価システムを導入する上で一番重要なのが、自社の評価制度との相性です。
人事評価システムに合わせて人事評価の内容ややり方を変えることはあまりよろしくないため、できる限り、自社の現行の制度を人事評価システムで実現する方法を探るとよいです。
自社の組織規模・形態への対応可否
自社の従業員数や部署の数、組織の階層など、自社の組織規模でも対応しているかを事前に確認しましょう。
部署ごとに利用するツールが分かれるということが無いようにしましょう。
初期設定や運用後のサポート
人事評価システム導入後の初期設定や運用後に不明点が生じた際のサポート体制や内容などは事前に確認しておきたいポイントです。
セキュリティ対策
人事評価システム内には、従業員のセンシティブなデータが含まれています。
社内外に情報が漏れないようにIPアドレスによるログイン制限や二段階ログイン、閲覧範囲・権限機能など、セキュリティ対策を講じているか確認しましょう。
連携している他システム・ツール
自社が既に利用しているタレントマネジメントシステムや労務管理システムなどと連携していれば、データの受け渡しをシステム間で自動で行うため、非常に便利です。
自社が利用しているツール・システムと連携しているか確認しましょう。
利用コスト
多くの人事評価システムが利用人数に応じた月額課金型の料金形態です。
利用単価が異なることがありますので、利用コストが予算内に収まるか確認しましょう。
主な人事評価システム
ヒョーカクラウド
ヒョーカクラウドは、これまでExcelや紙で行っていた人事評価をクラウド化することで情報の分析・集計を容易に行える人事評価システムです。
シンプルな設計で使いやすいことや安価で利用できることが特徴です。
あしたのクラウドHR
あしたのクラウドHRは、社員データベースから目標設定・評価・査定・給与確定まで人事評価の運用を一元管理する人事評価システムです。
4,000社の評価制度に対応してきたため、その会社の評価制度に合わせてシステムを利用できることが強みです。
評価制度の構築や運用の支援サポートを行っているのも安心して利用できる理由になっています。
スマカン
スマカンは、人材情報の見える化、人材配置、人材育成、目標管理、人事評価などに対応した人事システムです。
従業員のプロフィールからスキル情報、評価情報、モチベーションなどを1つのデータ内で管理できます。
人事評価においても評価シートの作成から集計、確認まで1つのツールで行えます。
カオナビ
カオナビは、日本シェアNo.1の社員の個性・才能を発掘し、戦略人事を加速させるタレントマネジメントシステムです。
カオナビは、システム内に人事評価に関する機能を有しています。
紙やExcelの評価シートをカオナビ内で再現し、シートの配布や回収を半自動的に行います。
評価後の分析やデータの格納なども全てカオナビ内で行えることが強みです。
人事評価システムを活用し、人事評価業務を大幅に効率化しよう
今回は、人事評価システムの利用メリットや主な機能、導入前の比較ポイントなどについて紹介しました。
人事評価は従業員の満足度や会社の成長を大きく左右する重要な業務です。
ただ、どうしても紙やExcelでの運用は大変ですので、ぜひ人事評価システムをご活用ください。
まずはサービス紹介資料をダウンロードいただき、自社で活用できそうか検討してみてはいかがでしょうか。
